Leitfaden für eine papierlose Buchhaltungsfirma

Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Kapitalflussrechnungen, Verwaltungsunterlagen - Buchhaltungsfirmen verwenden eine Menge Dokumente. Doch die benötigen sie nicht unbedingt in ausgedruckter Form.

Unternehmen aller Branchen entscheiden sich für intelligentere, papierlose Lösungen, und insbesondere die Buchhaltungsbranche kann von der Umstellung auf den papierlosen Betrieb sehr profitieren. Erfahren Sie mit unserem Leitfaden für papierlose Buchhaltungsfirmen, warum und wie Sie papierlose Buchhaltungsprozesse schaffen können.

Warum Buchhaltungsunternehmen papierlos arbeiten sollten

Nachhaltigkeit
Der offensichtlichste Grund für die Umstellung auf papierloses Arbeiten in jedem Unternehmen ist die Nachhaltigkeit, und dies gilt besonders für die Buchhaltung, die nach der Rechts- und Medizinbranche die drittgrößte Druckmenge aller Branchen aufweist. Eine Studie von PrintAudit ergab, dass jeder Mitarbeiter einer Buchhaltungsfirma durchschnittlich 35,5 Seiten pro Tag druckt.

Basierend auf diesem Durchschnitt würde eine Buchhaltungsfirma mit fünf Mitarbeitern weniger als drei Monate benötigen, um 10.000 Seiten zu drucken - das entspricht einem kleinen Baum. Stellen Sie sich vor, wie viele Bäume eine größere Buchhaltungsfirma in der gleichen Zeitspanne brauchen würde.

Kosten
Weniger zu drucken bedeutet, Geld zu sparen, und zwar nicht wenig: Einem Bericht zufolge wird schätzt, dass die Buchhaltungsbranche durch ineffizientes Drucken jedes Jahr £11 Millionen (oder $14,35 Millionen) verschwendet.

Buchhaltungsfirmen können einen großen Teil dieses Betrags zurückgewinnen, indem sie papierlos arbeiten. Die Environmental Protection Agency berichtet, dass papierlose Büros jährlich 80 US-Dollar pro Mitarbeiter an Kosten für Drucker- und Kopierpapier, Toner und Tinte, Porto und Aktenlagerung einsparen. Für Buchhaltungsfirmen mit vielen Mitarbeitern summieren sich diese Kosten schnell.

Effizienz
Die Arbeit mit physischen Unterlagen nimmt unnötig viel Zeit in Anspruch: Ausdrucken, Ablegen und späteres Suchen von Dokumenten - ganz zu schweigen von der Wiederholung dieses Prozesses, wenn ein Dokument aktualisiert werden muss. Dieser gesamte Prozess kann mit papierlosen Buchhaltungslösungen auf wenige Mausklicks reduziert werden.

Laut Buchhalter Gregg Bossen nimmt das Scannen weniger Zeit in Anspruch als das Ablegen der Buchhaltung, aber „[d]ie echten Einsparungen kommen später, wenn ein Lieferant anruft und nach einer Rechnung fragt. Es dauert viel länger, vom Schreibtisch aufzustehen und durch Akten zu wühlen, um die Papierversion einer Rechnung zu finden, als sie einfach anzuklicken.“

Hierzu: Die Bedeutung der Datenverwaltung verstehen

Leerzeichen
Die Lagerung von Dokumenten kann bis zu 25 % der Bürofläche Ihrer Buchhaltungsfirma ausmachen. Abgesehen davon, dass es sich um hohe Gemeinkosten handelt, könnte diese Lagerung Ihre Firma daran hindern, zu expandieren oder das Büro übermäßig unübersichtlich machen. Einige Buchhaltungsfirmen müssen schließlich externen Speicherplatz mieten, was die Kosten weiter in die Höhe treibt.

Die Umstellung auf papierloses Arbeiten kann es Ihrer Firma sogar ermöglichen, in einen kleineren Büroraum umzuziehen, da die sperrigen Aktenschränke wegfallen.

Zugriff
Durch die Speicherung von Dokumenten in der Cloud haben Sie von überall aus sofortigen Zugriff auf die benötigten Informationen und können so eine Flexibilität erreichen, die bei mit Papier arbeitenden Unternehmen nicht möglich ist.

