Kâğıt tabanlı iş süreçlerinin otomatikleştirilmesinde belge yakalama kritik ilk adımdır. Hızlı ve verimli görüntü işlemeye ek olarak gelişmiş kâğıt işleme kapasiteleri sunan tarayıcılar, belgelerin dijitalleştirilmesine harcanan süreyi önemli ölçüde azaltır. Çok sayıda kuruluş, kâğıt işlemeyle ilgili olan, yakalama sürecini yavaşlatan dar boğazları görmezlikten gelmektedir. Belge hazırlarken gereksiz manuel adımların ortadan kaldırılması zaman ve para tasarrufu sağlamada kritik önemdedir ve değerli bilgilerin iş sistemlerine sorunsuzca aktarılmasını sağlar.
Kâğıt dağı ile baş etmek
AIIM’ye göre*, kuruluşların neredeyse yüzde 40’ı, devlet politikaları ya da düzenleyici kılavuz ilkeler nedeniyle saklanması gereken benzeri görülmemiş bilgi hacimleri ile başa çıkmak durumundadır. Bunun üstesinden gelmek, teknolojiyi sorunsuzca kullanan ve iş girdilerini hızla yakalayıp dijitalleştiren dijital açıdan en gelişmiş kuruluşları bile zorlayabilir. Kâğıda çok fazla bağlı olmanın yanında iş girdilerini hiçbir sorun çıkmadan yakalama ya da dijitalleştirme süreçlerinin etkisiz olması operasyonel verimliliğe, müşterilere yanıt verebilme kapasitesine ve kârlı büyümeye engel teşkil eder.
Günümüzün rekabetçi ekonomisinde, dijital dönüşüm zaman almaktadır ve zaman da paradır. Dijitalleşmenin en zaman alıcı yönlerinden biri belge hazırlamaktır; bu, bir toplu iş tarama sürecindeki ilk ve en önemli adımdır. Tarama işlerinin çoğunda, görevli personelin yarısı belge hazırlamaya ayrılır. Bu hazırlıklar arasında ataç, zımba ve diğer iliştirme malzemelerinin sökülmesi, hiçbirinin kıvrık kalmadığından emin olmak için tüm kenarların kontrol edilmesi ve sayfalarda yırtık ya da başka bir hasar olup olmadığının incelenmesi yer alır. Tarama süreci esnasında sorun çıkarabilecek kâğıtların önceden seçilip ayrılması gereksinimi de vardır. Tarayıcılar karma şekillere ve boyutlara sahip belgeleri işleyemediğinde, personelin önceden seçip ayıklamak veya daha küçük belgeleri A4/mektup boyutu sayfalara yapıştırmak ya da daha uzun belgeleri A4 belgeleri ile aynı hizaya getirmek üzere kesmek gibi ek adımlar için kayda değer bir zaman harcaması gerekir. Ön sıralama ayrıca tarayıcıların karma kalitede renk ve kontrast içeren belgeleri işlerken tutarlı çıktı veremediği durumları ele almada kullanılan geçici bir çözümdür.
“Güvenilir besleme, bir üretim tarama uygulaması için ilk 5 satın alma kriterinden biridir. Karar vericilerin %67’si için düşük hacimli bir tarayıcı seçilirken güvenilir besleme önemli ya da son derece önemlidir.” - Küresel düşük hacimli üretim kullanıcıları Kodak Alaris sponsorlu anketi, Ekim 2018
Kamu sektöründeki çok sayıda kuruluşta, dijitalleşme, posta odasında başlar. Gelen postalarla, her gün etkin bir şekilde başa çıkılmalıdır ve genelde personelin belge tarama ve bu belgeleri günün belli bir saatine kadar işlemeye hazır hale getirme konusunda zaman açısından hassas hedefleri vardır. Tarama işlemleri için dış kaynak kullanıldığında, İş Süreçlerinde Dış Kaynak Kullanımı Yapanlar (BPO’lar) ve Tarama Hizmeti Sağlayıcıları müşterilerin hizmet seviyesi anlaşmalarını (SLA’lar) yerine getirmelidir ki bu da çıkarılan iş hacmi ve üretkenlik için zorlayıcı hedefler getirir. Düşük hacimli müşteriye teslim tarama uygulamalarında bile, kâğıt besleme sorunları oluşup evrak memurunun moralinin bozulmasına ya da müşterinin memnun kalmamasına yol açabilir.
