Guia para a criação de empresa de contabilidade que não usa papel

Balanços, declarações de renda, declarações de fluxo de caixa, papelada administrativa – as firmas de contabilidade usam muitos documentos. Mas eles não precisam necessariamente ser impressos.

As empresas de todos os setores estão optando por soluções mais inteligentes e sem papel, e o setor de contabilidade, em particular, tem muito a ganhar abolindo o uso de papel. Aprenda por que e como criar processos de contabilidade sem papel com nosso guia para firmas de contabilidade sem usar papel.

Por que as empresas de contabilidade precisam deixar de usar o papel

Sustentabilidade
A razão mais óbvia para deixar de usar papel em qualquer empresa é a sustentabilidade, e isso se aplica ao setor de contabilidade, que imprime a terceira maior quantidade de qualquer setor (seguindo os setores jurídico e médico). Um estudo da PrintAudit descobriu que cada funcionário de uma empresa de contabilidade imprime em média 35,5 páginas por dia.

Com base nessa média, uma empresa de contabilidade com cinco funcionários levaria menos de três meses para imprimir 10.000 páginas, o equivalente a uma pequena árvore. Imagine quantas árvores uma grande empresa de contabilidade poderia poupar no mesmo período de tempo.

Despesas
Imprimir menos significa economizar dinheiro, e não é pouco: Um relatório estima que a indústria de contabilidade desperdiça 11 milhões de libras (ou 14,35 milhões de dólares) por meio de impressão ineficiente todos os anos.

As firmas de contabilidade podem recuperar uma grande parte dessa quantia deixando de usar o papel. A Agência de Proteção Ambiental relata que escritórios sem papel economizam US$ 80 por funcionário anualmente nos custos relacionados com impressão e papel de cópia, toner e tinta, postagem e armazenamento de arquivos. Esses custos aumentam rapidamente para empresas de contabilidade com muitos funcionários.

Eficiência
Trabalhar com registros físicos leva um tempo desnecessariamente grande: impressão, arquivamento e posteriormente pesquisa de documentos, sem mencionar a repetição desse processo sempre que um documento precisa ser atualizado. Todo esse processo pode ser reduzido a alguns cliques do mouse com soluções de contabilidade sem papel.

De acordo com o contador Gregg Bossen, a digitalização leva menos tempo do que o arquivamento tradicional, mas "a economia em tempo real ocorre mais tarde, quando um fornecedor liga e pergunta sobre uma fatura. Leva muito mais tempo se levantar de uma mesa e vasculhar os arquivos para encontrar a cópia em papel de uma fatura do que simplesmente clicar nela".

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Espaço
O armazenamento de documentos pode chegar a ocupar 25% do espaço do escritório da sua empresa de contabilidade. Além de ser um grande custo indireto, esse armazenamento pode impedir que sua empresa se expanda ou favorecer a desorganização excessiva do escritório. Algumas firmas de contabilidade acabam tendo que alugar espaço de armazenamento externo, aumentando ainda mais os custos.

A eliminação do papel, por outro lado, pode até permitir que sua empresa se mude para um espaço de escritório menor, eliminando aqueles armários de arquivo volumosos.

Acesse
O armazenamento de documentos na nuvem oferece acesso instantâneo às informações de que você precisa em qualquer lugar, permitindo uma flexibilidade que não é possível com empresas que utilizam documentos em papel.

Por exemplo, um dos clientes de contabilidade da eFileCabinet viaja muito a trabalho e não gosta de carregar toda a papelada. "Verificar várias pastas em busca de toda a papelada era exaustivo e caro", afirma. "Os sistemas sem papel me ajudaram a me libertar das amarras porque carrego todo o escritório no notebook".

A mesma flexibilidade ajuda se você estiver em uma reunião fora do local e descobrir que esqueceu um arquivo que precisa consultar. Em vez de atrasar a reunião ou pedir que alguém envie o arquivo por fax, você pode simplesmente fazer login e acessar o arquivo no notebook.

Imagem
Eliminar o papel pode melhorar a imagem da sua empresa de contabilidade de várias maneiras. No nível mais básico, isso deixará o escritório mais organizado, já que a bagunça pode criar uma impressão desfavorável nos clientes e visitantes.