Ein Beispiel: Einer der Kunden von eFileCabinet aus der Buchhaltung ist beruflich viel unterwegs und hatte keine Freude daran, seinen ganzen Papierkram mit sich herumzuschleppen. „Mehrere Taschen für den gesamten Papierkram durchzusehen war anstrengend und teuer“, so der Kunde. „Das papierlose System hat mir geholfen, diesen Klotz am Bein loszuwerden, weil ich mein gesamtes Büro direkt auf dem Laptop hatte.“

Die gleiche Flexibilität ist hilfreich, wenn Sie sich in einem Meeting außerhalb des Firmengeländes befinden und feststellen, dass Sie ein Dokument vergessen haben, die Sie benötigen. Anstatt Ihre Besprechung zu verzögern oder jemanden zu bitten, Ihnen die Datei zu faxen, können Sie sich einfach einloggen und die Datei auf Ihrem Laptop abrufen.

Bild
Die Umstellung auf papierloses Arbeiten kann das Image Ihrer Buchhaltungsfirma in mehrfacher Hinsicht verbessern. Auf der grundlegendsten Ebene befreit dies Ihr Büro von Unordnung, die einen ungünstigen Eindruck auf Kunden und andere Besucher machen kann.

Genauso wichtig ist aber auch das Markenimage Ihrer Buchhaltungsfirma. Das papierlose Arbeiten signalisiert Ihren aktuellen und potenziellen Kunden, dass Ihre Firma ein nachhaltig denkendes, zukunftsorientiertes und technologisch fortschrittliches Unternehmen ist.

Sicherheit
In der Cloud gespeicherte Dokumente sind viel sicherer als ihre physischen Gegenstücke, sowohl vor Zwischenfällen wie Stürmen oder Bränden als auch vor Diebstahl. Digitale Dokumente werden mit mehreren Sicherheitslösungen geschützt, verschlüsselt und auf vertrauenswürdige Benutzer beschränkt, denen Zugriff gewährt wurde. Wie ein Buchhalter es ausdrückte:

„Früher konnte jeder, der einen Schlüssel hatte, auf alle Unterlagen von jedem Kunden zugreifen, egal ob sie für seine Arbeit benötigt wurden oder nicht. Aber mit meinem Dokumentenmanagementsystem kann ich Benutzerberechtigungen festlegen, die einschränken, wer auf was zugreifen darf, ohne dass die Effizienz darunter leidet. Das bedeutet, dass ich alles sehen kann, was mir meine Kunden schicken, während meine Sekretärin auf die Kontaktinformationen zugreifen kann, die sie für ihre Arbeit benötigt.“

Hierzu: Die komplette Anleitung zum papierlosen Arbeiten

Wie Sie Ihre Buchhaltungsfirma papierlos machen

Erkennen Sie die Möglichkeiten
Überprüfen Sie Ihre verschiedenen Geschäftsprozesse und überlegen Sie, welche am meisten Papier verbrauchen, welche Probleme verursachen können, wenn sie aufgehalten werden, und welche leicht digitalisiert werden könnten. Die besten Ansatzmöglichkeiten für die digitale Transformation sind diejenigen, die große Mengen an Papier verbrauchen und weniger Hindernisse darstellen. Auch wenn Ihr Unternehmen letztendlich plant, alles zu digitalisieren, sollten Sie hier beginnen.

Zum Beispiel sind papierlose Abrechnungen und Rechnungen einfach einzurichten und sie ermöglichen es Ihnen, den wiederkehrenden Papierverbrauch zu eliminieren.

Führen Sie neue Prozesse ein
Es werden neue Prozesse erforderlich sein, die sowohl den Umgang mit Papierdokumenten vorschreiben als auch die unnötige Erstellung von Papierdokumenten verhindern.

Ihr Plan sollte damit beginnen, wo Sie Ihre Dateien speichern (eine Cloud-basierte Datenspeicherlösung oder eine Dateiserver-Datenablage ist ideal) und wie Sie sie organisieren, einschließlich der Benennungs- und Ablagekonventionen. Richten Sie dann Benutzer ein und gewähren Sie ihnen die entsprechenden Sicherheitsberechtigungen. Möglicherweise möchten Sie auch den Passwortschutz für Dateien aktivieren, die sensible Kunden-Daten enthalten.

