Agência governamental dedicada à administração da justiça cumpre os novos padrões de digitalização e acesso à informação impostos pelo governo do México, com soluções inteligentes de processamento de documentos

Agências governamentais em todo o mundo estão tentando melhorar a produtividade e substituir os problemas associados aos documentos em papel por soluções digitais, uma vez que os processos manuais são lentos e caros, dificultando a localização de informações.

Panorama:

Uma entidade governamental do México, dedicada a administrar a justiça na sociedade por meio da aplicação de normas legais na resolução de conflitos, trata aproximadamente 15.000 documentos por dia, cujas informações devem ser compartilhadas entre edifícios administrativos e tribunais. Buscando otimizar os fluxos de informações de suas áreas administrativas, devido à grande demanda por digitalização de documentos, além do suporte de informações sensíveis como julgamentos, liberações, decisões etc., e também cumprir os novos padrões de digitalização e acesso à informação exigidos pelo Instituto Nacional de Transparência, Acesso à Informação e Proteção de Dados Pessoais (INAI), tiveram que atualizar suas bases instaladas em todos os edifícios e tribunais.

Desafio:

Os desafios relacionados com a gestão de documentos tiveram dois focos principais: o primeiro consistiu em uniformizar o acesso à informação das diferentes sedes desta entidade, uma vez que por não ter os documentos que fazem parte dos seus processos em formato digital, acessá-los tornou-se uma missão complexa. O segundo foi a transferência da documentação física. Ao ter sedes de informação em diferentes pontos, a transferência de dados em papel físico levava o usuário a perceber que a informação poderia ser perdida, dando visibilidade à importância da preservação obrigatória dos documentos e da sua proteção, evitando ameaças que os pudessem colocar em risco. Portanto, era necessário e urgente realizar um processo de transformação digital.

Solução:

Ao implementar 108 unidades do Scanner Kodak S2080w com mesa A4 e 27 unidades do Scanner Kodak E1040 com mesa A3, distribuídas pela sede desta organização, foi possível capturar e distribuir dados dos documentos existentes com uma qualidade de imagem superior e mais precisão, usando a tecnologia Smart Touch.

A integração de mesas planas oferece ainda mais flexibilidade para capturar materiais rígidos ou delicados.

Benefícios e resultados:

Graças à solução Kodak Alaris, a digitalização de documentos em grandes volumes foi simplificada, mitigando riscos por meio do armazenamento e gerenciamento seguro de dados, além de atender às normas vigentes de digitalização e acesso à informação. Os scanners instalados podem processar todos os diferentes tipos de documentos nesta organização. O formato dos documentos recebidos para as suas atividades diárias vai desde formatos grandes, como tamanho carta e carta dupla, até formatos especiais como credenciais, fotografias infantis ou de estudo, entre outros, pelo que as mesas planas integradas agilizam os tempos de processamento.

Ao poder ter arquivos completos ou das diversas sedes da Instituição, foi possível reduzir o tempo que os executivos gastavam revisando e coletando informações pela intranet. Atualmente, a mesma rede interna tem acesso a todos os ficheiros, sem necessidade de movimentar documentação física, portanto, além de pouparem mão-de-obra, também foram eliminados custos associados à transferência de documentos.

O contrato de aquisição demorou cerca de um ano para ser entregue em duas fases, portanto a última entrega do projeto ocorrerá em meados de dezembro.