Guide pour la création d'un cabinet comptable sans papier

Bilans, comptes de résultat, états des flux de trésorerie, documents administratifs – les cabinets comptables utilisent beaucoup de documents. Mais ils ne doivent pas nécessairement être imprimés.

Les entreprises de tous les secteurs d'activité optent pour des solutions plus intelligentes et sans papier. Le secteur de la comptabilité, en particulier, a beaucoup à gagner à passer au zéro papier. Découvrez pourquoi et comment créer des processus comptables sans papier grâce à notre guide pour des cabinets comptables sans papier.

Pourquoi les cabinets comptables devraient passer au zéro papier

Développement durable
La raison la plus évidente pour passer au zéro papier dans toute entreprise est la durabilité. Cela touche particulièrement la comptabilité, qui imprime la troisième plus grande quantité de documents de tous les secteurs (après les secteurs juridique et médical). Selon une étude réalisée par PrintAudit, chaque employé d'un cabinet comptable imprime en moyenne 35,5 pages par jour.

Sur la base de cette moyenne, un cabinet comptable comptant cinq employés mettrait moins de trois mois pour imprimer 10 000 pages, soit l'équivalent d'un petit arbre. Imaginez le nombre d'arbres qu'un grand cabinet comptable pourrait utiliser dans le même laps de temps.

Dépenses
Imprimer moins signifie économiser de l'argent, et pas qu'un peu : Un rapport estime que le secteur de la comptabilité gaspille chaque année 11 millions de livres sterling (soit 14,35 millions de dollars) en raison de l'inefficacité de l'impression.

Les cabinets comptables peuvent récupérer une grande partie de cette somme en passant au zéro papier. Selon l'Environmental Protection Agency, les bureaux sans papier permettent d'économiser 80 $ par employé et par an sur les coûts liés au papier pour les impressions et les copies, au toner et à l'encre, aux frais postaux et au stockage des fichiers. Ces coûts s'additionnent rapidement pour les cabinets comptables comptant de nombreux employés.

Efficacité
Le travail avec des documents physiques prend un temps inutilement long : impression, classement et recherche ultérieure de documents – sans parler de la répétition de ce processus chaque fois qu'un document doit être mis à jour. L'ensemble de ce processus peut être réduit à quelques clics de souris grâce aux solutions de comptabilité sans papier.

Selon le comptable Gregg Bossen, la numérisation prend moins de temps que le classement pour la tenue de la comptabilité, mais « les économies réelles sont réalisées plus tard, lorsqu'un fournisseur appelle et demande une facture. Il est beaucoup plus long de se lever de son bureau et d'aller fouiller dans les dossiers pour trouver la copie papier d'une facture que de simplement cliquer dessus. »

Voir aussi : Comprendre l'importance de la gestion des archives

Espace
Le stockage des documents peut représenter jusqu'à 25 % de l'espace de bureau de votre cabinet comptable. En plus de représenter des frais généraux importants, ce stockage peut empêcher votre cabinet de se développer ou encombrer excessivement le bureau. Certains cabinets comptables finissent par devoir louer un espace de stockage hors site, ce qui augmente encore les coûts.

D'un autre côté, la dématérialisation peut même permettre à votre cabinet de déménager dans un espace de bureau plus petit en éliminant ces armoires à dossiers encombrantes.

Accès
Le stockage des documents dans le cloud vous permet d'accéder instantanément aux informations dont vous avez besoin, où que vous soyez, et de bénéficier d'une flexibilité qui n'est pas réalisable avec les entreprises utilisant le papier.

Par exemple, l'un des clients comptables d'eFileCabinet voyage beaucoup pour son travail et n'aimait pas emmener avec lui toute sa paperasse. « Vérifier plusieurs sacs de paperasse était épuisant et coûteux », ont-ils fait remarquer. « Les systèmes sans papier m'ont permis de perdre ce boulet, car je transportais tout mon bureau directement sur mon ordinateur portable. »

La même flexibilité est utile si vous êtes à une réunion hors site et que vous vous rendez compte que vous avez oublié un fichier que vous devez consulter. Plutôt que de retarder votre réunion ou de demander à quelqu'un de vous faxer le dossier, vous pouvez simplement vous connecter et consulter le dossier sur votre ordinateur portable.

Image
La dématérialisation peut améliorer l'image de votre cabinet comptable de multiples façons. Au niveau le plus élémentaire, cela permettra de désencombrer votre bureau, ce qui peut créer une impression défavorable pour les clients et les autres visiteurs.