Belgeler mükemmel değildir
Mükemmel bir dünyada, her dijitalleştirme projesi aynı boyut ve ağırlıktaki kâğıtlardan oluşan düzenli belge yığınları ile başlayacaktır. Ne var ki gerçekte, kuruluşlar 
her gün çok çeşitli türlerde belge işler - bunların arasında A4/mektup, A3/tabloit ve daha geniş veya daha uzun belge biçimleri, zarflar, posta kartları, çekler, makbuzlar ve kimlik kartları bulunur. Üretim Tarama uygulamalarının çoğunluğunda, karma boyutta, karma kâğıt kalitesinde toplu işler veya çok hafif belgeler içeren toplu işler yer alır.**
Belgeler mükemmel durumda olmayabilir. Katlanmış, köşeleri bükülmüş ya da yırtılmışlardır; kâğıtlar buruşmuş, hafif ya da hassas olabilir. Belgeler, tutkalla fotoğraf yapıştırılmış, yapışkan notlar eklenmiş ya da zımbayla ya da ataçlarla birleştirilmiş halde olabilir.
Taranacak belgelerin çeşitliliği ve durumu, proje için kullanılan tarayıcının kâğıt işleme gerekliliklerinin tanımlanmasına yardımcı olur.
Belgeleriniz nereye gidiyor?
Tarama işleminden sonra belgelere ne olduğunu dikkate almak da önemlidir. Bu, çıktı istiflemeyle ilgili gereklilikleri belirler.
- Senaryo 1: Kâğıt belgeler, tarama işleminden sonra klasörlere konulacaktır, bu yüzden orijinal sıra korunmalıdır.
- Senaryo 2: Kâğıt belgeler, arşivleme amacıyla kutulara konulacaktır, bu yüzden sıra her zaman kritik öneme sahip değildir. Bununla birlikte, orijinal sıranın korunması zorunlu olduğunda, görüntü adresleme, yama kodları ile doğru bir şekilde izlenebilmeleri için taranan her belgeye ve her toplu işe sıra numaralarının uygulanmasına izin verir.
- Senaryo 3: Kâğıt belgeler tarama işleminden sonra imha edilecektir, bu yüzden belge çıktı sırası önemli değildir.**
Kodak Alaris’in sponsor olduğu bir araştırmada, düşük Hacimli üretim tarama uygulamalarının %48’den fazlasının 1. Senaryoya dahil olduğu ve bu nedenle belgelerin sırasının kritik öneme sahip olduğu vurgulanmaktadır.
Daha baştan doğru teknoloji seçimlerini yapmak, ortam işleme özelliklerinin amaca uygun olmasını sağlamak gibi geniş kapsamlı avantajlar getirebilir, böylece operatörler tarama sürecini en az zahmetle tamamlayabilir.
Kâğıt besleme zorlukları
Besleme zorlukları yüksek hacimli üretim ortamlarında kat be kat fazladır. Örneğin, (iki sayfanın birbirine yapıştığı) çift besleme tarama sürecini durdurur ve kullanıcıyı çoklu beslemenin nerede olduğunu belirlemek zorunda bırakır. Kullanıcının genellikle kısmi bir görüntüyü silmesi ve söz konusu tüm belgeleri yeniden taraması gerekir. Çoklu besleme sırasında belgeler zarar gördüğü takdirde, daha fazla stabilite için sayfaların başka bir belgeye bantla ya da tutkalla yapıştırılması gibi zaman alan ek adımlar gerekli olabilir. Bu da tarama işlemini birkaç dakika süreyle beklemeye alır ve üretkenlik üzerinde önemli ölçüde olumsuz etkisi olur.
