Tronitech transforma operações de BPO com Kodak Info Input Solution

Sumário

A Tronitech, uma empresa de terceirização de processos de negócios (BPO), substituiu com sucesso seu ineficiente sistema legado de processamento de informações pela Kodak Info Input Solution, software inteligente de automação de processamento de documentos que simplifica a jornada desde a chegada dos documentos até o uso em sistemas empresariais. O software anterior da Tronitech vinha causando uma série de desafios comerciais dispendiosos. A mudança para a Info Input Solution resultou rapidamente em um salto gigantesco em eficiência operacional, em uma redução drástica nos custos de recursos e equipamentos e em uma capacidade aprimorada de atender a uma ampla gama de necessidades dos clientes. A Tronitech agora atende sua variada base de clientes com maior velocidade e precisão, e faz isso com muito menos infraestrutura. Eles dobraram seu volume mensal sem scanners ou operadores de documentos adicionais.

Tronitech: um escritório de serviços multidimensional

Localizada em Indianápolis, a Tronitech é uma empresa de BPO que atende uma clientela diversificada em vários setores, incluindo saúde, governo, ensino superior, manufatura e serviços financeiros. A Tronitech gerencia uma ampla variedade de tipos de documentos para seus clientes, como registros médicos, solicitações de empréstimos, contratos e faturas de fabricação. Seu software interno de gerenciamento de documentos, VaultView, é uma plataforma Microsoft Azure que torna os documentos acessíveis para sua diversificada base de clientes.

Enfrentaram um desafio significativo: o software de captura e processamento de dados em que confiaram durante muitos anos tinha acumulado uma dívida técnica significativa e dependia de tecnologia obsoleta. Eles precisavam agir rapidamente para identificar e implantar uma solução empresarial moderna e mais adequada que pudesse resolver os desafios existentes e acelerar os resultados de negócios.

Uma série de desafios técnicos

O desatualizado sistema de processamento de informações da Tronitech apresentava diversos problemas que exigiam atenção constante dos recursos técnicos, incluindo:

• Lotes com falha e perdidos: O sistema frequentemente perdia lotes e exigia a reconstrução de trabalhos, resultando na drenagem de recursos e frustrantes ineficiências de processo.
• Atrasos regulares nas operações de digitalização: As limitações técnicas e a constante solução de problemas levaram a restrições de recursos e graves atrasos nas operações de digitalização. Esses atrasos prejudicaram ainda mais a eficiência do pessoal e dos negócios.
• Requisitos complexos de infraestrutura: A Tronitech teve que operar nove servidores separados para três sistemas distintos para acomodar diversas limitações e configurações técnicas. Essa configuração fragmentada foi um arranjo improvisado montado ao longo dos anos para encontrar algo que funcionasse dentro das muitas limitações do sistema.
• Conflitos com o sistema operacional Windows: Cada vez que uma atualização do Windows era lançada, o sistema funcionava mal, muitas vezes exigindo uma reversão para uma versão anterior. Isso teve um duplo impacto negativo na produtividade e na segurança do sistema.
• Suporte insuficiente para sistemas modernos: A solução existente da Tronitech exigia o Internet Explorer, um navegador desatualizado que a Microsoft não oferece mais suporte. Isso introduziu riscos de segurança e problemas de desempenho adicionais.

A virada do jogo: Kodak Info Input Solution

Por muitos anos, a Tronitech confiou nos premiados e robustos scanners de produção pelos quais a Kodak Alaris é conhecida em todo o mundo. A frota existente de scanners da série Kodak i4000 e a parceria de longo prazo com a Kodak Alaris ajudaram a tornar a escolha de uma solução de software uma decisão fácil de tomar.

Após uma avaliação de um mês da Kodak Info Input Solution em execução em seu ambiente Azure, ficou claro que a Info Input Solution era a solução perfeita para seus fluxos de trabalho existentes, requisitos de configuração, base variada de clientes e planos de crescimento . Também forneceu vários recursos avançados dos quais eles poderiam aproveitar em projetos futuros.

A Tronitech colaborou com as equipes de vendas e serviços profissionais da Kodak Alaris para configurar 265 trabalhos na solução Info Input. Esses trabalhos de clientes foram construídos ao longo de 17 anos e alguns deles foram migrados de diferentes soluções de software ao longo do tempo. Foi tão confuso quanto parece, mas todos os trabalhos foram migrados com sucesso para o Info Input Solution em apenas algumas semanas - e o processamento desses trabalhos é muito mais rápido do que antes.

