Les processus de pharmacie sans papier et leurs avantages

Les organisations de tous les secteurs peuvent bénéficier de la dématérialisation, mais la numérisation revêt des enjeux plus importants dans l'industrie pharmaceutique. Avec au moins 1,6 million d'erreurs de médication évitables chaque année, la dématérialisation ne se limite pas à économiser des ressources, du temps et de l'argent, elle promeut aussi la santé et la sécurité des patients.

Examinons certains des processus sans papier déjà utilisés dans les pharmacies du monde entier et la manière dont ils profitent aux pharmaciens et aux patients.

Les workflows en pharmacie commencent souvent par la rédaction d'une ordonnance.

La plupart des gens se souviennent probablement avoir reçu une ordonnance manuscrite de leur médecin, mais les ordonnances papier sont depuis longtemps en voie de disparition. Ce changement a commencé en 2003 avec l’adoption du Medicare Prescription Drug, Improvement, and Modernization Act de 2003, qui encourageait les prestataires et les pharmaciens à utiliser volontairement l', qui encourageait les prestataires et les pharmaciens à utiliser volontairement l'ordonnance électronique.

Les différents états ont depuis commencé à adopter leurs lois sur les ordonnances électroniques. En 2015, les ordonnances électroniques de substances contrôlées était légales dans les 50 états américains, et la moitié des états exigeront bientôt des ordonnances électroniques pour les substances contrôlées.

Ce mouvement récent en faveur des ordonnances électroniques a pour objectif de lutter contre l'épidémie d'opioïdes en réduisant le vol, la falsification et le transfert de médicaments sur ordonnance. Une étude de 2014 a également révélé que les ordonnances électroniques augmentent l'efficacité, car les pharmaciens n'ont pas à saisir ou à scanner manuellement les informations de l'ordonnance, et réduisent les erreurs de prescription et les coûts des soins de santé.

Environ 60 % des ordonnances sont désormais envoyées par voie électronique, bien que la méthode d'envoi varie. Certaines ordonnances électroniques sont envoyées dans le cadre d'un système autonome, par exemple par e-mail ou par télécopie, mais beaucoup sont désormais intégrées aux systèmes complets de dossiers médicaux électroniques des pharmacies.

Systèmes de gestion de pharmacie sans papier

Lorsqu'une ordonnance arrive dans une pharmacie, de nombreuses opérations sont nécessaires pour que le pharmacien puisse l'exécuter de manière précise, efficace et conforme aux exigences réglementaires. De nombreuses pharmacies utilisent désormais des systèmes de gestion de pharmacie sans papier pour rationaliser ces opérations et bien plus encore.

Les systèmes de gestion de pharmacie varient en termes de fonctions et de mode de fonctionnement, mais ils offrent généralement  :

• la gestion du workflow et des stocks
• le traitement des ordonnances
• le rapprochement des demandes de remboursement
• le remplissage automatique des ordonnances
• Traitement des comptes débiteurs
• l'approvisionnement en assurance médicale et commerciale
• les solutions pour l'adhésion des patients aux médicaments
• les solutions de synchronisation des médicaments
• les solutions d'autorisation préalable électronique
• la coordination automatisée des prestations des tiers
• le contrôle de la sécurité et la vérification des ordonnances
• la fonctionnalité de point de vente
• les outils de communication pharmacie-patient

Les meilleurs systèmes de gestion de pharmacies peuvent même être intégrés aux systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME) existants, ce qui permet aux pharmaciens d'accéder aux informations des patients telles qu'elles sont saisies par leurs prestataires médicaux.

La numérisation de tous ces processus pharmaceutiques présente d'innombrables avantages. Le plus important est peut-être la responsabilité et la sécurité accrues lorsqu'il s'agit de s'assurer que les patients reçoivent les prescriptions et les dosages corrects, ainsi que la commodité dont jouissent les patients qui peuvent recevoir des notifications et renouveler leurs prescriptions par voie électronique.