No entanto, a imagem da marca da sua empresa de contabilidade é igualmente importante. Não utilizar papel sinaliza para seus clientes atuais e potenciais que sua empresa é um negócio sustentável, com visão de futuro e tecnologicamente avançada.

Segurança
Os documentos armazenados na nuvem são muito mais seguros do que os documentos físicos, estando protegidos de incidentes como tempestades, incêndios e roubos. Os documentos digitais são protegidos por meio de várias soluções de segurança, criptografados e restritos a usuários confiáveis que receberam acesso. Como disse um contador,

“Antes, qualquer pessoa com chaves podia acessar os documentos dos clientes, independentemente de ser necessário para o trabalho. Mas, com meu sistema de gerenciamento de documentos, posso definir permissões de usuário que restringem quem tem acesso aos documentos, sem sacrificar a eficiência. Isso significa que posso ver tudo o que meus clientes me enviam, enquanto minha secretária pode acessar as informações de contato de que ela precisa para fazer seu trabalho corretamente".

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Como fazer sua empresa de contabilidade abolir o uso de papel

Identifique oportunidades
Revise seus vários processos de negócios e considere quais usam mais papel, quais podem causar problemas se atrasarem e quais podem ser facilmente digitalizados. As melhores oportunidades de transformação digital são aquelas que usam quantidades significativas de papel e apresentam menos obstáculos e, mesmo que sua empresa planeje digitalizar tudo, é por aqui que você deve começar.

Por exemplo, cobrança e faturamento sem papel são fáceis de configurar e permitem eliminar o uso recorrente de papel.

Estabeleça novos processos
Novos processos serão necessários, tanto para decidir como lidar com documentos em papel quanto para evitar que documentos em papel sejam criados desnecessariamente.

Seu plano deve começar decidindo onde armazenar seus arquivos (o ideal é uma solução de armazenamento de dados baseada em nuvem ou armazenamento de dados de servidor de arquivos) e como organizá-los, incluindo convenções de nomenclatura e arquivamento. Em seguida, configure os usuários e conceda a eles as permissões de segurança adequadas. Você também pode ativar a proteção por senha para arquivos que contenham dados confidenciais do cliente.

Crie práticas recomendadas para colaboração e controle de versão para garantir que todos estejam sempre consultando o arquivo certo.

Para evitar que sua equipe crie documentos em papel no futuro, implemente processos como assinaturas eletrônicas, relatórios de despesas, demonstrativos e relatórios financeiros sem uso de papel. Quanto mais você evitar o uso de papel, menos terá que digitalizar depois.

Invista nas ferramentas certas
Seus processos não funcionarão sem as ferramentas certas para apoiá-los, então comece a considerar o que você precisa ao fazer seus planos.

Um sistema de gerenciamento de documentos eficaz é crucial para qualquer empresa de contabilidade que aboliu o uso de papel, servindo como um hub digital para todos os seus documentos. Os sistemas de gerenciamento de documentos tornam mais fácil manter os documentos organizados, indexando os arquivos à medida que são carregados. Ao escolher um sistema de gerenciamento de documentos para sua empresa de contabilidade, priorize recursos como índice e pesquisa, reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e gerenciamento de e-mail para que você possa categorizar documentos independentemente do formato do arquivo.

Você também precisará escolher um scanner de qualidade, tanto para cuidar da papelada existente no seu escritório quanto para lidar com os papéis (provavelmente em menor quantidade) que serão gerados no futuro.

Ao escolher um scanner, considere as necessidades específicas da sua empresa de contabilidade. Por exemplo, se sua empresa é pequena e planeja digitalizar não mais que 10.000 páginas por dia e 60 páginas por minuto, o scanner Kodak i2900 pode ser uma escolha adequada. Já o scanner Kodak i3450 seria mais adequado para grandes empresas de contabilidade que digitalizam até 30.000 páginas por dia e 90 páginas por minuto.

Qualquer que seja o scanner que você escolher, você vai querer configurá-lo para salvar automaticamente seus arquivos em seu sistema de gerenciamento de documentos ou local de dados compartilhados para economizar o tempo da sua equipe.

Por fim, os trituradores permitirão que você descarte as cópias físicas de que sua empresa não precisa mais, garantindo a confidencialidade do cliente. Certifique-se de criar um sistema para organizar todos os arquivos que você precisa manter à mão.

