Mesmo na era digital, a maioria das empresas ainda usa papel para funções diárias Ele cuida do trabalho de transação que mantém as operações funcionando. Como você converte documentos impressos para digitais e mantém registros o mais livre de erros possível?
Vamos supor que sua equipe tenha sido encarregada de converter dados impressos para eletrônicos como parte de um esforço de transformação digital em toda a empresa. Depois de selecionar uma solução de captura para transferir informações de formulários impressos e integrá-la aos seus sistemas empresariais atuais, como você garante que as informações digitalizadas sejam precisas e confiáveis? Embora pareça impossível, você pode fazer isso sem desperdiçar horas de mão de obra em verificações de certificação de qualidade que podem ser automatizadas. Primeiro, comece com um scanner confiável que tem o suporte de uma organização de serviço de nível mundial. Depois, certifique-se de que seu scanner identifique erros e informações faltantes da maneira mais rápida possível.
O Processamento inteligente de exceções é um recurso do Kodak Alaris IN2 Ecosystem que usa software e scanners em conjunto para identificar problemas enquanto os documentos são digitalizados. Ambos os softwares Kodak Capture Pro e Kodak Info Input NE possuem resposta bidirecional que alerta os usuários sobre problemas de alimentação de documentos, tamanho incorreto de papel e a presença de códigos de barras em um documento. Quando um problema é detectado, o scanner vai exibir automaticamente um alerta na tela e interromper a digitalização para que o erro possa ser corrigido.
O Capture Pro pode levar a detecção a um novo patamar com recursos adicionais. O software pode detectar se faltam dados críticos em um formulário, como assinatura ou endereço, ou realizar uma consulta no banco de dados para identificar registros em duplicidade. Isso permite que o operador reaja imediatamente sem precisar vascular pilhas de papel. O documento com problema estará no topo da pilha, e o erro pode ser corrigido enquanto o cliente ainda está lá, ou sinalizado antes de passar pela certificação de qualidade em ambientes centralizados. Economizar tempo durante o processo inicial de digitalização significa que problemas são descobertos imediatamente, em vez de horas ou até dias após o processo de captura inicial, quando os dados estão sendo acessados.
Assista ao vídeo abaixo para conferir o processo em ação:
Essa tecnologia usa recursos avançados de indexação para procurar por campos pré-definidos em seus formulários padrão. Usando a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para texto e reconhecimento óptico de marcas (OMR) para dados de caixas de seleção, os scanners criam campos automatizados e usam as imagens para preencher um campo de índice. Isso permite que o scanner notifique você quando um desses campos de índice cruciais estiver em branco. O OCR pode ser realizado de forma extremamente rápida já que a tecnologia digitaliza em cores e preto em branco simultaneamente. Com imagens em preto e branco de qualidade superior disponibilizadas direto da câmera do scanner, o software detecta melhor possíveis problemas.
Quando você consegue identificar erros logo que ocorrem, não há necessidade de voltar ao scanner para corrigi-los. Seu back office não precisa reservar tempo para localizar o problema ou entrar em contato com clientes para obter as informações faltantes. A diminuição no tempo de preparo significa um processo de digitalização geral mais rápido, além de uma rota direta para transformação digital de seus documentos. Você pode ter a tranquilidade ao saber que, na hora de acessar os dados, todas as informações estarão lá. E o melhor: isso libera sua equipe para se concentrar em trabalhos mais importantes e para onde seus negócios estão voltados no futuro.
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