文档采集是实现纸质业务流程自动化的关键第一步。 兼具高效的图像处理功能和先进的纸张处理功能的扫描仪可明显减少数字化文档所需的时间。 许多组织忽视了与纸张处理相关的瓶颈，这些瓶颈会降低采集流程的速度。 消除准备文档过程中不必要的手动步骤对节省时间和金钱至关重要，并且可确保有价值的信息无缝地流入业务系统。
消除堆积如山的纸张
AIIM * 的调查显示，近 40% 的组织正在处理因治理政策和法律或监管准则要求而必须保留的前所未有的大量信息。 即使是数字化程度非常高的组织在面对这个问题时也困难重重，他们需要运用技术无缝、快速地采集和数字化业务数据。 过度依赖纸张和低效的流程来无缝采集和数字化业务数据会影响运营效率、客户响应能力和盈利增长。
在当今竞争激烈的经济环境中，数字化转型需要时间，而时间就是金钱。 数字化最耗时的步骤之一是文档准备，这是批量扫描过程中的第一步，也是最重要的一步。 参与大多数扫描操作的员工中有一半专门负责准备文档。 这可能包括剔除回形针、订书钉和其它装订材料；检查以确保所有边缘都展开；以及检查页面是否有撕裂或其它损坏。 另外，还需要在扫描过程中对可能引起问题的纸张进行预清分。 当扫描仪无法处理含有多种形状和尺寸的文档时，工作人员必须花费大量时间来完成预先清分或添加步骤，例如将较小的文档粘贴到 A4/信纸上或切割较长的文档以与 A4 文档对齐。 预清分也是一种解决方法，可解决扫描仪在处理混合不同质量、颜色和对比度的文档时无法提供一致输出的情况。
“可靠的进纸是生产级扫描应用的 5 大购置标准之一。 67% 的决策者认为，选择小容量扫描仪时可靠的进纸性能很重要或极其重要。 - Kodak Alaris 赞助的全球 LVP 用户调查，2018 年 10 月
在许多组织和公共部门中，数字化始于邮件收发室。 每天必须有效地处理接收的邮件，工作人员常常要在规定的时限内完成文档扫描，然后在一天中的某个时间之前准备好它们进行处理。 在外包扫描业务的情况下，业务流程外包商 (BPO) 和扫描服务提供商必须满足客户的服务级别协议（SLA），这些协议将促进富有挑战性的吞吐量和产能目标的实现。 即使在面向客户的小批量扫描应用中，也可能会出现进纸问题，导致职员心情沮丧和客户不满意。
文档不完美
在理想情况下，每个数字化项目会从整齐堆叠且尺寸及重量相同的成批纸张开始。 But in reality, organizations 
但实际上，客户每天需要处理 A4、A3 及更大或更长格式的文档，例如信封、明信片、支票、凭证和身份证等各种类型的文档。 大多数生产级扫描应用涉及混合尺寸，混合纸张质量的批次或包括非常薄类型文档的批次。**
文档未达到完美状态。 文档被折叠，页角卷曲或撕裂，纸张可能起皱，薄纸或易破损。 文档上可能粘有照片，附有便利贴，或由钉书钉或回形针装订在一起。
待扫描文档的组合和状态有助于确定项目的扫描仪纸张处理要求。
文档将放在哪里？
考虑扫描后文档的存放位置也很重要。 这决定了输出堆叠的要求。
- 情景 1： 扫描完成后，纸质文档将被放回文件夹中，因此必须保留原始顺序。
- 情景 2： 纸质文档将存放在盒子中以便存档，因此顺序并不总是至关重要。 但是，当必须保持原始顺序时，可以通过图像寻址功能将序号应用于每个扫描的文档，并且使用插入码准确地跟踪每个批次。
- 情景 3： 扫描后纸质文档将被销毁，因此文档输出顺序无关紧要。**
Kodak Alaris 赞助的一项调查显示，超过 48% 的小批量生产式扫描应用属于情景 1，因此文档的顺序至关重要。
从一开始就做出正确的技术选择会产生深远的影响，例如确保介质处理功能适合用途，使操作员能够轻松完成扫描过程。
进纸挑战
在大批量生产环境中，进纸面临的挑战呈指数级增长。 例如，双页进纸（两页粘在一起）会停止扫描过程并强制操作员确定发生重张进纸的位置。 操作员往往需要删除部分图像并重新扫描涉及的所有文档。 如果文档在重张进纸过程中损坏，可能需要执行额外耗时的步骤，包括将页面粘贴或胶粘到另一文档以增加稳定性。 这会导致扫描操作停顿几分钟，并且对生产率有显著的负面影响。
纸张运行顺畅