Cependant, l'image de marque de votre cabinet comptable est tout aussi importante. L'élimination du papier signale à vos clients actuels et potentiels que votre cabinet est une entreprise soucieuse du développement durable, tournée vers l'avenir et à la pointe de la technologie.

Sécurité
Les documents stockés sur le cloud sont beaucoup plus sûrs que leurs homologues physiques, tant contre les incidents tels que les tempêtes ou les incendies que contre le vol. Les documents numériques sont protégés par de multiples solutions de sécurité, ils sont chiffrés et leur accès est limité aux utilisateurs de confiance qui ont été autorisés. Comme le déclare un comptable,

« Avant, toute personne disposant de clés pouvait accéder à n'importe quel document de n'importe quel client, qu'il soit nécessaire ou non pour son travail. Mais avec mon système de gestion documentaire, je peux définir des autorisations d'utilisateur qui limitent les accès sans sacrifier l'efficacité. Cela signifie que je peux consulter tout ce que mes clients m'envoient, tandis que ma secrétaire peut accéder aux informations de contact dont elle a besoin pour faire correctement son travail. »

Voir aussi : Guide complet de la dématérialisation

Comment dématérialiser votre cabinet comptable

Identifier les opportunités
Passez en revue vos différents processus métier et déterminez ceux qui utilisent le plus de papier, ceux qui peuvent causer des problèmes s'ils sont retardés, et ceux qui pourraient facilement être numérisés. Les meilleures opportunités de transformation numérique sont celles qui utilisent des quantités importantes de papier et présentent le moins d'obstacles. Même si votre cabinet prévoit éventuellement de tout numériser, c'est par là que vous devez commencer.

Par exemple, la facturation sans papier est simple à mettre en place et vous permet d'éliminer l'utilisation récurrente du papier.

Établir de nouveaux processus
Des nouveaux processus seront nécessaires, à la fois pour dicter la manière de traiter les documents papier et pour empêcher la création inutile de documents papier.

Votre plan doit commencer par définir l'emplacement de stockage de vos fichiers (une solution de stockage de données cloud ou un serveur de fichiers est idéal) et leur organisation, dont les conventions de nommage et de classement. Configurez ensuite les utilisateurs et accordez-leur les autorisations de sécurité appropriées. Vous pouvez également activer la protection par mot de passe pour les fichiers qui contiennent des données sensibles sur les clients.

Créez des bonnes pratiques de collaboration et de gestion des versions pour vous assurer que chacun fait toujours référence au bon fichier.

Pour éviter que votre personnel ne crée des documents papier à l'avenir, mettez en place des processus tels que les signatures électroniques, les rapports de dépenses sans papier et les états et rapports financiers sans papier. Plus vous éviterez de créer du papier, moins vous aurez à en numériser par la suite.

Investir dans les bons outils
Vos processus ne fonctionneront pas sans les bons outils pour les soutenir. Commencez donc à penser à ce dont vous avez besoin en faisant vos plans.

Un système efficace de gestion documentaire est essentiel pour tout cabinet comptable sans papier, car il sert de centre numérique pour tous vos documents. Les systèmes de gestion documentaire facilitent l'organisation des documents en indexant les fichiers dès qu'ils sont chargés. Lorsque vous choisissez un système de gestion documentaire pour votre cabinet comptable, privilégiez des fonctions telles que l'indexation et la recherche, la reconnaissance optique de caractères (OCR) et la gestion des e-mails, afin de pouvoir classer les documents par catégorie, quel que soit le format du fichier.

Vous devrez également choisir un scanner de qualité, à la fois pour prendre en charge les documents papier existants dans votre bureau et pour gérer la quantité de papier (moins importante, espérons-le) qui sera générée à l'avenir.

Lorsque vous choisissez un scanner, tenez compte des besoins spécifiques de votre cabinet comptable. Par exemple, si votre cabinet est de petite taille et prévoit de numériser au maximum 10 000 pages par jour et 60 pages par minute, le scanner Kodak i2900 pourrait être un choix approprié. En revanche, le scanner Kodak i3450 conviendra mieux aux grands cabinets comptables qui ont besoin de numériser jusqu'à 30 000 pages par jour et 90 pages par minute.

Quel que soit le scanner que vous choisirez, vous voudrez le paramétrer pour qu'il enregistre automatiquement vos fichiers dans votre système de gestion documentaire ou dans un emplacement de données partagé afin de faire gagner du temps à votre personnel.

Enfin, les déchiqueteuses vous permettront d'éliminer les copies physiques dont votre cabinet n'a plus besoin tout en assurant la confidentialité des clients. Veillez à créer un système d'organisation de toutes les archives que vous devez garder à portée de main.

