新政府命令转变电子数据管理方式

大多数民主国家的政府机构需要在保持机密信息的机密性和安全性时做到透明、高效和有预算意识。 通过繁杂的纸质文档实现这些目标可能颇具挑战性。

2018 年，美国国家档案和记录管理局 (NARA) 出台了推动政府进行现代化转型变革的指令。 题为“向电子记录转型”的第 M-19-21 号备忘录提出了政府需要在 2022 年 12 月底前将联邦机构的记录保存和业务流程完全实现电子化（或无纸化）的准则。

什么是 NARA？

NARA 于 1934 年由富兰克林-罗斯福总统下令成立，是美国政府的一个独立机构。 NARA 的主要职责是保存、记录美国官方记录以及提供这些记录的访问服务。

使命与服务

NARA 的使命涵盖记录从产生到最终使用的整个生命周期。

NARA 的分馆遍布美国 17 个州，为公众和联邦机构提供参考和研究服务。 此外，16 个联邦记录中心 (FRC) 构成了一个全国性的网络，为联邦机构提供记录存储、访问和处置服务。

馆藏

NARA 的一些重要馆藏可以追溯到 1775 年（远在其成立之前），包括《解放宣言》和早期的极地探险日志。 除了《权利法案》、《独立宣言》和《宪法》等历史文档外，NARA 还托管了许多普通公民的公共记录，包括军事记录和移民入籍记录。

NARA 的宗旨是只保存被认为具有长期研究价值、对政府工作至关重要或能够向公民提供有价值信息的联邦记录。 通常，这些记录加起来约占每年所生成的全部文档的 2% 到 5%。 目前，NARA 收藏了约 133 TB 的电子数据和以下硬拷贝文档：

• 100 亿页文字记录
• 1200 万张图表、地图、工程和建筑图纸
• 2500 万张静态照片和图形
• 2400 万张航拍照片
• 30 万卷电影胶片
• 40 万段录像和录音

电子文档管理

为了满足管理、保存快速增长的电子政府记录和提供记录访问服务的特殊需求，NARA 开发了电子记录档案 (ERA)。 只要基本的联邦电子记录被认为有价值，该机构便会保持它们的可访问性、全面保护和真实性。

前面提到的第 M-19-21 号备忘录描述了政府和 NARA 将采取的措施及实现电子文档管理目标的期限。

[相关资料： 了解记录管理的重要性]

什么是第 M-19-21 号备忘录？

第 M-19-21 号备忘录是美国管理和预算办公室 (OMB) 向联邦行政部门和机构的负责人签发的一项行政命令。 该命令制定了一项政府范围内的行动计划，规定联邦机构在 2022 年 12 月 31 日之后提交给 NARA 的所有记录（包括临时和永久记录）必须为电子格式。

第 M-19-21 号备忘录规定所有政府机构必须在上述日期前转型到符合所有记录管理法律和法规的完全电子化记录保存环境。 要实现这一目标，联邦机构需要采取以下措施：

1. 确保所有联邦记录包括适当的元数据，并以电子格式创建、保存和管理。
2. 根据记录管理法律和法规制定计划，关闭由机构运营的模拟文件存储设施并将记录转移至 NARA 运营的 FRC 或商业存储设施。

为了确保政策和做法在整个政府得到统一贯彻执行，第 M-19-21 号备忘录整合了 OMB 以前的记录管理指导要求，因此废止了以下指令：

• OMB 第 M-12-18 号备忘录——管理政府记录指令
• OMB 第 M-14-16 号备忘录——管理电子邮件指南

第 M-19-21 号备忘录的第一部分规定了政府机构的实施准则，并确定了所有机构采用电子记录保存制度的目标。

机构的实施准则

联邦机构将继续落实符合《联邦记录法案》及其条例的文档管理计划，并以下列最后期限为目标。

2019 年 12 月 31 日被确定为所有联邦机构尽可能对永久和临时记录充分实现电子化管理的截止日期。 所有电子邮件记录也必须继续以电子格式管理。

到 2022 年 12 月 31 日，所有联邦机构都必须完全以电子方式管理永久和临时记录及相应的元数据。 从该日期起，NARA 将不再接受纸质记录，除非是机构按照 NARA 的程序获得例外许可。 模拟记录数字化命令的例外许可包括以下情况：

• 所花费的时间、精力或资源会给公众带来沉重负担
• 成本超过效益
• 由于监管、法律或政策障碍等其他原因，不应该对模拟记录进行数字化

截止于最后期限 2022 年 12 月 31 日，所有以前获得例外许可的机构必须关闭机构运营的记录存储设施，并将临时的、非常用记录转移到 FRC 或商业记录存储设施。 在此日期之后，机构必须将符合转移条件的非常用文档储存在商业储存设施中。

NARA 和 OPM 的实施准则

NARA 和人事管理局 (OPM) 将采取以下措施，协助所有机构快速转型到全电子文档管理。

2020 年 9 月 30 日，NARA 发布了最新的指南和规定公告，以解答常见问题和澄清第 M-19-21 号备案。 该公告还包括允许机构将最初以模拟格式创建的记录数字化，申请例外许可，以及酌情处置模拟原件的明确政策。

在模拟记录的处置日期之前，NARA 将继续存储所有在 2022 年 12 月 31 日之前传输到 FRC 的模拟记录。 此后，NARA 将接受原始（模拟）格式的永久记录，并适当地处理临时记录。

2022 年 12 月 31 日之后，机构只能传输数字化的永久性模拟记录到 NARA。 在数字化和传输过程中，必须遵循 NARA 的规定和传输指南，包括元数据要求。

创建、维护和储存纸质和其他非电子格式的联邦记录每年需要花费数千小时和纳税人数亿美元的费用。 政府采用全电子档案管理是一个庞大的数字化转型战略，需要合作伙伴和解决方案组成的生态系统来助力转型。

Kodak Alaris 一直在与政府机构合作开展数字化战略，并拥有一整套解决方案来支持第 M-19-21 号命令。

[相关资料： 数字化转型之路]