Processos de farmácia sem usar papel e seus benefícios

Organizações de todos os setores podem se beneficiar com a redução do uso de papel, mas, na indústria farmacêutica, a digitalização assume uma função mais importante. Com pelo menos 1,6 milhão de erros de medicação evitáveis ocorrendo a cada ano, deixar de usar papel não significa apenas economizar recursos, tempo e dinheiro, mas também promover a saúde e a segurança dos pacientes.

Vamos dar uma olhada em alguns dos processos sem papel já em uso em farmácias em todo o mundo e como eles estão beneficiando farmacêuticos e pacientes.

Os fluxos de trabalho da farmácia geralmente começam com a emissão de uma receita.

A maioria das pessoas provavelmente se lembra de ter recebido uma receita escrita à mão pelo médico, mas as receitas em papel estão desaparecendo há muito tempo. Essa mudança começou em 2003 com a aprovação da Lei de Modernização e Aprimoramento da Prescrição de Drogas do Sistema de Saúde (Medicare Prescription Drug, Improvement, and Modernization Act - MMA), que encorajou provedores e farmacêuticos a usar voluntariamente a receita eletrônica (ou e-receita).

Desde então, alguns estados começaram a aprovar as leis sobre receitas eletrônicas. Em 2015, a receita eletrônica de substâncias controladas era legal em todos os 50 estados dos EUA e metade de todos os estados em breve fará da receita eletrônica de substâncias controladas uma exigência.

O motivação mais recente para a receita eletrônica é uma tentativa de combater a epidemia de opioides reduzindo o roubo, a falsificação e a transferência de medicamentos prescritos. Um estudo de 2014 também descobriu que a receita eletrônica aumenta a eficiência, pois os farmacêuticos não precisam inserir ou escanear manualmente as informações da receita e reduz os erros de prescrição e os custos com cuidados de saúde.

Cerca de 60% das receitas agora são enviadas eletronicamente, embora o método de envio varie. Algumas receitas eletrônicas são enviadas como parte de um sistema independente, como por e-mail ou fax, mas muitas agora estão integradas aos sistemas abrangentes de registros eletrônicos de saúde das farmácias.

Sistemas de gestão de farmácias sem uso de papel

Assim que uma receita chega à farmácia, várias operações são necessárias para que o farmacêutico cumpra a receita com precisão, eficiência e de acordo com os requisitos de conformidade regulamentar. Muitas farmácias estão usando sistemas de gestão de farmácias sem uso de papel para agilizar essas operações e muito mais.

Os sistemas de gestão de farmácias variam em função das funções que incluem e como funcionam, mas eles geralmente oferecem:

• Fluxo de trabalho e gerenciamento de estoque
• Processamento de prescrição
• Reconciliação de reivindicações
• Preenchimento automático de prescrição
• Processamento de contas a receber
• Medicare e fonte de seguro comercial
• Soluções de adesão à medicação do paciente
• Soluções de sincronização de medicação
• Soluções eletrônicas de autorização prévia
• Coordenação automatizada de benefícios terceirizados
• Verificações de segurança e prescrição
• Funcionalidade de ponto de venda
• Ferramentas de comunicação farmácia-paciente

Os melhores sistemas de gestão de farmácias podem até ser integrados aos sistemas existentes de registros eletrônicos de saúde (EHR), permitindo que os farmacêuticos acessem as informações do paciente fornecidas por seus prestadores de serviços médicos.

Digitalizar todos esses processos de farmácia cria inúmeros benefícios. Talvez o mais importante seja o aumento da responsabilidade e segurança quando se trata de garantir que os pacientes recebam as prescrições e dosagens corretas, bem como a conveniência dos pacientes, por poderem receber notificações e renovar as prescrições eletronicamente.

