- 依赖纸张作为输入源的日常任务，完成起来也速度缓慢
- 文档丢失或被盗会增加出现安全漏洞的风险
- 手动输入信息到系统存在数据输入错误的可能性
- 利用办公室或异地存储空间保存纸质副本，实属浪费资金
综合上述种种原因，各种各样的企业和公共机构正在努力转向无纸化流程。 变革可以通过公司政策自上而下落实，也可以由依赖纸张的单个管理流程自下而上开展，他们会看到精简业务流程带来的巨大机遇。 无论您的组织采取何种形式，或者如果您在考虑未来进行改变，请继续阅读下去，了解开始无纸化进程的实际方法。
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信息和图像管理协会 (AIIM) 正在引领无纸化进程。 他们每年举办“世界无纸日”活动，鼓励公司在一天中实现无纸化办公，减少人们在日常工作和个人生活中用纸量。
AIIM 首席推广官 John Mancini 在 2016 年的一项调查中表示，“尽管缓慢，但可以肯定，企业会不断认识到，数字化流经企业的大量内容和信息能够带来财务和运营利益。” 我们永远无法彻底消除纸张，但企业在清楚无纸化所能带来的投资回报和整体生产力提升时，将会更加愿意投资于无纸化技术。
无纸办公简介
1975 年 6 月 30 日，《彭博商业周刊》首次提出了数字化、无纸化办公室概念。 40 多年过去了，我们显然尚未实现这一目标。
到 2012 年，全球纸张需求量首次突破 4 亿吨。 我们每天都要使用大量纸张，甚至超越了我们想象的地步。 尽管如此，许多业务还是有办法最大限度地减少纸张用量，即在收到商业文档时进行数字化。 数字文档更容易访问、存储和共享。 那么，我们为什么没有实现无纸化呢？
尽管有 70 年代对无纸化的乐观主义，以及许多减少纸张用量的方法，但大多数企业和公共机构实现无纸化还要走很长的路。 即使有些企业已经有了数字化转型方法，但他们仍有很多机会尽可能快地优化其纸质文档转化为数字格式的方法。
研究公司 KeyPoint Intelligence 在 2016 年 12 月的调查探索了无纸化业务的状况。 当被问及是否认为有可能实现无纸化办公时，只有 15％ 的受访者认为这是可以实现的目标，另有 23％ 认为这是不可能的
在许多方面，已实施无纸化进程的企业经历了不同的“数字化时代”——由于这种转变的复杂性，它远非从模拟向数字信息管理的一蹴而就。
为什么纸张的使用仍如此普遍
- 便利： 在大多数办公室以及企业对企业和企业对消费者的交易过程中，都广泛使用纸质文档。 团队成员可以给出许多理由，比如“这更容易阅读”，“我需要将其备案”，“我们需要存档”，或者“我们一直这样做”。 但像 JPEG 和 PDF 等格式正在帮助使用它们的许多企业实现长久发展。 诚然，有些较旧的计算机记录目前可能很难访问，但凭借标准的迁移工作和长期的保存流程，它们可以在文档生命周期管理得到处理。
- 法律法规要求： 多年来，某些类型的商业交易一直都需要纸质文档，特别是涉及签字的交易，目的是提供有效约束或在法庭上用作证据。 消费者生活中的许多重要时刻都需要用到纸张，通常是为了签名。 例如，出售企业、申请贷款或购买汽车等重大事件。 不同的国家/地区对数字化文件或以数字方式创建的文件在法庭上用作证据有着具体要求，并会文档类型而异，但数字化流程往往需要有完整的监管链才能满足政府法规要求。
- 表象的可负担性： 乍看起来，纸张似乎是一个更能让人承受得起的选择。 但陷入这个错误的信念是付出沉重代价的。 办公室主要使用纸张时，总运营成本将包括：打印机、网络连接、墨水、碳粉、纸张本身以及相应的维护。 随着业务的发展，这些成本也会随之增长。 在企业层面上，这些成本被放大，进而形成浪费。 当业务数据需要使用纸张时，如保险索赔表格或纸质调查提交报告，手动处理输入的信息仍需要大量的人力成本。
实现无纸化的优点
