O escritório de registros da Oklahoma State University, operações de admissão – e outros departamentos – capturavam documentos digitalmente há mais de uma década em um ambiente de digitalização centralizado. Eles estavam usando grandes unidades de alto volume de outro fabricante. Esses scanners antigos estavam mostrando cansaço e vinham com um alto custo anual devido aos contratos anuais de serviço/manutenção cada vez mais caros.
Esse fluxo de trabalho de captura centralizado também não atendia às necessidades em evolução da OSU e dos muitos departamentos de seu campus principal em Stillwater ou dos outros nove campi em todo o estado de Oklahoma.
Depois de escutar o feedback de seus clientes na universidade sobre suas exigências e necessidades não satisfeitas, o administrador de banco de dados da OSU, Erin Girton, explorou as possibilidades, incluindo conversar com Tommy Tsaboukos, Gerente de Contas da Alaris, uma empresa da Kodak Alaris. E o que ele ouviu de Tsaboukos foi música para seus ouvidos.
Uma das principais vantagens que a Alaris trouxe para nós, juntamente com a versatilidade dos scanners S2070, foi a capacidade de receber três anos de serviço e substituição rápida de scanners com nossas compras. Os custos anuais de manutenção que estávamos pagando com os nossos scanners mais antigos estavam se tornando um grande fardo. Erin Girton Administrador de banco de dados da OSU
"Sabíamos que a digitalização mais acessível e flexível era necessária em departamentos como Recursos Humanos (RH), escritório de registros e admissões", disse Girton. “Quando soubemos que também poderíamos economizar muito dinheiro em custos de manutenção e serviços – em comparação com o que gastávamos com nossos scanners antigos – isso acrescentou outra razão muito convincente para usar a Alaris e sua solução".
A OSU adquiriu inicialmente os scanners Alaris S2070 para o Escritório de registros e o departamento de RH. Com a maioria dos funcionários já familiarizados com a digitalização e o envio de documentos para vários locais e para o sistema ECM, o treinamento no local foi rápido e fácil de ser adotado. No RH, os usuários rapidamente elogiaram a pequena área ocupada, a interface fácil de usar, o manuseio de papel elegante e a operação silenciosa.
No escritório de registros, uma mistura diversa de tamanhos e pesos de documentos é parte do processo de integração de novos alunos e transferências. Estes incluem transcrições, recibos, cartões de identificação e formulários de ajuda financeira. A capacidade dos scanners Alaris de lidar com qualquer documento que os funcionários da OSU utilizam encantou os funcionários. "Esses scanners têm sido excelentes para pessoas como recepcionistas, que lidam com os alunos novos", observou Girton. "Eles são capazes de digitalizar e devolver rapidamente documentos, colocar as informações no sistema e atender eficientemente a mais pessoas sem perder tempo".
Existem planos para comprar mais scanners Alaris para os departamentos de Admissão e Auxílio Financeiro, e continuar a implementar a solução em Stillwater e outros campi.
Uma combinação ideal de melhores garantias e tecnologia inovadora
A garantia de três anos incluída com o Advanced Unit Replacement (AUR) – em que um scanner chegará no dia seguinte para tomar o lugar de um que serviço de requisição – se encaixa perfeitamente nas exigências atuais de "faça mais com menos" na Universidade. Os orçamentos estaduais foram reduzidos, enquanto o número de inscrições na OSU aumentou, o que significa que a eficiência e a redução de custos são mais importantes do que nunca.
A OSU é uma instituição muito sofisticada quando se trata de tecnologia. Eles já estão usando Inteligência Artificial (IA) para automatizar processos e trabalhar em projetos relacionados, como o uso de IA para auxiliar no fornecimento de transcrições em vários idiomas. Graças ao envolvimento da Alaris e aos investimentos em IA, e a excelente precisão de captura possível com seus scanners, a Universidade acredita que as capacidades da Alaris melhorarão sua iniciativa de IA e outro projeto que visa melhorar o Reconhecimento Inteligente de Caracteres. Os scanners Alaris S2070 oferecem suporte a configurações de resolução de até 1200 dpi e usam a tecnologia Perfect Page, melhorando significativamente a legibilidade e a qualidade da imagem capturada.
Os planos futuros incluem a aquisição de mais scanners da Alaris
“Eu diria que todos os envolvidos aqui na OSU estão satisfeitos com nossos scanners Alaris S2070”, concluiu Girton. “Os usuários adoram a velocidade, as imagens de alta qualidade e o quão silenciosos e pequenos eles são. (Nota: o scanner S2070 mede 9,1 por 12,3 por 10,6 polegadas [23,11 por 31,24 por 26,92 cm], [altura, largura e profundidade] e pesa apenas 7,2 libras [3,26 Kg]). E nós, amantes da tecnologia, apreciamos a integração, a confiabilidade e a economia. Uma das principais vantagens que a Alaris trouxe foi a capacidade de receber três anos de serviço e substituição rápida de scanners com nossas compras. Os custos anuais de manutenção que estávamos pagando com os nossos scanners mais antigos estavam se tornando um grande fardo".
Girton também menciona a competência e a orientação fornecidas pelo parceiro de software da OSU, fornecedor de seu Sistema Grouper ECM, e Tommy Tsaboukos da Alaris. “Pessoas esclarecidas e perspicazes são uma grande parte de qualquer processo de atualização e compra, e forneceram ótimas recomendações, conselhos e experiência técnica”. Juntamente com os planos de comprar mais scanners da Alaris, Girton também espera que a OSU aproveite o software da Alaris no futuro, à medida que a Universidade embarca na construção de novas aplicações, como uma interface leve baseada na web, bem como recursos adicionais relacionados à inteligência artificial.
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*As opções de garantia e serviço variam por região.
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