Edge Digital Group e Kodak Alaris transformam o gerenciamento de registros para afiliados do DMV

Por mais de 25 anos, o Edge Digital Group tem ajudado empresas e agências governamentais a gerenciar informações com mais eficiência e simplificar fluxos de trabalho de negócios. Eles escolheram fazer parceria com a Kodak Alaris para oferecer soluções de captura e processamento de dados que automatizam fluxos de trabalho de integração de clientes para pequenas empresas que atendem ao Departamento de Veículos Automotores (DMV) de Maryland. É assim que a associação está ajudando essas empresas a terem sucesso.

Antecedentes e Desafíos

Existem várias empresas de Tag & Title em Maryland que fornecem serviços importantes para o estado. Como membros licenciados da Maryland Vehicle Titling Association (MVTA), o estado aproveita essas pequenas empresas para digitalizar, processar e enviar uma variedade de documentos para o Maryland DMV. Motor Car Tag & Title é um desses negócios. Eles foram os primeiros a trazer o Edge Digital Group para ajudar a resolver uma variedade de problemas com integração de dados e gerenciamento de registros. Havia muitas etapas manuais e repetitivas envolvidas, tornando o processo lento e propenso a problemas de qualidade de dados.

Antes de a solução ser lançada, os funcionários precisavam digitalizar documentos e licenças em uma pasta, carregá-los em vários sistemas para processamento e, em seguida, digitalizar os documentos novamente. Eles tiveram que digitalizar novamente porque seu sistema exclui todos os registros após a digitalização, mas um mandato estadual exige que eles mantenham cópias de arquivo de tudo. Foi uma experiência frustrante para funcionários e clientes.

Além disso, eles compraram scanners de prateleira que produziam resultados inconsistentes e de baixa qualidade, de modo que havia uma ampla gama de problemas de qualidade de dados sendo alimentados no sistema estadual. A digitalização de documentos para os clientes a bordo é a primeira parte do fluxo de trabalho comercial, mas seus scanners de baixo custo quebravam constantemente e precisavam ser substituídos.

Jon Stuck, proprietário do Edge Digital Group, verificou empresas semelhantes na área e descobriu que todas estavam lidando com os mesmos problemas. Em suma, essas empresas foram forçadas a gastar muito tempo e dinheiro lidando com um sistema ineficiente e muitas vezes quebrado, e foram incapazes de fornecer uma experiência rápida e confiável para seus clientes.

Soluções personalizadas Kodak Alaris

As necessidades e fluxos de trabalho exclusivos de cada empresa se beneficiam da consultoria especializada de Jon e da equipe do Edge Digital Group team.

"Com nosso conhecimento da indústria e conhecimento do amplo portfólio de produtos que a Kodak Alaris oferece, fomos capazes de agir rapidamente com uma série de recomendações. Começamos imediatamente a implementar soluções para Motor Car Tag & Title e, em seguida, Tag & Title Service of Maryland."

A equipe de Jon recomendou os scanners KODAK 2070, os scanners S3000 Max Series, e o KODAK Capture Pro software.

"Chegamos rapidamente ao local para ajudá-los a projetar e configurar novos fluxos de trabalho de automação. Não demorou muito para que todos percebessem a diferença. Assim que entramos online no primeiro dia, ficou claro para todos os envolvidos que finalmente tinham uma solução." facilitaria a vida deles. Eles não precisam mais digitalizar nada duas vezes e a qualidade da imagem é sempre excepcional. Além disso, é uma solução muito simples, um sistema que qualquer pessoa pode aprender a usar em apenas alguns minutos. "

Agora todo o seu processo de gerenciamento de registros é rápido, fácil de usar e confiável - ninguém se preocupa com resultados de baixa qualidade ou falhas de scanner.

"A solução Kodak Alaris simplificou toda a sua operação. Ela criou uma experiência melhor para funcionários e clientes, ao mesmo tempo em que ajudou o negócio a crescer."

Com o KODAK Capture Pro, podemos preencher automaticamente as opções ao digitalizar documentos, o que economiza muito tempo na entrada de dados. Podemos personalizar facilmente a maneira como digitalizamos, geramos e outras coisas que o software anterior não podia fazer. Esses fluxos de trabalho agora são rápidos e contínuos e os clientes podem ver a diferença."

“Uma das coisas de que nos orgulhamos é o nosso serviço ao cliente. O novo sistema com a Kodak Alaris nos permitiu fornecer um serviço cinco estrelas sempre que um cliente entra pela porta..”
- Beth Caro, Tag & Title Service de Maryland

Resultados que Continuam a Pagar Dividendos

Com a solução Kodak Alaris, ambas as empresas de serviços automotivos reduziram significativamente o número de etapas necessárias para concluir uma transação do cliente. O Tag & Title Service de Maryland conseguiu eliminar 15 etapas manuais de seus fluxos de trabalho. Essa automação liberou tempo para que a equipe se concentrasse em tarefas mais estratégicas. Agora eles podem digitalizar algo uma vez e enviá-lo para quantos lugares forem necessários e obter os dados diretamente no sistema de estado com rapidez e precisão.

"Tendo trabalhado com praticamente todos os provedores de soluções do setor, acreditamos que a Kodak Alaris oferece a melhor variedade de soluções de captura de documentos e automação de dados do mercado. Temos orgulho de fazer parceria com a Kodak Alaris para ajudar nossos clientes a obter sucesso. soluções, captura de dados e plataformas de gerenciamento para outras empresas em toda a região. Cada organização tem fluxos de trabalho e desafios exclusivos, e a Kodak Alaris nos permite enfrentá-los com sucesso."

Existem centenas de organizações de serviços de gravadoras e títulos como esta em Maryland e muitas outras em toda a região, então a oportunidade de crescimento é enorme.

"Estamos ansiosos para ajudar essas empresas a construir um futuro mais forte juntas e proporcionar uma experiência melhor para os milhares de clientes que usam seus serviços."