如何找到最佳的文档扫描软件

无纸化可以将生产力提高 30% 至 35%。但要成功实现数字化，您需要合适的工具。

不幸的是，这是许多企业举步维艰的地方。到底什么才是合适的工具？如果您不知道如何选择适合您的扫描软件会怎样？

立即阅读我们有关如何根据需要挑选最佳扫描软件的重要提示。

提示 1. 估量您的扫描需求

事实上，没有一种“最佳”的扫描或采集软件适合所有人。正如不同的扫描仪型号适合不同规模和不同行业的办公室一样，他们也需要不同的软件。而查找适合您的扫描软件的第一步就是估量您的具体需求。

要开始筹划您对扫描软件的需求，可以考虑：

• 贵公司的规模
• 贵公司有多少个办公室或办公地点
• 您的预算
• 您期望或需要扫描的文档类型和数量
• 您的员工的移动性
• 您已经或打算投资哪种计算机或云基础架构
• 您的员工对技术的精通程度

所有这些因素可以帮助您确定各种软件程序对您和您的需求的适合程度。

提示 2： 最佳的扫描软件将具有 OCR 功能

如果您要为“2021 年度最佳扫描软件”称号提名候选人，所有竞争软件至少有一个共同的功能： OCR。OCR（光学字符识别）功能让扫描仪软件能够将扫描的文档转换为具有以下特征的文件：

• 可搜索
• 可编辑
• 可访问

此功能的重要性怎么夸大都不为过。

例如，想象您的企业需要处理合同。如果使用非 OCR 软件扫描合同草稿，最终会得到合同的图片。这时您可以阅读该文档并打印出完全相同的副本。

但是，您不能：

• 编辑该文档，如果发生变更，您不得不重新输入所有内容
• 使用屏幕阅读器或其他工具，让残障人士可以访问该文档
• 使用标准搜索工具在文档中查找单词或短语

这些限制让您对已扫描文档执行的操作变少了。它还会增加您每次处理这些文档所需的时间和精力。

相比之下，使用支持 OCR 的软件程序，可以像以数字方式全新创建的文件一样，访问、共享和使用所扫描文档中的数据。无论您的行业或数字化的意图是什么，OCR 都是必经之路。

提示 3： 考虑使用可自动更正的软件

最令人沮丧的事情莫过于打开一个需要在工作中使用的文档，却发现除了没有使用 OCR 之外，上一个用户的扫描工作做得很糟糕。

扫描内容可能是倾斜的。色彩或阴影可能很差，使其模糊且难以阅读。文档甚至可能在扫描前被洒上了咖啡。

无论如何，结果都是一样的：您、您的同事和客户都不得不使用低于标准的文档。

选择自动校正扫描仪软件意味着无需再应对这种挫败感。最佳的扫描仪软件可以自动更正：

• 锐度和清晰度
• 变色，包括条纹或污渍
• 方向和歪斜
• 裁切
• 亮度

它们还能区分照片和文本，并推动实现最佳的 OCR 结果。

[相关资料： 每次都使用 Perfect Page 完美页面技术进行扫描]

提示 4： 不要让扫描仪束缚您

如果您有大量员工移动办公，选择与您的移动设备兼容的扫描软件。集成式扫描应用程序可以让您的员工持续移动办公，同时不会牺牲扫描质量。

如果您主要在办公室工作，可以寻找能满足所需的文档扫描速度和数量的扫描仪和扫描仪软件。这一点很重要，因为缓慢的设备会将您的员工与扫描仪绑在一起，导致的排队会减慢工作流程，并导致挫折感。

合适的设备和软件会与您保持同步。

提示 5： 确保您的软件受支持

您想要哪种扫描软件：由专家团队提供支持，在出现故障时可以立即恢复运行的软件，还是在出现问题时必须丢弃所有工作并自行进行故障排除的软件？

答案毋庸置疑。您需要让您的软件正常工作，并且需要知道如果出现任何问题，您可以获得专业支持来帮助您重回正轨。

如有疑问，选择可为您提供可靠保证的软件。所获得的省心会让您感到物超所值。

提示 6： 同时升级其他技术

在投资新扫描仪软件之前，仔细分析您的操作。您是否在任何地方使用着老旧或过时的技术？您是否升级或更新了工作流程，以符合您的效率和数字记录管理目标？

如果没有，返回到上一步。选择集成了过时技术的软件不是一项好投资。

投资让您跟上工作进度所需的任何其他升级，无论它们是面向流程还是面向设备的。这么做可以帮助您选择真正推动您前进且支持长期目标的扫描仪和扫描仪软件。

[相关资料： Alaris 如何创新扫描技术]

提示 7： 不要忽视大局

执行数字化时，很容易迷失在细节中。您可能整天都在担心成本、速度和容量上的细微差别。

但是，在没有任何回旋余地的时候，一定要选择具有以下特征的扫描软件：

• 可以执行您需要它执行的工作
• 用户友好
• 符合您的预算
• 符合您的业务风格
• 附带良好的技术支持

专注于选择与您的办公技术、企业文化和工作流程的其余部分相集成的软件。如果您一直关注这些优点，可能会惊奇地发现，找到适合您的软件非常容易。

有疑问？我们可助您一臂之力。

关于如何找到最适合您需求的扫描软件，您是否还有问题？Kodak Alaris 的专家可以提供帮助。立即与我们联系，获取个性化的帮助和支持。