Erstellen Sie Best Practices für die Zusammenarbeit und Versionierung, um sicherzustellen, dass jeder immer auf die richtige Datei verweist.

Um zu verhindern, dass Ihre Mitarbeiter in Zukunft Papierdokumente erstellen, implementieren Sie Prozesse wie elektronische Unterschriften, papierlose Spesenabrechnungen sowie papierlose Finanzausweise und Berichte. Je mehr Sie die Verwendung von Papier von vornherein vermeiden können, desto weniger müssen Sie später einscannen.

Investieren Sie in die richtigen Werkzeuge
Ihre Prozesse funktionieren nicht ohne die richtigen Werkzeuge, die sie unterstützen. Überlegen Sie also schon bei der Planung, was Sie benötigen.

Ein effektives Dokumentenmanagementsystem ist für eine papierlose Buchhaltung unerlässlich und dient als digitaler Knotenpunkt für alle Ihre Dokumente. Dokumentenmanagementsysteme erleichtern die Organisation von Dokumenten, indem sie Dateien beim Laden indizieren. Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems für Ihre Buchhaltungsfirma sollten Sie auf Funktionen wie Index und Suche, optische Zeichenerkennung (OCR) und E-Mail-Verwaltung Wert legen, damit Sie Dokumente unabhängig vom Dateiformat kategorisieren können.

Sie sollten sich auch für einen hochwertigen Scanner entscheiden, sowohl für den vorhandenen Papierkram in Ihrem Büro als auch für die (hoffentlich geringere) Menge an Papier, die in Zukunft anfallen wird.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Scanners die spezifischen Anforderungen Ihrer Buchhaltungsfirma. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel eher klein ist und nicht mehr als 10.000 Seiten pro Tag und 60 Seiten pro Minute scannen möchte, könnte der Kodak i2900 Scanner eine geeignete Wahl sein. Der Kodak i3450 Scanner wäre jedoch eher für größere Buchhaltungsunternehmen geeignet, die bis zu 30.000 Seiten pro Tag und 90 Seiten pro Minute benötigen.

Unabhängig davon, für welchen Scanner Sie sich entscheiden, sollten Sie ihn so einstellen, dass er Ihre Dateien automatisch in Ihrem Dokumentenmanagementsystem oder an einem gemeinsam genutzten Datenspeicherort speichert, um Ihren Mitarbeitern Zeit zu sparen.

Schließlich können Sie mit Aktenvernichtern physische Kopien, die Ihre Firma nicht mehr benötigt, entsorgen und gleichzeitig die Vertraulichkeit Ihrer Kunden sicherstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie ein System erstellen, um alle Archive zu organisieren, die Sie vorrätig halten müssen.

Hierzu: Wie Sie den besten Scanner für Ihr Büro auswählen

Sicherheit stärken
Um die Vorteile der erhöhten Sicherheit, die der Cloud-Speicher bietet, nutzen zu können, müssen Sie die richtigen Sicherheitsmaßnahmen ergreifen. Zusätzlich zur Partnerschaft mit einem vertrauenswürdigen Cloud-Anbieter, der über bestehende IT-Richtlinien und eine entsprechende Infrastruktur verfügt, wird Ihre Buchhaltungsfirma eine Implementierung wünschen für:

• Zugriffsberechtigungen und -beschränkungen: Ihr Dokumentenmanagementsystem sollte es Ihnen ermöglichen, den Zugriff auf Dokumente auf Ordner- oder sogar Dateiebene oder nach Team oder Rolle einzuschränken, so dass Sie sicherstellen können, dass nur diejenigen, die eine Datei sehen müssen, darauf zugreifen können.
• Sichere Portale: Senden Sie niemals sensible Informationen per E-Mail. Verwenden Sie stattdessen ein sicheres Portal, das die Informationen während des gesamten Austauschs verschlüsselt.
• Multifaktor-Authentifizierung: Phishing-Betrügereien können dazu führen, dass sowohl Mitarbeiter als auch Kunden ihre Passwörter preisgeben. Die Multifaktor-Authentifizierung verhindert unbefugten Zugriff, indem sie eine zusätzliche Überprüfung erfordert, bevor der Zugriff auf das System gewährt wird.

