Transformação digital e conformidade regulamentar de uma entidade municipal no México com a KODAK Info Input Solution.

A Lei Geral de Arquivos do México é uma lei pública que se aplica a todo o território nacional. Seu objetivo é estabelecer princípios e bases gerais para a organização, conservação, administração e preservação uniforme dos arquivos de vários órgãos, autoridades e agências governamentais.

Agora, por que a digitalização de documentos em órgãos governamentais é relevante no contexto dessa lei? A resposta está no fato de que a Lei Geral de Arquivos busca promover o uso de métodos e técnicas de arquivamento que garantam a organização, a preservação, a disponibilidade, a integridade e a rápida localização dos registros. Ao adotar a digitalização, os órgãos governamentais podem atingir esses objetivos de forma mais eficiente e eficaz.

Panorama

Em um esforço para cumprir a Lei Geral de Arquivos e melhorar a eficiência de seus processos, as autoridades de uma entidade municipal no México embarcaram em uma busca por uma solução que lhes permitisse digitalizar e organizar seus arquivos de forma rápida e eficaz.

Com uma população densa e escritórios governamentais lotados durante todo o ano, a necessidade de acelerar os processos era premente. Embora eles já tivessem implementado algumas soluções digitais para determinados procedimentos, ainda havia muitos procedimentos em que os cidadãos precisavam comparecer pessoalmente e apresentar documentos físicos.

Desafio

O desafio era encontrar uma maneira de simplificar seus processos sem comprometer a conformidade com a Lei Geral de Arquivos. Além disso, era necessária uma plataforma unificada que permitisse a criação de perfis de usuário e fornecesse acesso em tempo real a informações digitalizadas e categorizadas que protegessem a identidade de cada solicitante e seus documentos pessoais que deveriam ser enviados à instituição.

Solução

13 scanners KODAK S3100 ye 8 licenças do software KODAK Info Input Solution foram adquiridos e implantados em vários municípios do país. Essa solução revolucionária possibilitou a digitalização e a classificação de documentos instantaneamente e desde o momento da entrada até o início da solicitação, o que agilizou bastante todos os procedimentos e processos diários dos departamentos.

Benefícios e Resultados

Graças à implementação dos scanners KODAK S3100 e do software inteligente de processamento de documentos, KODAK Info Input Solution, a digitalização de documentos em grandes volumes foi simplificada. Isso reduziu consideravelmente o tempo necessário para realizar os processos solicitados pelos cidadãos, o que se traduz em um serviço mais eficiente e satisfatório para o público. Além disso, essa entidade municipal está em total conformidade com os regulamentos atuais relativos à digitalização e ao acesso às informações.

Os Scanners KODAK instalados são capazes de processar todos os tipos de documentos que chegam aos escritórios municipais, o que permitiu que os processos se tornassem ágeis, precisos e confiáveis na execução das solicitações. Essa transformação é um exemplo claro de como a tecnologia Kodak Alaris pode revolucionar a captura de documentos em qualquer ambiente.

Em resumo, a digitalização eficiente de documentos foi alcançada nessa entidade municipal, simplificando os processos e atingindo níveis nunca antes vistos de satisfação do público, para citar apenas alguns dos benefícios. Com a Kodak Alaris na vanguarda, foram lançadas as bases para uma administração pública mais eficiente e um progresso institucional sem precedentes.