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Fortaleça a segurança
Para aproveitar a maior segurança que o armazenamento em nuvem oferece, você precisa utilizar as medidas de segurança adequadas. Além de fazer parceria com um provedor de nuvem confiável que possui políticas e infraestrutura de TI existentes, sua empresa de contabilidade vai querer implementar:

• Permissões e restrições de acesso: seu sistema de gerenciamento de documentos precisa permitir que você limite o acesso aos documentos em uma pasta, em nível de arquivo, por equipe ou função, para que você possa garantir que apenas aqueles que precisam ver um arquivo possam acessá-lo.
• Portais seguros: nunca envie informações confidenciais por e-mail. Em vez disso, use um portal seguro que criptografa as informações em toda a troca.
• Autenticação multifator: os golpes de phishing podem fazer com que funcionários e clientes comprometam as senhas deles. A autenticação multifator impede o acesso não autorizado, exigindo verificação extra antes de conceder acesso ao sistema.

Garanta a conformidade e elimine riscos
A conformidade é uma preocupação para qualquer empresa de contabilidade, mas algumas poucas medidas podem ajudar sua empresa a cumprir os regulamentos e reduzir o risco:

• Backup de dados: faça backup dos seus dados regularmente para evitar perda no caso de exclusão acidental de documentos, falha do sistema ou qualquer outro problema. Fazer backup dos seus dados permite que você restaure arquivos perdidos rapidamente.
• Trilhas de auditoria: acompanhe as alterações em arquivos, escolhendo um sistema de gerenciamento de documentos que rastreia o histórico de cada documento. As trilhas de auditoria permitem a responsabilização no caso de algo dar errado.
• Políticas de retenção de arquivos: as empresas de contabilidade precisam manter os documentos apenas quando eles são úteis ou pelos prazos que atendam aos requisitos legais. Armazenar arquivos indevidamente pode levar a ações judiciais e de responsabilidade. Ao criar políticas de retenção de arquivos, considere:
  • Regras estaduais: os regulamentos apresentados pelo Conselhos de Contabilidade variam conforme o estado.
  • Requisitos e regulamentos contratuais: sua empresa pode precisar aderir a políticas de retenção especiais se você trabalhar com clientes regulamentados ou financiados pelo governo.
  • Regras de descoberta e estatutos de limitação: seus documentos ou estado podem exigir regras específicas de descoberta ou estatutos de limitação. Consultar um advogado é a melhor maneira de garantir que sua empresa não negligencie nada.

Atualize e treine sua equipe
Em vez de apenas anunciar que a empresa está deixando de usar papel, explique por que está tomando essa decisão. Engajar e motivar a equipe na mudança aumentará a taxa de adesão.

Em seguida, treine a equipe nos processos que você estabeleceu, incluindo convenções de nomenclatura e arquivamento, recepção de documentos, arquivamento anterior e navegação em seu sistema de gerenciamento de documentos.

Além disso, você pode até consultar a opinião deles enquanto ainda está moldando os novos processos, afinal, eles são os responsáveis pela execução.

Corte os hábitos de uso de papel
Não importa o quanto você tente, os velhos hábitos são difíceis de eliminar. Por exemplo, imprimir uma demonstração financeira pode ser mais uma resposta automática do que uma decisão consciente.

Para desencorajar os hábitos de uso de papel, torne inconveniente para os funcionários da sua empresa usar papel sempre que possível, como por exemplo:

• Desativando as funções de impressão nos computadores do escritório
• Fornecendo monitores duplos para dar espaço extra à equipe para revisar documentos
• Eliminando copiadoras, aparelhos de fax e impressoras de fax
• Registrando extratos de faturamento sem usar papel

Depois de um tempo, os processos de contabilidade sem uso de papel se tornarão um novo hábito e você estará no caminho certo para uma empresa de contabilidade sem uso de papel.

Atualize seus clientes
Assim que terminar de abolir o uso de papel na sua empresa de contabilidade, avise seus clientes – tanto para informá-los de como essa mudança os afetará quanto para uma oportunidade de RP. Explique por que sua empresa está fazendo essa mudança e o que os clientes podem esperar e responda a quaisquer preocupações de segurança que eles possam ter.