Kâğıt sorunsuzca hareket eder
Kâğıt yolu bir tarayıcının tasarımının önemli bir parçasıdır. Lider üreticiler, dikkatlerinin ve mühendislik uzmanlıklarının çoğunu var olan en iyi kâğıt besleme teknolojisini geliştirmeye yoğunlaştırmıştır. Tasarımda, ele alınması gereken belge türleri yelpazesi dikkate alınmalıdır. Belge türüne bağlı olarak, kâğıt yolunun genişliği görüntü kalitesini etkilediğinden, bu durum genelde bazı özelliklerden ödün verilmesini gerekli kılar. Kâğıt yolunda sayfaların takılabileceği yakalanma noktaları olmamasını sağlamak gibi basit ancak gerekli tasarım unsurları kullanılır. Kâğıdın sorunsuz bir şekilde akmasını sağlamak için “şelale” tasarımı konsepti önemlidir.
Verimli bir kâğıt yolu tasarlamak C şekilli ya da doğrudan düz aktarım arasında seçim yapmakla başlar. Kullanıcının konforu, kullanım kolaylığı ve güvenliği açısından, C şekilli aktarım çoğu kullanım için çok daha üstündür. İyi tasarlanmış, C şekilli kâğıt yolu, daha kalın ve ağır kâğıtları işleyebilir.
Alternatif olarak, düz kâğıt yolu çok kalın ya da sert belgeler için sırayı korusa da başka bir avantajı bulunmaz
Operatör müdahalesini en aza indirme
Tarayıcı girdi tepsileri için, boyut ve tasarım gereksinimleri tarama işleminin ihtiyaçlarına göre değişiklik gösterir. Operatörler, toplu iş boyutları ile uyumlu olan bir girdi tepsisi tercih edebilir; bu, iş uygulamasına göre ve daha az bir dereceye kadar kuruluşun kendi operasyonel gereksinimlerine göre değişiklik gösterebilir.
Girdi tepsisinin uzun belgeleri operatörün müdahale etmesi gerekmeden işleyebilme kapasitesinin olmasını sağlamak da önemlidir. 
Geçici tarama uygulamaları için bir tarayıcının biçimi de devreye giren konulardandır. Örneğin, tarayıcı kullanılmayacağı zaman kapladığı alanı azaltmak için girdi tepsisinin katlanabilmesi ek değer sunan bir özellik olabilir.
Üretkenliğe büyük ivme kazandırır
Büyük girdi tepsilerine sahip olan en yüksek kalitedeki tarayıcılar, 25, 100, 250, 500 ya da 750 sayfa gibi çeşitli belge yığınları alabilen otomatik yükseltici tasarımının avantajına sahiptir. Giriş yükseltici belge besleyici konumuna ayarlandığında, en yüksek konumda kalır. Giriş yükseltici, belirli sayıda sayfa alacak şekilde ayarlandığında, belgeleri beslemek için otomatik olarak yükselir ve yığınındaki son belge de beslendikten sonra alçalır. Böylece toplu işler yüklenirken ve değiştirilirken zamandan tasarruf sağlanır.
Aktif Besleme Teknolojisi
Özellikle karma boyutlu toplu belgeler içeren uygulamalarda sık karşılaşılan karmaşık belge yığınlarıyla çalışılan tarama projelerinde, kullanıcının belgeleri beslemeden önce tüm sayfaları tek bir hizaya getirmesi gerekir. Böylelikle belgeler aktarıma girdiğinde düzgün durmaları sağlanır ve kenarların katlanması önlenmiş olur. Sayfa hizalama geçitlerinin tasarımı bir toplu işin hizalanması işlemini destekler. Kodak Alaris, tasarımı en altta ve dışa katlamalı olacak şekilde optimize etmiştir.
Üretim tipi bir tarama işleminde, hizalama genelde belgeleri yavaş tempoyla aktaran bir cihazla yapılır; bu da süreç içinde fazladan bir adımı gerekli kılar. Kodak S2000 Serisi ile sunulan Kodak Alaris Aktif Besleme Teknolojisi gibi gelişmiş teknolojiler, besleme performansını optimize ederek, tarama işlemi hazırlıklarını basitleştirir ve belgelerin belge besleyiciye mükemmel bir düzende konulması gerekliliğini ortadan kaldırır. Aktif Besleme Teknolojisi, sayfaları yavaş tempoyla hareket ettirerek hatasız tarama için hizaya sokar. Küçük belge yığınları optimum uygulama için atımlı bir şekilde beslenebilir. Bu, belgelerin yeniden taranması için zaman alıcı manuel çalışma gerektiren yanlış beslemeleri ve kötü hizalamaları büyük ölçüde ortadan kaldırır.