Voir aussi : Comment choisir le meilleur scanner pour votre bureau

Renforcer la sécurité.
Afin de profiter de la sécurité accrue offerte par le stockage cloud, vous devez mettre en place les mesures de sécurité appropriées. En plus de s'associer à un fournisseur cloud de confiance qui a déjà mis en place des politiques et une infrastructure informatiques, votre cabinet comptable voudra mettre en œuvre les mesures suivantes :

• Des permissions et des restrictions d'accès : Votre système de gestion documentaire doit vous permettre de limiter l'accès aux documents au niveau d'un dossier ou même d'un fichier, ou par équipe ou rôle, afin de vous assurer que seules les personnes qui ont besoin de voir un fichier peuvent y accéder.
• Des portails sécurisés : N'envoyez jamais d'informations sensibles par e-mail. Utilisez plutôt un portail sécurisé qui chiffre les informations tout au long de l'échange.
• Authentification multifacteur : Les escroqueries par hameçonnage pourraient amener le personnel et les clients à compromettre leurs mots de passe. L'authentification multifacteur empêche les accès non autorisés en exigeant une vérification supplémentaire avant d'accorder l'accès au système.

Garantir la conformité et éliminer les risques
La conformité est une préoccupation pour tout cabinet comptable, mais quelques mesures peuvent aider votre cabinet à respecter les réglementations et à réduire les risques :

• Sauvegarde des données : Sauvegardez régulièrement vos données pour éviter toute perte en cas de suppression accidentelle de documents, de défaillance du système ou de tout autre incident. La sauvegarde de vos données vous permet de restaurer rapidement les fichiers perdus.
• Pistes d'audit : Gardez une trace de qui a fait quoi sur un dossier en choisissant un système de gestion documentaire qui suit l'historique de chaque document. Les pistes d'audit permettent de rendre des comptes en cas de problème.
• Politiques de conservation des fichiers : Les cabinets comptables doivent uniquement conserver les documents aussi longtemps qu'ils sont utiles ou jusqu'à ce qu'ils aient satisfait à l'exigence légale – un stockage inapproprié des fichiers peut entraîner des poursuites judiciaires et des actions en responsabilité. Lorsque vous créez des politiques de conservation des fichiers, tenez compte des éléments suivants :
  • Règles de l'état : Les réglementations mises en place par les Boards of Accountancy varient selon les états.
  • Exigences et réglementations contractuelles : Votre entreprise peut avoir besoin d'adhérer à des politiques de conservation spéciales si vous travaillez avec des clients réglementés ou financés par le gouvernement.
  • Règles de divulgation et délais de prescription : Vos documents ou votre état peuvent exiger des règles spécifiques de divulgation ou de délai de prescription. Consulter un avocat est le meilleur moyen de s'assurer que votre entreprise ne néglige rien.

Mettre à jour et former votre personnel
Plutôt que d'annoncer simplement que le cabinet passe au zéro papier, expliquez pourquoi vous le faites. L'adhésion et l'investissement de votre personnel dans ce changement augmenteront le taux d'adoption.

Ensuite, formez votre personnel aux processus que vous avez établis, dont les conventions de nommage et de classement, la réception des documents, l'archivage et la navigation dans votre système de gestion documentaire.

En fait, vous pouvez même demander leur avis pendant que vous élaborez les nouveaux processus – ce sont eux qui les mettront en œuvre, après tout.

Supprimer les habitudes liées au papier
Quels que soient vos efforts, les vieilles habitudes ont la vie dure. Par exemple, l'impression d'un état financier peut être plus une réponse automatique qu'une décision consciente.

Pour décourager les habitudes liées au papier, faites en sorte que l'utilisation du papier soit peu pratique pour le personnel de votre entreprise, par exemple en :

• désactivant les fonctions d'impression sur les ordinateurs de bureau
• fournissant deux écrans au personnel pour qu'il dispose d'un espace supplémentaire pour étudier les documents
• supprimant les photocopieurs, les télécopieurs et les imprimantes fax
• vous inscrivant pour recevoir les relevés de facturation sans papier

Au bout d'un certain temps, les processus comptables sans papier deviendront une nouvelle habitude, et vous serez sur la bonne voie pour devenir un cabinet comptable sans papier.

Informer vos clients
Une fois que vous avez terminé de dématérialiser votre cabinet comptable, informez-en vos clients – à la fois pour les informer de la manière dont ce changement les affectera et comme une opportunité de relations publiques. Expliquez pourquoi votre cabinet procède à ce changement et ce que les clients peuvent attendre, et répondez à leurs éventuelles préoccupations en matière de sécurité.