- 井然有序： 桌子或书架上不会再有堆积如山的文件资料， 也不再需要笨重的文件柜。 这可以避免文档归错档或放错位置，因此无需花费本该用在为客户服务或处理其他业务优先事项上的宝贵时间。 文件和文档将更容易找到、访问和共享。
- 效率： 数字文档比纸质文档更易于管理、存储和检索。 无论文档位置如何，使它们易于访问和与客户共享，从而提高团队工作效率，提供更好的客户体验。 从文档中提取所需的数据（通过自动识别机器打印、手写或光学标记）要比从纸张输入更快，更不容易出错。
- 可扩展性： 无纸运营需要更少的空间，整个办公室不再是矗立的成排档案柜。 在高峰期或业务扩张期间，处理大量的业务输入数据所需的大量人手很难增加，而这在数字环境下则容易做得到。
- 环保： 减少印刷意味着将有更少的树木被砍伐用于造纸。 造纸在生产和运输上都非常耗能。 无纸化对环保的意义是能人们广为接受和相对容易理解的概念，能够获得员工们的支持。
- 更快速的沟通： 除非您在单据上标注隔夜交付（例如在需要迅速处理保险索赔，代理人需要将文件提交给理赔专家），纸质文件至少需要一天的时间才能从 A 点送达 B 点。即使能实现这个要求，期间也可能会出现延误、误置或完全丢失。 数字化之后，在需要的地方即时获取文档成为可能。 看一看一家建筑供应商如何即时数字化交付凭证，从而更快速地接收客户付款。
- 文档备份和恢复： 这即昂贵又耗时，甚或在许多情况下，一旦纸质文档损坏或放错位置，就回天乏术了。 您的利益相关者可能永远无法访问重要的文件，因为有人放错了文件，或者火灾或洪水等灾难发生时损坏了有 200 年历史的文档。 通过无纸化办公室，文档以电子方式存储，可方便简单地备份到远程服务器或云存储库，从而安全地存储您的重要信息。
- 成本更低： 存储纸质文档的成本很高，对于地处黄金地段的企业尤其如此。 打印也要花钱；除了支付纸张本身的成本外，还有打印机、墨水、邮资和打印设备维护的成本。 企业可以通过转换为数字文档来消除存储费用。 在减少或消除纸张存储后，公司甚至可搬迁至租金更低、面积更小的办公场所，从而通过无纸化节省更多的成本。
这些优势如何助您一臂之力
除了无纸化的一般优点之外，尽可能快地从工作流程中移出纸张，可以让大多数纸张密集型商业应用获得特殊优势。
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应付账款
开发票需要费用；消除该流程中的纸张会大幅减少开销。 发票处理是利用数字解决方案进行端到端处理的最先进应用之一，在许多情况下不需要任何人工交互操作。 数字化应收账款流程中的纸张数据可获得以下优势：
- 更快的处理速度、简化的付款时间控制，从而尽享折扣或避免处罚
- 避免花费大量时间和精力来匹配发票和采购订单
- 减少追踪和跟进审批所耗费的人力和时间
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邮件收发室自动化
公司的邮件收发室可能是公司的一个关键瓶颈，也可能是许多业务流程的快速入口。 数字邮件收发室可处理的高峰工作量是手动操作的邮件收发室永远无法企及的。
- 消除各职能部门等待文件的时间
- 确保员工能够实时访问数据和文档
- 通过更快的周转时间提高客户满意度和忠诚度
> 了解有关解决邮件收发室自动化挑战的更多信息
表单处理
表单通常用于商业应用，其间客户希望得到即时响应。 它们为客户带来了即纯数字化替代方案（即电子表格）或数字化和自动处理的关键机会。
- 简化数据输入流程以加速整个业务流程
- 与大量手动重新输入相比，可降低错误率
- 让知识型工作者心无旁骛地专注于为能创造更多价值的工作
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客户服务