Kritik verilerin kaybolmasını önleme
Hem tarama operatörleri hem bilgi çalışanları için hız hayati önem taşır. Bir üretim ortamındaki saatlik ve günlük iş hacmini en üst seviyeye çekmek özellikle kritik öneme sahiptir, çünkü herhangi bir gecikme, etkinliği, verimliliği ve kârlılığı etkileyebilir. Kâğıt sıkışmaları tarama sürecini duraklatır ve kullanıcıların değerli zamanlarını sıkışmaları temizlemekle ve hangi belgelerin taranıp taranmadığını anlamaya çalışmakla kaybetmesine neden olur. Bu da müşteri ve kurum içi hizmet seviyesi anlaşmalarının yerine getirilebilmesini ciddi olarak etkileyebilir.
Kodak Alaris üretim tarayıcılarının benzersiz bir özelliği olan İnteraktif Çoklu Besleme Algılama, bir çoklu beslemeyi ya da üzerinde yapışkan not olan bir kâğıt gibi çok katlı bir belgeyi anında algılar. Kodak Alaris, parçalanmaya başlayan sayfa olup olmadığını dinleyen birden fazla mikrofon kullanılan dahili ultrasonik sensörlerle çoklu besleme algılama konusunda çıtayı yükseltmiştir. Bir uyarı tetikleyen belgeler, tarama işlemi durdurulmadan tarayıcının çıkış yoluna itilir ve de operatör görüntüleri kabul etmeye, reddetmeye ya da yeniden taramaya karar verebilir.
Ayrıca, bu Kodak Alaris özelliği ile operatörler, zarf gibi öğelerin de diğer belgelerle birlikte taranmasına izin vermek için normalde çoklu besleme gibi görülecek belgeleri atlayabilir. Bu sayede tarama süresince hiçbir sayfa atlanmaz ve kritik verilerin kaybını önlenmiş olur.
Keypoint Intelligence-Buyers Laboratuvar testine göre, İnteraktif Çoklu Besleme Algılama, Kodak Alaris tarayıcıları kullanılarak %99,999 belge besleme doğruluğu sunar.
Akıllı Belge Koruması
Kâğıt besleme sorunları ile baş etme konusunda en iyi yaklaşım, bu sorunları önceden tedbir alarak belirleyip ele almaktır. Kodak Alaris’in araştırma ve geliştirme ekibi, Akıllı Belge Koruması adı verilen başka bir tescilli teknoloji geliştirmiştir; bu teknoloji, kalite kontrolünden hiçbir ödün verilmeden verimliliğin iyileştirilmesi için belge hasarına ya da veri kaybına karşı savunma sağlar.
Akıllı Belge Koruması, ultrasonik sensörler kullanarak taranmakta olan kâğıdın durumunu izleyip sorun olup olmadığını “dinler” ve sıkışma ya da yanlış besleme oluşmadan önce kullanıcıya uyarı verir. Belge hasarına dair ilk belirtide tarama sürecini derhal durdur, böylece kullanıcılar belgeyi ve içerdiği bilgileri koruyabilir. Bu özellik ayrıca tarama öncesi hazırlık sürecinde gözden kaçırılmış olabilecek zımbaları da algılar.