Os fluxos de trabalho eletrônicos das farmácias também são mais organizados, eficazes e eficientes, pois os farmacêuticos têm acesso instantâneo a todas as informações de que precisam, sem ter que procurá-las. Além disso, as farmácias economizam espaço significativo quando não precisam mais armazenar informações de seguro, paciente e outras informações em cópias físicas no local. As informações protegidas de saúde (PHI) também são mais fáceis de proteger quando são digitais, e os farmacêuticos não precisam se preocupar com a destruição de documentos confidenciais que não precisam mais ser retidos.

Relacionado: Como a HIPAA afeta a digitalização de registros médicos

Informações sobre medicamentos sem uso de papel

Depois de serem escritas por médicos e utilizadas por farmacêuticos, as receitas acabam indo para casa nas mãos dos pacientes, e esta última etapa apresenta mais espaço para melhorias quando se trata de não usar papel.

Os conselhos estaduais de farmácia exigem que as farmácias forneçam aos pacientes informações sobre medicamentos para cada prescrição fornecida. Embora muitas farmácias presumam que essas informações precisem ser fornecidas impressas, esse requisito não existe. Fornecer informações sobre medicamentos em formato digital é igualmente viável.

As farmácias fariam bem em considerar a mudança para o formato digital, não apenas por causa dos benefícios óbvios de economizar papel (e dinheiro), mas também porque as informações impressas sobre medicamentos não favorecem o conhecimento em saúde. A média das bulas impressas sobre medicamentos fornece apenas cerca de 50% das informações necessárias para um paciente usar um medicamento com precisão, de acordo com o FDA. E muitas dessas informações não são bem interpretadas, já que 79% dos pacientes em um estudo do Journal of General Internal Medicine interpretaram mal pelo menos uma das 10 instruções de rótulos de prescrição comuns que lhes foram apresentadas.

Claro, nada disso importa se os pacientes não leem as bulas, e a pesquisa mostrou que menos de 25% dos pacientes leem. A maioria dos farmacêuticos tem plena consciência de quantos pacientes jogam o papel no lixo ao sair da farmácia ou se recusam a pegá-lo.

Felizmente, existem opções melhores com ferramentas de educação digital. Uma opção é o paciente usar o smartphone para escanear o código QR na receita, que exibe o conteúdo informativo sobre os medicamentos, além de vídeos educacionais fáceis de entender. Tudo o que os farmacêuticos precisam fazer é dar aos pacientes a opção de mudar.

Essa mudança simples ajuda os farmacêuticos a reduzir o uso de papel e melhora drasticamente o conhecimento dos pacientes sobre saúde, evitando, por sua vez, problemas de não adesão, como internações em lares de idosos, hospitalizações e até mortes prematuras.

Livre sua farmácia do uso de papel

As farmácias que ainda não fizeram isso claramente têm muito a ganhar ao deixar de usar papel, começando com emissão de receitas sem usar papel e terminando com fornecimento de informações sobre medicamentos sem usar papel. Os primeiros passos envolvem investir no equipamento e software certos, incluindo um aparelho de fax, um sistema de gerenciamento de farmácia e ferramentas de informação digital.

É claro que as farmácias que estão começando a deixar de usar o papel também terão que converter a papelada existente para formatos digitais, e todas as farmácias terão que lidar com o inevitável documento em papel que aparece de vez em quando. Para essas tarefas, um scanner de documentos eficaz será necessário.

A Kodak Alaris oferece soluções de digitalização para atender a todas as necessidades de digitalização de documentos de uma farmácia e ao mesmo tempo permite aderir às rígidas regulamentações da indústria. Nossos scanners foram testados e certificados por todos os principais fornecedores de registros médicos eletrônicos (EMR) e atendem a todos os requisitos de conformidade farmacêutica e de saúde, incluindo HIPAA, Meaningful Use e HL7.

Centenas de provedores de saúde em todos os Estados Unidos já estão usando os scanners Alaris para abolir o uso de papel. Entre em contato conosco para aprender mais e juntar-se a eles.