Compliance sicherstellen und Risiken eliminieren
Compliance ist für jede Buchhaltungsfirma ein Anliegen, aber einige Maßnahmen können Ihrer Firma helfen, die Vorschriften einzuhalten und Risiken zu reduzieren:

• Datensicherung: Erstellen Sie regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Daten, um einen Verlust im Falle eines versehentlichen Löschens von Dokumenten, eines Systemausfalls oder was auch immer sonst passieren könnte, zu verhindern. Wenn Sie Ihre Daten sichern, können Sie verlorene Dateien schnell wiederherstellen.
• Prüfpfade: Behalten Sie den Überblick, wer was mit einer Datei gemacht hat, indem Sie ein Dokumentenmanagementsystem wählen, das die Historie jedes Dokuments verfolgt. Prüfpfade ermöglichen die Nachvollziehbarkeit für den Fall, dass etwas schief geht.
• Richtlinien zur Aufbewahrung von Dateien: Buchhaltungsfirmen sollten Dokumente nur so lange aufbewahren, wie sie nützlich sind oder bis sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllt haben - eine unsachgemäße Aufbewahrung von Akten könnte zu Klagen und Haftungsansprüchen führen. Berücksichtigen Sie bei der Erstellung von Richtlinien zur Dateiaufbewahrung:
  • Staatliche Vorschriften: Die von den staatlichen Wirtschaftsprüfkammern erlassenen Vorschriften variieren von Staat zu Staat.
  • Vertragliche Anforderungen und Vorschriften: Ihre Firma muss möglicherweise spezielle Aufbewahrungsrichtlinien einhalten, wenn Sie mit staatlich regulierten oder finanzierten Kunden arbeiten.
  • Regeln der Offenlegung und Verjährung: Ihre Dokumente oder Ihr Staat können spezielle Regeln für die Offenlegung oder Verjährungsfristen erfordern. Die Beratung durch einen Anwalt ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Firma nichts übersieht.

Informieren und schulen Sie Ihre Angestellten
Anstatt nur zu verkünden, dass die Firma papierlos wird, erklären Sie, warum Sie das tun. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter mit ins Boot holen und in die Veränderung mit einbeziehen, erhöht sich die Akzeptanzrate.

Als Nächstes schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den von Ihnen festgelegten Prozessen, einschließlich der Benennungs- und Ablagekonventionen, der Dokumentenannahme, der Rückablage und der Navigation in Ihrem Dokumentenmanagementsystem.

Vielleicht möchten Sie sogar ihren Input einholen, während Sie die neuen Prozesse noch gestalten - schließlich werden sie diejenigen sein, die sie ausführen.

Papiergewohnheiten einschränken
Egal, wie sehr Sie sich bemühen, alte Gewohnheiten lassen sich nur schwer ablegen. Zum Beispiel kann das Drucken eines Finanzberichts eher eine automatische Reaktion sein als eine bewusste Entscheidung.

Um sie von den Papiergewohnheiten abzubringen, machen Sie es den Mitarbeitern Ihrer Firma so unangenehm wie möglich, Papier zu verwenden, z. B. durch:

• Deaktivieren von Druckfunktionen an Bürocomputern
• Bereitstellung von zwei Monitoren, um den Mitarbeitern mehr Platz für die Überprüfung von Dokumenten zu geben
• Abschaffung von Kopierern, Faxgeräten und Faxdruckern
• Registrierung für papierlose Abrechnungen

Nach einer Weile werden papierlose Buchhaltungsprozesse zur neuen Gewohnheit, und Sie sind auf dem besten Weg zu einer papierlosen Buchhaltung.

Informieren Sie Ihre Kunden
Sobald Sie Ihre Buchhaltungsfirma auf den papierlosen Weg gebracht haben, sollten Sie Ihre Kunden darüber informieren - sowohl um sie darüber zu informieren, wie sich diese Änderung auf sie auswirkt, als auch als PR-Gelegenheit. Erklären Sie, warum Ihre Firma diese Änderung vornimmt und was die Kunden erwarten können, und gehen Sie auf eventuelle Sicherheitsbedenken ein.