客户服务在数字化后所需工作量更少。 通过使用正确的平台，组织可以更快、更顺利地为新客户提供服务。 数字化客户服务更加个性化。 看起来好像存在矛盾，不过也确实如此。 通过减少书面文件来缩短新客户的服务时间，腾出更多时间进行面对面的交流，会让新客户感受到更加被重视。
- 减少处理时间，提高客户满意度
- 在较低价值的行政任务上花费较少时间，提高员工满意度
- 大大减少错误
> 了解有关解决客户服务挑战的更多信息
记录管理
许多受管制行业需要遵循明文规定的商业文件处理和存储流程及法规。 新出台的法律法规要求对流程进行调整，增加验证和记录。这使得记录管理成为一个不断变化的目标，尤其是在基于纸张的环境下，这很难完成。
- 消除纸质系统的低效率、耗费时间和附加成本
- 保护敏感的个人数据；数字化信息有密码保护、数据加密和双因素身份验证等特点，可以更安全地存储。
- 更好地遵法律法规
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现实无纸化需要核对的清单
1. 评估纸张带来的瓶颈
- 清点您业务中最关键的流程，例如暂停会导致业务停止或给其带来损害的流程
- 查阅现有的文档或建立一个快速的逐步概述，注意流程或任务中用到纸张的地方
- 评估典型月份中所选流程需要的纸张业务数据输入量，以及手工处理纸质文档所需的时间
- 确定提供重要数字化机会的流程步骤
2. 在可行的情况下建立无纸化流程
- 识别依赖纸质输入数据并可以很容易地转换为输入数字信息的流程，例如提供一个电子表单来取代纸质表单
- 确保数字流程和传统流程可得到并行处理，同时又能完全集成，从而在出现从纸张到数字的大量转换时实现顺畅过渡。
3. 扫描和过期案卷转换
- 任何以纸质形式到达的文档都应在收到时尽快转换为电子文档。 您不能强迫客户、供应商或许可联系人进行无纸化，而相应的纸质文档会带来机会，有时文件也很可能会成为您业务的一部分。 关键是在这些文件一到达您的公司或机构时尽快对它们进行数字化。
- 把现有的档案转换成数字化可能是有价值的，但这需要很高的检索率或频繁地集成到新业务输入信息的处理。 业务案例评估需要确认业务价值。
4. 通知客户最新情况
- 完成了完全电子化或数字化的转变后，您应将这些变化通知客户并阐明其对他们的影响。 您可能希望发送电子邮件通知，突出说明其优点，并阐明可能存在的任何安全和隐私问题。
- 在适用的情况下，还要向客户解释电子签名。
- 确保提供和宣扬激励措施，促进客户进行转变以减少障碍，例如更低的费用、提高增加忠诚奖金等。
最后，尽享收益吧！ 时间和成本节省的回报将迅速增加，客户满意度和忠诚度也会有巨大提升。
实现无纸化的关键工具
可减少个人纸张用量的有效资源比比皆是，但广泛审视组织中使用纸张的方式会产生巨大影响。 明确纸张进入组织的位置并在进入时将其数字化是关键的起点。
实现无纸化需要的关键工具是什么？ IN2 Ecosystem 集屡获殊荣的扫描仪、软件与服务和合作伙伴关系于一身，能帮助组织轻松地从纸质文档中收集信息并实现无纸化。 这个别具一格的方法旨在提高生产力，提高投资回报率和获得卓越的商业价值。
先进的商用扫描仪不仅仅是采集图像，它们还将成为完全数字化流程的通道。 IN2 Ecosystem 中的 S2060w 和 S2080w 等扫描仪，可将原始数据转化为信息，推动真正的洞察力。 这些扫描仪与 Kodak Capture Pro Software 等采集软件配合使用后，您可索引、输入或手写扫描内容，提取文本，并将提取的信息用于商用系统，无需任何手动处理。 自动化信息采集流程得到简化，您的业务将迎接新的机遇。
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延伸阅读： 从混乱到商机： 将数据转化为金子
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