纸张路径是扫描仪设计的重要环节。 领先的制造商将大部分注意力和工程专业知识都集中在开发可行的最佳进纸技术上。 设计必须考虑需要处理的各种文档类型。 这通常需要权衡取舍，因为纸张路径的宽度会影响图像质量，具体取决于文档类型。 设计上有简单但必须考虑的方面，例如确保纸张路径中没有可能导致页面被卡住的点。 “瀑布式”设计理念对于确保顺畅输纸非常重要。
设计有效的纸张路径首先要考虑选择 C 形还是直通式 输纸方式。 C 形输纸在用户体验、易用性和可靠性方面非常适合大多数用途。 设计完善的 C 形纸张路径可以处理较厚的重磅纸。
另外，直通式纸张路径可以保持非常厚或僵直文档的顺序。
将操作员干预减到最少
扫描仪输入托盘的尺寸和设计要求因扫描操作需求而异。 操作员可能首选与批量规模相符的输入托盘，这些托盘的大小根据业务应用而异，并且很少取决于组织的个别操作需求。
确保输入托盘能够处理长文档而无需操作员干预也是关键的一点。 
对于点对点扫描应用，扫描仪的外形会影响决定。 例如，扫描仪不使用时输入托盘可以折叠起来以减少占地面积。
大幅提升产能
高端扫描仪的用户可通过自动升降台在大容量输入托盘中装载 25、100、250、500 或 750 张的各种文档纸张。 将输入升降台设置到文档进纸器的位置时，其将保持在最高位置。 设置为容纳特定页数时，升降台将自动升高推送文档，并在推送最后一份文档之后降低。 这可在装载和切换批次时节省宝贵的时间。
扫前自动整纸功能
在涉及混合尺寸文档批次的应用中，若扫描项目的文档堆叠凌乱，操作员需要在进纸前对齐所有页面。 这对文档进入传输通道时控制偏斜以避免剪切页角非常重要。 定位门的设计支持批次的对齐。 Kodak Alaris 优化了定位门的设计，可以置于底部并折叠起来。
在批量扫描操作中，通常使用缓进装置来完成，这需要在该过程中执行一个额外的步骤。 随 Kodak S2000 系列扫描仪推出的 Kodak Alaris 扫前自动整纸等先进技术可优化进纸性能，简化扫描准备工作，避免在文档进入进纸器前的手动中整理堆叠文档。 扫前自动整纸功能可自动对齐页面，从而进行无差错扫描。 小型文档的纸叠以脉冲方式送进来获得最佳进纸效果。 这会大大减少进纸错误，因此不需要耗费大量的时间手动重新扫描文档。
防止关键数据丢失
速度对扫描操作员和知识型工人来说至关重要。 生产环境中提高每小时和每日吞吐量尤其重要，因为任何的延迟都会影响效率、生产力和盈利能力。 卡纸会使扫描过程中断，需要客户花费宝贵的时间清除卡纸并确定哪些文档已扫描和未扫描。 这可能会严重影响客户内部服务级别协议的能力。
交互式重张进纸检测是 Kodak Alaris 生产级扫描仪独有的功能，可即时检测重张进纸或多层文档，例如附有便签的纸张。 Kodak Alaris 通过内置超声波传感器提高了重张进纸检测的标准，该传感器利用多个麦克风侦测出现破碎迹象的纸张。 发出警报的文档被推送到扫描仪的出口路径，扫描过程不会停止。然后，操作员可以做出接受，忽略还是重新扫描图像的决定。
此外，Kodak Alaris 的这个功能使操作员能够跳过表现为重张进纸的扫描对象，使信封等物品能够与其它文档一起扫描。 这可确保扫描过程中不会遗漏任何页面，并防止关键数据丢失。
基于 Keypoint Intelligence-Buyers Lab 的测试，Kodak Alaris 扫描仪的交互式重张进纸检测可达到 99.999％ 的文档进纸精度。
智能文档保护
处理进纸问题的最佳方法是主动发现和解决这些问题。 Kodak Alaris 的研发团队开发了另一项称为智能文档保护的专有技术，可以防止文档损坏和数据丢失，从而在不影响质量控制的情况下提高效率。
智能文档保护通过超声波传感器监测扫描中纸张的状态，以“监听”问题，并在发生卡纸或错误进纸之前提醒用户。 该功能会在文档损坏迹象初现时立即停止扫描过程，使用户可以保留文档及其包含的信息。 此功能还可检测预扫描准备过程中可能被遗漏的订书钉。
文档收集和堆叠
如前所述，输出堆叠要求取决于扫描过程后处理纸质文档的方式。 如果文档需要以相同顺序重新组装甚或放回活页夹，那么堆叠的顺序和质量就会发挥重要作用。 超过 52% 的小批量生产决策者认为，输出堆叠质量是重要或极其重要的购置标准。**