Les workflows électroniques des pharmacies sont également plus organisés, efficaces et efficients, car les pharmaciens ont un accès instantané à toutes les informations dont ils ont besoin sans avoir à les chercher. De plus, les pharmacies gagnent beaucoup d'espace lorsqu'elles n'ont plus besoin de stocker sur place des copies physiques des informations relatives aux assurances, aux patients, entre autres. Les informations de santé protégées (PHI) sont également plus faciles à sécuriser lorsqu'elles sont numériques, et les pharmaciens n'ont pas à se soucier du déchiquetage des documents confidentiels qui ne doivent plus être conservés.

Voir aussi : Comment la loi HIPAA affecte la numérisation des dossiers médicaux

Notice d'information de médicament dématérialisée

Après avoir été rédigées par les médecins et exécutées par les pharmaciens, les ordonnances sont éventuellement rendues aux patients, et c'est cette dernière étape qui présente le plus de possibilités d'amélioration en matière de dématérialisation.

Les conseils d'état des pharmacies exigent que les pharmacies fournissent aux patients des informations sur les médicaments pour chaque ordonnance délivrée. Bien que de nombreuses pharmacies supposent que ces informations doivent être fournies sur papier, il n'existe aucune obligation de ce type – fournir des informations sur les médicaments dans un format numérique est tout aussi viable.

Les pharmacies feraient bien d'envisager de passer au format numérique, non seulement en raison des avantages évidents d'une économie de papier (et d'argent sur le papier), mais aussi parce que les informations sur les médicaments sur support papier ne favorisent pas la médecine préventive. Selon la FDA, la notice d'information imprimée sur les médicaments ne fournit en moyenne qu'environ 50 % des informations nécessaires à un patient pour utiliser correctement un médicament. De toute façon, la plupart de ces informations ne sont pas comprises, car 79 % des patients interrogés dans le cadre d'une étude du Journal of General Internal Medicine indiquent avoir mal compris au moins l'une des 10 instructions les plus courantes figurant sur les étiquettes des médicaments.

Bien sûr, rien de tout cela n'a d'importance si les patients ne lisent même pas les fiches d'information, et les recherches ont montré que moins de 25 % des patients le font. La plupart des pharmaciens sont parfaitement conscients du nombre de patients qui jettent le document à la poubelle en sortant de la pharmacie, ou qui refusent de le prendre.

Heureusement, il existe de meilleures options avec les outils éducatifs numériques. Dans l'une des options, le patient utilise son smartphone pour scanner le QR code figurant sur son ordonnance, ce qui fait apparaître le contenu normal de la notice d'information du médicament, ainsi que des vidéos éducatives faciles à comprendre. Les pharmaciens ont juste à donner aux patients le choix de changer.

Ce simple changement permet aux pharmaciens de réduire la consommation de papier et d'améliorer considérablement les connaissances des patients en matière de santé. Ceci permet de prévenir les problèmes de non-observance tels que les admissions en maison de retraite, les hospitalisations et même les décès prématurés.

Dématérialiser votre pharmacie

Les pharmacies qui ne l'ont pas encore fait ont clairement beaucoup à gagner en passant au zéro papier, depuis les ordonnances sans papier jusqu'aux informations sur les médicaments sans papier. Pour commencer, il est nécessaire d'investir dans le matériel et les logiciels adéquats, notamment un télécopieur, un système de gestion de pharmacie et des outils de formation numérique.

Bien entendu, les pharmacies qui commencent à se passer de papier devront également convertir les documents existants au format numérique, et toutes les pharmacies devront gérer l'inévitable document papier qui apparaît de temps en temps. Pour ces tâches, un scanner de documents efficace sera nécessaire.

Kodak Alaris propose des solutions de numérisation qui répondent à tous les besoins d'une pharmacie en matière de numérisation de documents, tout en respectant les réglementations strictes du secteur. Nos scanners ont été testés et certifiés par tous les principaux fournisseurs de dossiers médicaux électroniques (DME). Ils répondent à toutes les exigences de conformité des soins de santé et des produits pharmaceutiques, notamment HIPAA, Meaningful Use et HL7.

Des centaines de prestataires de soins de santé à travers les États-Unis utilisent déjà les scanners Alaris pour éliminer le papier. Contactez-nous pour en savoir plus et les rejoindre.