Belge toplama ve istifleme
Daha önce belirtildiği gibi, çıktı istifleme gereksinimleri kâğıt belgelerin tarama sürecinden sonra nasıl ele alındığına bağlıdır. Belgelerin tekrar aynı sıraya sokulması ya da hatta klasörlerine geri konulması gereken durumlarda, istiflemenin sırası ve kalitesi önemli bir rol oynar. Düşük hacimli üretim alanlarındaki karar vericilerin %52’sinden fazlası, çıktı istifleme kalitesini önemli ya da son derece önemli bir satın alma kriteri olarak görmektedir.**
Karma boyutlu toplu işlerin ve özellikle de hafif belgelerin taranması gerektiğinde, kayda değer bir zorluk ortaya çıkar ve bunun sonucunda operatörler tarama işleminden sonra karmaşık çıktı yığınları ile uğraşarak gereksiz yere zaman harcamak zorunda kalabilir. Belgelerin sırası kolayca karıştırılabilir; bu da bulunması gereken belli belgeleri bulmayı güçleştirebilir ya da belge asıllarının genelde müşterilere iade edilmesinin gerektiği bir dış kaynak kullanımı ortamında sorunlara yol açabilir.
Kodak Alaris, Kodak üretim tarayıcıları ve Kodak S2000 Serisinde, kâğıtları çıktı tepsisine düzenli biçimde yerleştirerek harcanan zamanı ve çabayı azaltan lider bir kontrollü çıktı istifleme teknolojisi sunmaktadır.
Kodak Alaris’in tarayıcıları pirinç kâğıdı gibi hafif kâğıtların daha fazla sertlik sağlamak üzere ortadan hafifçe bükülmesini sağlar. Ek olarak, çıktı yön saptırıcısı sayfaları aşağıda ‘tutar’; bu özellik, küçük sayfaların tarayıcının yanında aşağı kısma yerleşmesini ve takip eden sayfaların da üste yerleşmesini sağlamak için özellikle önemlidir. Düzgün bir yığın oluşturmak üzere belgelerin kenarlarını kolayca aynı hizaya getirmek için ayarlanabilir özelliktedir ve ayrıca istenirse yoldan kaldırılabilir.
Kontrollü çıktı istifleme, sayfa çıkış tepsisine ulaştığında sayfanın hızını kontrol eden ve değiştiren bir yazılımla da geliştirilmiştir. Operatörler, yazılım üzerinden görselleri yüksek hızda yakalayabilir ve çıktı hızını yavaşlatabilir, bu sayede örneğin hafif sayfaların yere düşmek yerine çıkış tepsisinde kalmasını sağlayabilir.
Daha fazla üretkenlik daha akıllı sıralama ile başlar
Sıralama kapasitesine sahip olan çoğu yüksek hacimli tarayıcı için özel yazılım gereklidir. Kodak Alaris, TWAIN ve ISIS gibi standart sürücüler üzerinden çoğu sıralama işini mümkün kılmak için i5650S ve i5850S Tarayıcıları tasarlamıştır. Bu sayede operatörlerin tamamen yeni bir sistem öğrenmesine gerek kalmadan bir üst üretkenlik seviyesine çıkması çok daha kolay hale gelir.
Kodak Alaris’in üretim tarayıcıları, Hizmet Büroları, iş süreçlerinde dış kaynak kullanımı yapanlar ve kurumsal posta odaları için aşırı tarama taleplerine yönelik tasarlanmış üç cepli sıralama sunar. Akıllı sıralamayı yüksek hızlı iş hacmi ve üstün görüntü kalitesiyle birleştirmek verimliliğin artmasına ve belge yakalama maliyetlerinin büyük oranda azalmasına yol açar.
Bankacılık ve sigorta sektörlerindeki bazı uygulamalarda, kimlik kanıtı gibi belge asıllarının dijitalleştirildikten sonra müşteriye iade edilmesi gerekir; bu da operatörlerin tarama işlemi başlamadan önce belgeleri dikkatlice hazırlamasını ve tarama tamamlandıktan sonra da belgeleri ayırmasını gerekli kılar. Bu manuel süreç, hataya açık olabilir, çok fazla işçilik gerektirebilir ve masraflı olabilir.
i5650S ve i5850S Tarayıcılar, manuel iş miktarını azaltarak süreci basitleştirir. Toplu belgeleri ayırmak için yamalı sayfa tanıma özelliği kullanıldığında, yeniden kullanılabilir yama sayfaları ayrılır ve arka çıkış tepsisine verilir, belge asılları ise otomatik olarak ayrılır ve tarayıcının önündeki bir istisna tepsisine verilir. Bu tarayıcıların sunduğu otomatik sıralama kapasiteleri ile, ayırıcı sayfalar artık pek çok kez kullanılabilir. Tarama hizmeti sağlayıcılarının artık her yıl milyonlarca ayırıcı sayfayı çöpe atmasına gerek yoktur. Ayırıcı sayfaları yeniden kullanabilmek maliyetten önemli ölçüde tasarruf sağlar ve atık ayak izini azaltır.
