As contas à pagar formam um componente crítico do mecanismo que impulsiona uma empresa. Ordens de compra, contratos, faturas e muitos outros documentos contêm informações vitais e urgentes, com implicações diretas sobre o faturamento. As complicações que diminuem a eficiência das contas a pagar são frequentemente causadas pela dependência dos sistemas existentes e dos processos baseados em papel. Essencialmente, esse é um problema de dados: as empresas precisam lidar com um volume cada vez maior de dados, e sem o auxílio da transformação digital, talvez elas estejam tentando resolver problemas que suas soluções não permitem.

Os obstáculos das contas à pagar podem surgir de várias formas:

• Os formulários em papel são encaminhados aos líderes das linhas de negócios, bem como às aquisições, por meio da infame “sneakernet”.
• As assinaturas de aprovação precisam passar entre diferentes grupos, que possuem diferentes expectativas – de gerentes a diretores de LOB e aquisições.
• O rastreamento dos status de pagamento dos fornecedores podem ser uma tarefa frustrante tanto para os fornecedores que buscam saber o respectivo status quanto para os funcionários internos encarregados de responder às solicitações.

Como resultado, a maioria das empresas de grande porte realiza pagamentos com um atraso médio de 7,6 dias, para ser preciso. As contas à pagar consistem em um dos primeiros departamentos que as empresas recorrem para refletir o impacto de situações macroeconômicas negativas, como na China, onde a diminuição das atividades econômicas neste ano resultou no aumento dos pagamentos atrasados.

Por todos esses motivos (e muitos outros), a melhoria da eficiência operacional do CP parece ser um objetivo ainda mais intimidante do que construir as grandes pirâmides. Mas uma mudança real é possível em pequenos incrementos. Dê um passo por vez.

Grandes conquistas não são o resultado de um impulso, mas sim de uma série de pequenas ações reunidas. – Vincent Van Gogh

Como superar os obstáculos das contas à pagar – 5 passos rápidos

1. Estabeleça uma prática mestre de gerenciamento de fornecedores.

As listas de fornecedores exigem constantes limpezas para manter os registros atualizados e reduzir as confusões. Fornecedores duplicados e de um único projeto devem ser eliminados regularmente, e informações de contato ou contratos mestre defasados devem ser revistos.

Com a criação de uma lista com todos os fornecedores e com o hábito de mantê-la atualizada, as contas a pagar terão uma base sólida de informações com as quais trabalhar. Certifique-se de que as listas de fornecedores estejam acessíveis centralmente para que a sobrecarga de manutenção não pese sobre os ombros de uma única pessoa.

Como parte do gerenciamento mestre de fornecedores, os departamentos do CP devem trabalhar em conjunto com as aquisições para vetar novos fornecedores, manter uma lista de fornecedores e negociar os melhores preços. Quando as LOBs solicitam um novo trabalho, as aquisições devem atuar como um conselheiro, e não como um receptor de pedidos. Com uma lista de fornecedores aprovados e acordados pelo CP, será possível atender melhor às necessidades da empresa.

2. Aprimore o tratamento de exceções com priorização.

Nem todas as situações dos fornecedores são criadas da mesma forma. Algumas exigem atenção imediata, pois o que o fornecedor oferece é essencial às operações da empresa, e o pagamento pode ter vencido. Outros fornecedores oferecem produtos e serviços periféricos ou menos críticos.

A priorização de fornecedores de acordo com a urgência permite organizar sua programação de pagamentos quando necessário de acordo com o objetivo de manter o funcionamento da empresa.

3. Use faturas digitais já na primeira etapa do processo.

Digitalizar o processo de contas à pagar pode aumentar a eficiência e reduzir em até 90% a dependência do papel, conforme observamos em nosso trabalho com a New England Document Systems. O mesmo trabalho demonstrou outro benefício da transformação digital do CP: uma economia de quase 70%.

Os sistemas digitais oferecem um processamento mais rápido e uma integração mais simples com outras equipes. As equipes do CP podem utilizar uma combinação de captura via web e extração automatizada de informações para simplificar verdadeiramente o trabalho.

4. Aumente a precisão no processamento de faturas.

Aumentar a precisão no processamento de faturas é uma função de definição de campos obrigatórios e críticos em formulários e de automatização de sistemas para lidar com maiores volumes de faturas.

As ferramentas adequadas oferecem benefícios substanciais para reduzir erros de manipulação pelo aprendizado com a entrada anterior de documentos críticos, a identificação de campos centrais e a habilitação da extração automatizada para trabalhos futuros. O resultado consiste no aumento da precisão, atribuindo à equipe do CP o papel de supervisores do processo de captura de documentos.

No trabalho com um grande número de fornecedores, a EWI Worldwide, uma empresa de marketing de eventos, precisava ter precisão total em seu complexo processo de contas à pagar. Assim, com o conjunto adequado de soluções, a EWI Worldwide conseguiu aumentar a eficiência, reduzir o tempo de processamento e melhorar o acesso aos documentos.

5. Estabeleça uma política de acompanhamento.

Por mais que seja muito bom conseguir enviar documentos com eficiência, é muito importante fazer o acompanhamento. Ao definir uma política de acompanhamento com base no tipo e na urgência da comunicação, você pode evitar atrasos de documentos críticos.

Especialmente no que se refere a faturas pendentes, os lembretes de acompanhamento automatizados são um modo fantástico de assegurar a continuidade dos negócios e a satisfação de todas as partes envolvidas.

Quer saber mais sobre como simplificar a área de contas à pagar?

Visite nossa página na web para obter mais informações.

As empresas precisam de equipes eficientes e confiáveis na área de contas à pagar para que possam crescer. Na era digital, e com o amplo conjunto de sistemas legados profundamente incorporados, as equipes do CP enfrentam novos obstáculos que exigem novas soluções.

Porém, com a ciência de criação de imagens e a tecnologia de captura adequadas, a área de contas à pagar será transformada em um veículo de crescimento.