Veritas Engineering expande serviços de BPO com a Kodak Alaris

Com sede na África do Sul, a Veritas Engineering é uma importante empresa de consultoria especializada em construção em larga escala, gerenciamento de projetos e gerenciamento de arquivos. Seus serviços de terceirização de processos de negócios (BPO) oferecem serviços de gerenciamento e digitalização de documentos para organizações de vários setores.

O Desafio: O Crescimento Rápido Exigiu uma Atualização do Sistema para Ampliar os Recursos e a Escala

Anos de crescimento constante e um forte aumento na demanda por serviços de digitalização e processamento de documentos revelaram uma necessidade urgente de atualizar as operações de digitalização de documentos e integração de dados da Veritas para acompanhar o crescimento. Seu sistema legado era caro, lento e inflexível; ele simplesmente não conseguia acompanhar o aumento da demanda.

A equipe da Veritas estava frustrada com o baixo desempenho de sua frota de scanners de documentos e com a falta de suporte que estava recebendo. Eles também sabiam que precisavam abandonar seu software de captura desatualizado, que estava criando gargalos de serviço e não conseguia acompanhar a crescente demanda por serviços de gerenciamento de documentos e solicitações de recursos.

Os líderes da Veritas estabeleceram metas para aumentar a eficiência operacional e a produtividade, expandir suas ofertas e recursos de serviços, oferecer modelos de preços flexíveis aos clientes e mudar de um sistema de digitalização complexo e centralizado para uma plataforma mais flexível e inteligente que capacita sua base de usuários distribuídos. A empresa precisou implementar um novo software IDP e Scanners de documentos de alto volume para atingir suas metas, que incluíam a necessidade de:

• Melhorar o desempenho de suas operações de digitalização e integração de dados em termos de velocidade, confiabilidade e flexibilidade.
• Aumente a visibilidade das operações em toda a linha e gerencie os lotes entre os locais.
• Aprimorar os recursos de integração para salvar alguns arquivos nos repositórios de documentos do cliente.
• Aumentar os níveis de automação para garantir que todos os registros sejam arquivados corretamente, sem duplicação ou erros.
• Integre-se à nuvem do Azure e use o licenciamento simultâneo para sua base distribuída de usuários finais.

A Solução: Os Melhores Scanners da Categoria e Intelligent Document Processing

Reconhecendo os desafios e a oportunidade, a Veritas procurou seu parceiro, o Scan Serv, para obter orientação. A Kodak Alaris é uma parceira tecnológica de confiança da Scan Serv há muitos anos e é reconhecida como a melhor fornecedora de scanners de documentos de alto desempenho e como uma líder em ascensão no setor de software de IDP. Com o mais amplo portfólio de soluções do setor e uma equipe de serviços profissionais que tem trabalhado com sucesso com o Scan Serv há muitos anos, a Kodak Alaris foi a escolha perfeita para a Veritas.

A Scan Serv recomendou uma abordagem em fases para a atualização do sistema, começando com uma nova frota de scanners de documentos da Kodak Alaris, incluindo os scanners KODAK i5850S, seguida pela implementação da KODAK Info Input Solution. Como uma plataforma de Intelligent Document Processing (IDP) baseada em navegador, a adoção do Info Input foi rápida e indolor, e os ganhos de produtividade foram atraentes e consistentes.

Resultados: Melhorias Drásticas em Toda a Linha

Com a nova frota de scanners instalada e o Info Input Solution implantado para 160 usuários em seis locais, o novo sistema causou um impacto imediato na produtividade. Em menos de dois meses, a empresa conseguiu assumir vários projetos novos e expandir suas operações com novas instalações. Agora, a empresa está processando mais de 200 milhões de páginas por mês, com uma visibilidade muito maior das operações em todos os setores, e a satisfação dos usuários melhorou muito.

Eles alcançaram níveis mais altos de automação, pois várias etapas manuais foram eliminadas com sucesso dos fluxos de trabalho de integração e gerenciamento de documentos, desde a preparação do documento até a classificação automática. O sistema antigo tinha uma fila limitada, mas agora os usuários não precisam ficar esperando que a fila seja liberada para poderem realizar outras tarefas. Com um único servidor central para configuração, os usuários só precisam de uma conexão com a Internet para fazer seu trabalho, diretamente de um navegador. O fato de não precisar comprar e gerenciar hardware adicional proporcionou uma enorme economia de custos para a empresa.

A Veritas agora pode assumir mais projetos com o mesmo custo, sem aumentar o número de funcionários. Com a tecnologia KODAK Info Input Solution e hospedado em uma nuvem privada do Azure, o novo sistema fornece um registro claro de todas as alterações, exceções de saída e solicitações de alteração. Ele também é personalizável e fácil de configurar com sistemas de armazenamento de arquivos, e a integração com o PowerBI fornece relatórios e auditorias automatizados sob demanda.

Uma Parceria para Impulsionar o Crescimento e a Expansão de Serviços

A Veritas Engineering atende a muitas organizações governamentais na África do Sul para o gerenciamento de registros digitais, incluindo o Departamento de Saúde e o Departamento de Justiça. O manuseio seguro de todas essas informações confidenciais exige um alto grau de confiança; a confiança que essas agências têm na Veritas está impulsionando o crescimento contínuo no setor público e fora dele. Enquanto isso, a equipe de Serviços Profissionais da Kodak Alaris trabalha junto com a equipe da Scan Serv, que fornece relatórios mensais de sucesso do cliente e gerenciamento de programas. Juntos, eles formam uma equipe de especialistas altamente responsiva e coordenada, dedicada a superar as expectativas de sua variada base de clientes.

Com o KODAK Info Input Solution, a Veritas agora tem a flexibilidade de personalizar soluções para qualquer caso de uso ou fluxo de trabalho e integrá-las aos sistemas existentes. Esses recursos permitem que a empresa atinja uma gama maior de clientes e aprimore continuamente seus serviços, seja no processamento seguro de arquivos de pacientes, documentos legais críticos ou registros históricos importantes.

A arquitetura Open Intelligence™ do Info Input facilita a integração de serviços de Intelligent Document AI e IA generativa de fontes confiáveis como Amazon, Microsoft e Google, o que significa que a Veritas tem recursos praticamente ilimitados para expandir seus serviços de processamento de documentos. A decisão de adotar o Info Input Solution resolveu muitos desafios para a Veritas e estabeleceu a base para um futuro mais produtivo, eficiente e escalável. Essa transformação destaca como a parceria com o provedor de tecnologia certo pode ser fundamental para estabelecer um caminho claro e sustentável para o crescimento a longo prazo.