Pasaport tarama işlemini optimize edin
Pasaport taramak bir çok tarayıcı kullanıcısının başını ağrıtan bir konudur. Pasaportun genellikle bir kılıf içine konulması ya da tarayıcının otomatik belge besleyicisine (ADF) itilmesi (zorlanması) gerekir. Kodak S2000 Serisi Tarayıcılar, olağanüstü kullanım kolaylığı sağlamak üzere rahatlıkla tarayıcının altına giren Kodak Passport Düz Yatak Aksesuarı ile çalışır. Kullanıcılar küçük ya da hassas belgeleri tarayıp bir pasaport fotoğrafı sayfası tarama işlemini pasaporta zarar verme tehlikesi olmaksızın birkaç saniye kadar kısa bir sürede tarayabilir.
Sonuç
Gelişmiş kâğıt işleme kabiliyeti tarama sürecindeki karmaşıklığın ve manuel müdahalenin büyük bir kısmını ortadan kaldırabilir. Kodak Alaris, özellikle karma belge şekilleri ve boyutları ile inceden kalına değişen belgeler içeren toplu işler için kâğıt sıkışmaları olmaksızın karma toplu işlerin işlenmesi ve beslenmesinde sınıfındaki en iyi teknolojiyi sunmaktadır.
- Kodak Alaris tarayıcıları, çok çeşitli boyut ve kalınlıktaki kâğıtların tarayıcıdan sorunsuzca geçebilmesini sağlamak için paralellik ve kâğıt durumu açısından optimize edilmiş yenilikçi bir C şekilli aktarım sunar.
- Aktif Besleme teknolojisi kâğıt belgelerin sorunsuz ve verimli bir şekilde beslenmesini sağlar.
- Kontrollü Çıktı İstifleme, belgelerin çıktı tepsisinde doğru sırada düzenli bir şekilde istiflenmesini sağlar.
- Akıllı Belge Koruması, çoklu beslemelerin ya da kâğıt sıkışmalarının önüne geçilmesini ya da daha gerçekleşmeden önce keşfedilmesini sağlayarak önemli verimlilik avantajlarını beraberinde getirir.
- Bir çoklu besleme oluşursa, sözgelimi bir belge üzerinde bir yapışkanlı not bırakılmışsa, Kodak Alaris’in İnteraktif Çoklu Besleme teknolojisi bu olayın üretkenlik üzerindeki etkisinin en az seviyede olmasını sağlar.
İş ortakları ve müşterileri, Kodak Alaris’in önde gelen görüntü işleme özellikleri ile birlikte kâğıt işleme özelliklerini önemli bir rekabet avantajı olarak görmektedir.
Güvenebileceğiniz bir iş ortağı
Kodak Alaris iş süreçlerini basitleştiren bilgi yakalama çözümleri alanında önde gelen bilgi sağlayıcılardandır. Gücünü görüntü biliminde onlarca yıldır yapılan yeniliklerden alan Kodak Alaris’in akıllı, bağlantılı çözümleri, tarama verimliliğini iyileştirmek için tasarlanan gelişmiş kâğıt işleme özellikleri sunar ve farklı belge türlerine bağlı olmadan daha iyi sonuçları garanti eder.
Kodak Alaris IN2 Ecosystem sınıfının en iyisi tarayıcı, yazılım, hizmetler ve ortaklığın benzersiz bir şekilde bir araya gelmesiyle oluşmuştur ve bilgi yakalamadaki karmaşıklığı gidererek müşterilerin verileri daha güçlü bir rekabet avantajına dönüştürmesine olanak sağlar.
**Küresel düşük hacimli üretim kullanıcıları Kodak Alaris sponsorlu anketi, Ekim 2018
Paylaş
