Órgão governamental na Colômbia consegue atender complexas demandas de digitalização utilizando as soluções da Kodak Alaris

A esfera governamental conta com algumas das ações de maior demanda; a instalação de scanners Kodak S2070 e Kodak S2080w permitiram conservar o estado dos documentos deteriorados, sem perder a transparência no que corresponde a processos eficientes de digitalização. Compreendendo que se trata de documentos e processos complexos que devem ser tratados com extrema cautela e transparência.

Contexto:

Um dos órgãos públicos do governo na Colômbia buscou soluções de digitalização ampliando em sua base a quantidade de equipamentos, pois não contava com uma quantidade adequada de equipamentos para agilizar o processo de captura inteligente de informações. Devido ao milhares de documentos que manejavam diariamente, foi necessário renovar o parque de scanners Kodak Alaris, o que permitiria aos seus colaboradores continuar realizando suas tarefas de forma fácil e sem necessidade de sujeitar-se a tarefas manuais.

Situação Atual:

A instituição maneja diariamente milhares de documentos dos mais variados tamanhos. Devido a uma requisição legal e de transparência, os arquivos não podem ser desanexados em nenhum momento. Isso busca manter a originalidade de todos os aquivos a todo momento. Com a finalidade de evitar alteração dos documentos ou evidências ou ainda, evitar a perda de algum elemento crucial durante a apresentação do arquivo e, principalmente, manter a transparência da gestão de tais documentos, se chegou a uma solução de digitalização que atenderia o desafio de manter os documentos intactos evitando a todo custo a sua deterioração.

È requisitado aos trabalhadores ter cada documento em formato digital, devido a uma lei que define que as pessoas que desejam entrar com um pedido de tutela, deverão fazê-lo de forma digital e com arquivos leves.

Objetivo:

Com a finalidade de colocar à disposição do público em geral um produto uniforme, onde se pode consultar seus processos. O órgão público percebeu a necessidade de digitalizar acervos históricos de diferentes documentos como casos de tutela ou outras demandas.

Tudo com um formato leve e eficaz, sem esquecer que os ditos documentos contém informação sensível e são difíceis de capturar de forma eficaz, devido aos diversos tipos de tamanho, espessura e idade.

Por outro lado, buscaram otimizar a produção e reduzir o tempo onde o operador costumava exercer tarefas manuais.

Solução:

Mediante a colocação de 2100 unidades do scanner modelo Kodak S2080w e 140 unidades do scanner modelo Kodak S2070, instaladas centralizadamente, buscou-se priorizar fácil acesso e conversão dos documentos fundindo a solução Kodak Alaris com os aplicativos que o cliente já possuía, com a finalidade de conseguir o armazenamento em servidores próprios. Por outro lado, o trabalho remoto facilitou para alguns colaboradores contar com scanners Kodak Alaris instalados em suas casas, facilitando e agregando valor às suas funções do dia a dia.

Além da digitalização, a originalidade de todos os arquivos foi preservada a todo momento, evitando a alteração dos documentos ou evidências, perda de algum elemento crucial durante a apresentação ou consulta destes, porém o mais importante: se manteve a transparência na gestão dos mesmos.

Benefícios e Resultados:

Graças à solução integral kodak Alaris para a captura de informação, o processo de digitalização foi melhorado e manteve-se o acesso aos documentos de uma forma transparente, garantindo o estado físico de cada tipo de formato graças à versatilidade da nossa cama plana.

Um dos principais benefícios foi o tamanho dos scanners Kodak Alaris, o qual facilitou o translado dos mesmos e da cama plana desmontável, que está inclusa como acessório, já que se utilizou para escanear documentos de tamanho oficial que estão encadernados, em pastas ou grampeados, evitando sua deterioração, já que por questões de segurança e confidencialidade as folhas não devem ser separadas.

Este projeto teve um papel muito importante para a instituição, já que além de contar com os equipamentos instalados dentro do corporativo, favoreceu aos colaboradores que trabalhavam de maneira remota, tendo a oportunidade de contar com um scanner Kodak Alaris em suas casas para facilitar assim a execução das tarefas designadas.

Concluindo, foi agregado valor ao atendimento dos clientes e se conseguiu uma importante redução de tempo no processo de digitalização, o que impactou na satisfação dos colaboradores e dinamizou a carregamento de documentos mediante a fusão do nosso software com os aplicativos do cliente, conseguindo um armazenamento eficiente e otimizado em servidor próprio. Resumindo, se alcançou o objetivo inicial: a redução de tempo e agilização do trabalho operativo, através de ferramentas tecnológicas de última geração, contribuindo para a produtividade do orgão em seu conjunto.