在扫描混合尺寸的批次文档，特别是那些涉及薄的批次文档时，这带来了严峻挑战，并且可能导致操作员在扫描后花费不必要的时间来处理混乱的输出纸叠。 文档的顺序很容易混乱，因此很难找到需要的特定文档，或者在 BPO 环境中导致种种问题，而这些环境通常需要将原件返还给客户。
Kodak Alaris 为柯达生产级扫描仪和 Kodak S2000 系列配置了领先的输出堆叠控制技术，通过将纸张整齐地放在输出托盘中节省时间和精力。
Kodak Alaris 的扫描仪确保薄纸（如宣纸）在中间略微弯曲以提高挺度。 此外，出口偏转器可“保持”页面向下，这一点特别重要，可确保小型纸张定位在扫描仪旁并允许后续页面在上面堆叠。 出口偏转器是可以调节的，以便在文档退出后轻松对齐边缘以形成整齐的纸叠，并且可在需要时弹出。
输出堆叠控制功能也通过软件得到增强，可控制和改变纸张落到出口托盘上的速度。 例如，操作员可以高速采集图像并通过软件降低输出速度，从而确保轻磅页面落在出口托盘而非地板上。
更高的生产力始于更智能的清分功能
具有清分功能的大多数高容量扫描仪都需要专属软件。 Kodak Alaris 设计的 i5650S 和 i5850S 扫描仪能够通过 TWAIN 和 ISIS 等标准驱动程序支持大部分清分作业。 这使得操作员可以轻松提高生产力水平，不必学习如何使用全新的系统。
Kodak Alaris 生产级扫描仪采用三袋式清分设计，可满足服务机构、BPO 和企业收发室的大规模扫描需求。 结合智能清分功能、高速大吞吐量和一流的图像质量，提升生产力和显著降低文件采集成本。
在银行业和保险业的一些应用中，身份证明之类的原始文件必须在数字化之后返还给客户。这意味着操作员必须在扫描开始之前仔细准备文档，扫描完成后再将它们分开。 这项手工处理很容易出错，属于劳动力密集型工作且成本高昂。
i5650S 和 i5850S 扫描仪通过减少手工劳动量简化了工作流程。 使用插入码页识别功能分离文档批次，将可重复使用的插入码页分开并输出到后面的出口托盘，同时原始客户文档可自动分离并输出到扫描仪前面的异常托盘。 通过这些扫描仪的自动清分功能，现在分隔页可以重复使用多次。 扫描服务提供商不必再每年丢弃数百万张的分隔页了。 重复使用分隔页可大大节省成本和减少浪费。
优化护照扫描
扫描护照是让许多扫描仪操作员都头痛的问题， 因为护照通常需要插入封套或（用力）推入扫描仪的自动文档进纸器 (ADF) 来进行扫描。 Kodak S2000 系列扫描仪的 Kodak Passport 平板附件可轻松安装在扫描仪下方，非常易于使用。 操作员可以扫描小型或精密文档，并在短短两秒内完成护照照片页的扫描，不会有损坏护照的风险。
总结
先进的纸张处理功能可以大大简化扫描过程和减少人工干预。 Kodak Alaris 提供一流的混合批量文档处理和进纸技术，不会造成卡纸，尤其适用于涉及混合不同形状、尺寸以及厚度不同的批量文档。
- Kodak Alaris 的扫描仪具有创新的 C 形输纸通道，针对纸张状况进行了优化，可确保各种尺寸和厚度的纸张都能顺利通过。
- 扫前自动整纸技术可确保纸质文档的平稳有效进纸。
- 输出堆叠控制可确保文档在输出托盘中以正确的顺序整齐堆放。
- 智能文档保护可确保在重张进纸和卡纸发生之前予以避免或发现，做到防患于未然，从而显著提高生产效益。
- 如果确实发生了重张进纸，例如文档上留有便利贴时，Kodak Alaris 的交互式重张进纸技术可确保将此情况对生产力的影响降至最小。
合作伙伴和客户将 Kodak Alaris 的纸张处理功能及其领先的图像处理功能视为显著的竞争优势。
值得信赖的伙伴
Kodak Alaris 公司是领先的信息采集解决方案提供商，旨在帮助客户简化业务流程。 Kodak Alaris 的智能互联解决方案数十年来以图像科学创新技术为后盾，提供先进的纸张处理功能，旨在提高扫描效率并确保扫描任何类型文档都能取得更好的结果。
Kodak Alaris IN2 Ecosystem 集一流的扫描仪、软件、服务和合作伙伴关系于一身，旨在简化信息采集，使客户能够将数据转化为强大的竞争优势。
**Kodak Alaris 赞助的全球 LVP 用户调查，2018 年 10 月
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