Uma agência governamental no Peru utiliza as soluções Kodak Alaris, otimizando com sucesso a digitalização de milhões de documentos.

A instalação de scanners Kodak Alaris Série Kodak i4650 com ADF e do Kodak Capture Pro Software permitiu a digitalização de uma ampla variedade de documentos relacionados com o setor governamental, obtendo uma redução de tempo significativa e atendendo às necessidades do usuário ao extrair as informações solicitadas de forma satisfatória.

Contexto:

Uma das organizações jurídicas governamentais do Peru buscou soluções de digitalização ampliando a quantidade de equipamentos instalados, pois desejava melhorar os processos agilizando a captura inteligente de informações. Atualmente, a organização lida diariamente com milhares de documentos e espera que este projeto seja realizado por etapas, sendo esta a primeira, para posteriormente agregar mais equipamentos à instituição e, assim, permitir que os seus colaboradores continuem a realizar suas tarefas de forma fácil e sem a necessidade de recorrer a tarefas manuais.

Situação atual:

A instituição lida diariamente com milhares de documentos que possuem estrutura própria como, por exemplo, questões civis, criminais e trabalhistas nos diferentes distritos do país. O foco, por assim dizer, é nos assuntos jurídicos.

É fundamental que haja transparência em todos os momentos do processo, os arquivos grampeados não podem ser destacados e devem permanecer intactos, evitando a alteração da ordem dos documentos e processos para digitalização. Analisando a situação, implementamos uma solução da Kodak Alaris que se adaptaria e atenderia às necessidades exigidas.

Objetivo:

Tornar o processo de digitalização mais eficiente, otimizando o tempo do operador e o procedimento de nomear os documentos.

Tudo com um formato leve e eficaz, de uma maneira inteligente, para poder enviá-los a uma aplicação que o cliente já possui, sem esquecer que os referidos documentos contém informações sensíveis e são complexos de capturar de forma eficaz, devido aos grandes e diferentes lotes constituídos por diferentes tipos de tamanho, espessura e idade.

Solução:

Mediante a instalação de 50 unidades do scanner da Série Kodak i4650, foram feitos um teste-piloto e testes de conceito em todas as entidades onde foi possível levar o scanner e treinar os operadores presencialmente para garantir o uso correto das soluções da Kodak Alaris, oferecendo fácil acesso e conversão dos documentos. É de suma importância assegurar-nos do correto entendimento sobre o processo de extração de metadados e base de dados, já que o cliente costumava usar uma interface diferente.

A digitalização foi feita por meio da versão completa do Kodak Capture Pro Software, ocorrendo de maneira rápida e precisa, executando a extração dos dados para a base de dados do cliente e integrando-se facilmente às aplicações atuais do cliente e seus processos institucionais.

Benefícios e resultados:

Graças à solução abrangente da Kodak Alaris composta por software e hardware, instalados para captura de informações, maior velocidade, aprimoramento de imagem e detecção de metais, como grampos, agregou-se significativo valor à proposta.

A versão completa do Kodak Software Capture Pro compartilha informações na instituição de forma segura, além de contar com um seletor de trabalhos inteligente, reduzindo o tempo gasto na classificação manual de documentos, gerando imagens de alta qualidade e oferecendo dados precisos para as aplicações com as quais o cliente conta.

Um dos muitos benefícios é que pode ser utilizada sem conexão com a internet, o que a torna sempre disponível, pronta para ser consultada com folhas de revisão reutilizáveis.

A versão completa do Kodak Software Capture Pro funciona perfeitamente com muitos outros sistemas. As seguintes integrações com provedores de softwares inteligentes descrevem métodos para configurar o Capture Pro sem instalar componentes de softwares adicionais, o que simplifica as operações de alto volume.

Acrescentou-se valor de forma satisfatória, apoiando o pessoal interno para agilizar o carregamento de documentos mediante fusão do nosso software com as aplicações do cliente e, sobretudo, para atingir o objetivo inicial: reduzir o tempo e agilizar o trabalho operacional, com um formato leve e eficaz de forma eficiente graças às nossas soluções sustentáveis que facilitam o desenvolvimento das instituições por meio de aplicações do cliente.