Veja como funciona o sistema, em alto nível:

1. Captura de documentos: Documentos em papel de vários tamanhos e tipos são digitalizados usando scanners Kodak da série i4000, altamente reconhecidos por sua velocidade, precisão, confiabilidade e alta capacidade.
2. Processamento de dados: O Kodak Info Input Solution classifica, extrai, categoriza e indexa dados automaticamente. Além de documentos em papel, o sistema também processa emails e seus anexos, como imagens, emails, PDFs, documentos Word e arquivos Excel.
3. IA e aprendizado de máquina (ML): A Info Input Solution integra-se aos Serviços Cognitivos da Microsoft para atuar em determinados dados quando necessário. Por exemplo, se uma empresa enviar uma grande pesquisa de clientes, ela poderá usar os Serviços Cognitivos para verificar endereços e melhorar a precisão e a taxa de retorno.
4. Data de validade: Os dados extraídos passam por verificação e aumento automáticos por meio de sistemas corporativos e ferramentas RPA.
5. Entrega: Os dados verificados são finalmente integrados a vários sistemas de negócios e aplicativos empresariais, incluindo o software VaultView da Tronitech para armazenamento e recuperação de clientes.

Uma transformação bem-sucedida em muitos níveis

As diferenças entre o sistema anterior e o Info Input Solution da Kodak foram dramáticas. A Tronitech agora pode atender mais clientes em menos tempo, colocando-os em um caminho de crescimento acelerado sem adicionar hardware ou pessoal. Eles alcançaram muitos resultados comerciais importantes, incluindo:

• Infraestrutura e licenciamento reduzidos: A Tronitech conseguiu reduzir sua infraestrutura de processamento de documentos de nove servidores e múltiplas licenças para um servidor e uma licença. Apesar de exigir muito menos em termos de poder computacional, o novo sistema é mais rápido e produtivo.
• Menos requisitos de recursos: A transição de nove servidores separados executando três sistemas complicados para um sistema único e totalmente integrado em um único servidor fez uma enorme diferença para a equipe da Tronitech.
• Configuração de trabalho mais rápida: O tempo necessário para configurar trabalhos individuais foi reduzido de 2 horas para apenas 20 minutos. Se você extrapolar isso para toda a base de clientes da Tronitech, os ganhos de produtividade são fáceis de calcular.
• Maior volume de processamento: A Tronitech agora pode lidar com o dobro do volume de processamento em um único servidor, em comparação com a configuração anterior de nove servidores.
• Menores custos operacionais e de manutenção: Os custos de propriedade, operação e manutenção desses nove servidores foram substituídos pela simplicidade, velocidade e automação contínua.
• Flexibilidade e segurança do sistema: O novo sistema é totalmente compatível com aplicativos modernos e atualizações do Windows, eliminando assim os riscos de segurança e a necessidade de reversões de sistema e outras tarefas demoradas de configuração de TI. Ele funciona agora e está pronto para o futuro.
• Recursos integrados que agregam valor: A capacidade de processar e-mails e seus anexos como PDFs, arquivos Excel, documentos Word e imagens - sem custos adicionais - fez uma grande diferença nos resultados financeiros da Tronitech.
• Preparado para o futuro com IA: Imediatamente, o Info Input Solution integra-se aos mecanismos de IA mais avançados do mundo, como os Serviços Cognitivos da Microsoft. Esse recurso agrega imenso valor para os clientes da Tronitech e prepara suas capacidades de processamento de documentos para o futuro.
• Relatórios automáticos: É fácil inserir relatórios em e-mails diários para atualizações rápidas e análises da equipe. Dados de auditoria e estatísticas são incluídos sem custo adicional e modelos de relatório do Power BI são fornecidos para necessidades típicas de relatórios. Com o Power BI, não é necessário licenciamento adicional para gerar relatórios.

Conclusão: O parceiro certo para a transformação digital

A decisão de mudar para a solução Kodak Info Input resolveu muitos desafios e preparou o caminho para um futuro mais eficiente, econômico e escalável para os negócios da Tronitech. Até mesmo os especialistas em transformação digital podem ter a sua própria jornada de transformação digital, tudo em nome do progresso e do desempenho. A transformação digital da Tronitech com tecnologia e suporte da Kodak Alaris demonstra como o parceiro certo pode fazer toda a diferença no esforço para definir um caminho claro e sustentável para o crescimento.