Transformação digital em uma instituição de ensino superior na Argentina: acesso rápido e seguro ao seu arquivo histórico e fluxo de trabalho

No setor educacional, é essencial aproveitar os avanços tecnológicos que permitem agilizar o sistema de controle escolar e o acesso às informações, resultando em melhor atendimento à comunidade acadêmica. Portanto, a transformação digital é uma oportunidade para obter eficiência nos processos administrativos e reduzir a burocracia para os professores, que poderão dedicar mais tempo ao desenvolvimento de atividades pedagógicas.

Panorama:

Uma instituição de ensino superior da Argentina, com o objetivo de modernizar seus processos administrativos, decidiu implementar a transformação digital de documentos, assumindo o desafio de digitalizar seu arquivo histórico e fluxos de trabalho diários.

O cliente já estava gerenciando suas informações nativas em formato digital há mais de 5 anos, portanto, o desafio atual era digitalizar seu arquivo histórico para adicioná-lo aos seus repositórios digitais e, assim, melhorar sua administração, os serviços ao cliente interno e externo, bem como otimizar o gerenciamento de seus processos.

Desafio:

O cliente estava procurando digitalizar um universo de 18 milhões de imagens de documentação histórica e de fluxo diário.

Como a documentação era de diferentes momentos históricos da instituição, a diversidade de papéis não só variava em gramatura, tipo e tamanho, mas também acrescentava outro desafio, que era a condição do arquivo, que foi mantido por muitos anos em diferentes espaços ambientais, o que significava que diferentes tratamentos tinham de ser adotados para evitar danos aos documentos, garantindo sua legibilidade e, assim, podendo superar com sucesso sua digitalização.

O objetivo principal era levantar e estabelecer as necessidades e os objetivos do projeto, com o intuito de convertê-los em um plano de ação que fosse transversal a todas as áreas e partes interessadas, obtendo uma solução que atendesse aos padrões de qualidade que a Instituição tem realizado em tantos anos de experiência.

Em colaboração com a CopiandoNet, Atacadista Autorizado na Argentina, esse desafio foi assumido, criando o compromisso de estabelecer as necessidades do projeto, garantindo a legibilidade, a preservação e a segurança das informações.

Solução:

A documentação encontrava-se em diferentes estados de conservação, sendo que alguns casos datados do século XX exigiam cuidados especiais, não só pelo estado do material, mas também pelas informações neles contidas.

As informações estavam guardadas em diferentes tipos de recipientes, pastas, cadernos com argolas, trípticos, revistas, livros, entre outros, com diferentes meios de fixação, como colchetes, borboletas de metal, argolas de plástico, colchetes de metal com dois furos e de diferentes tamanhos, de 5x5 cm a A3 ou maior.

A solução Kodak Alaris implementada consistia em três ilhas de captura com um equipamento de produção Kodak i4250 e o software Kodak Capture Pro LE, cada um deles conectado por rede a uma estação centralizada de Autoimportação Kodak Capture Pro e a estações de Software Kodak Capture Pro, para indexar a saída das diferentes séries de documentos nas ilhas de captura.

Benefícios e resultados:

A documentação digitalizada passou a fazer parte do arquivo eletrônico gerenciado pela Instituição Educacional e a integração ao seu sistema de gerenciamento de documentos traz benefícios imediatos para a organização, reduzindo significativamente o tempo que os usuários têm para consultá-la e tendo acesso imediato e multiusuário à documentação, otimizando assim a tomada de decisões.

Quanto aos documentos do arquivo histórico, todos foram digitalizados sem nenhum dano, graças ao equipamento Kodak i4250, que permitiu que o arquivo fosse digitalizado em alta velocidade e com excelente qualidade, manipulando documentos encadernados e livros sem comprometer a integridade dos documentos físicos.

A segurança dos documentos foi garantida, especialmente aqueles com informações confidenciais, pois os dados são processados diretamente no scanner e exclusivamente em uma memória volátil, garantindo a exclusão dos dados ao transferir ou desligar o dispositivo.

Essa solução faz parte da estratégia do cliente de gerenciar todas as suas informações digitalmente, incorporando tudo o que foi processado nesse projeto ao universo nativo digital existente e, assim, oferecendo uma solução abrangente ao converter todos os seus documentos em um repositório digital.