Modoc S.A. processa 5,5 bilhões de dados estatísticos na Argentina

Visão geral

A coleta de estatísticas públicas baseia-se em dados obtidos por meio de Censos, pesquisas por amostragem ou registros administrativos. Esses dados são essenciais para a tomada de decisões em tempo hábil e para um gerenciamento eficiente. Portanto, é fundamental que as informações estatísticas geradas sejam confiáveis, homogêneas e comparáveis.

Na Argentina, foi realizado o Censo Nacional de População e Moradia de forma terceirizada a um especialista em soluções de digitalização, buscando obter um resultado preciso e eficiente. Desta forma, para garantir que os dados coletados fossem úteis e confiáveis na prática, foi necessário que as estatísticas tivessem qualidade e clareza adequadas, além de serem apresentadas de forma a facilitar seu uso. Nesse sentido, as soluções de captura de dados contidas nos documentos melhoraram o desempenho do processo de quantificação.

Desafios

A empresa Modoc S.A., responsável pelo processamento dos formulários coletados pelo Censo, com o apoio do nosso parceiro de negócios na Argentina, a Artisdoc Technology, enfrentou desafios importantes na execução do projeto para uma entidade governamental responsável pelas estatísticas no país em questão. Esses desafios incluíam um período limitado para concluir o processo e a necessidade de obter imagens em alta qualidade para interpretar os dados de forma correta e completa.

Para a tarefa da pesquisa de Censo, foram usados cadernos em formato de formulários a serem preenchidos manualmente. Esses cadernos de recenseamento, compostos de 12 e 32 páginas, foram impressos frente e verso em papel A3, dobrados e encadernados com ganchos. Durante a preparação, a lombada dos cadernos foi removida para convertê-los em folhas A4 individuais, que foram digitalizadas. Embora tenham sido usadas guilhotinas especializadas para esse tipo de trabalho, resíduos poderiam ficar nas bordas no momento do corte, o que poderia fazer com que duas ou mais folhas ficassem juntas ou que partículas de papel se soltassem à medida em que passassem pelos rolos do scanner, dificultando o processamento inteligente dos documentos, bem como o risco de atolamentos que causariam atrasos no processamento de digitalização.

O principal objetivo era digitalizar os cadernos do Censo no menor tempo possível, obtendo imagens monocromáticas e coloridas automática e simultaneamente.

Solução

A Modoc S.A. realizou esse projeto com a aquisição de 40 scanners de produção Kodak i4650 para a digitalização dos cadernos de recenseamento. Estrategicamente, foram alocadas 34 unidades de scanners para o uso intenso do processo, deixando 6 unidades adicionais como backup para facilitar a manutenção preventiva e corretiva, além de minimizar o impacto de possíveis problemas técnicos, garantindo os níveis de produtividade estabelecidos para o processo e permitindo o cumprimento dos compromissos assumidos com o órgão governamental.

Para complementar a solução, uma plataforma de software de captura de documentos foi adicionada aos scanners de documentos para realizar a tarefa de converter o documento físico para digital e, ao mesmo tempo, extrair os dados deles. Para isso, foi usado o software Kodak Alaris Capture Pro Limited Edition, que permitiu que os dados fossem transferidos de forma confiável do sistema para análise quantitativa e qualitativa.

Depois que os dados foram extraídos dos documentos digitalizados, o processo envolveu a incorporação dos dados em uma plataforma de armazenamento e gerenciamento, facilitando a fluidez e a continuidade do processamento, dimensionando a solução com software de terceiros de forma eficiente e trazendo os dados para a ferramenta responsável pela análise dos dados extraídos.

Benefícios

Depois que todos os formulários do Censo foram recebidos, os documentos foram organizados em caixas identificadas com códigos de barras e colocados em paletes classificados por região. A organização e a estrutura dos lotes de documentos facilitaram a digitalização, pois o processamento foi realizado por palete/caixa, de modo que, uma vez digitalizados, os documentos foram armazenados em sua caixa correspondente, mantendo a ordem necessária dos documentos.

Durante todo o processo, o número da caixa foi capturado por meio de leitores de código de barras, o que permitiu que a ordem e a separação dos lotes fossem transferidas após a digitalização dos documentos, além de dar ao sistema a oportunidade de marcar a rastreabilidade, atualizando o status de cada caixa no processo. Além disso, o bom manuseio do papel dado pelos scanners aos documentos durante o processamento da captura ajudou a manter os documentos organizados na bandeja de saída, de modo que o operador não precisou perder tempo manuseando o papel para devolvê-lo à caixa correspondente.

Uma vez capturadas as imagens das folhas nos cadernos, os dados de cada folha foram processados e interpretados por meio de softwares de reconhecimento ICR, OCR, OMR e BCR (código de barras) específicos para pesquisas e Censos, atingindo o objetivo estabelecido de forma otimizada e precisa.

Com isso, a Modoc S.A. atingiu

• 20 milhões de formulários procesados;
• 430 milhões de imagens digitalizadas;
• 5,5 bilhões de dados procesados.

No final, a integridade dos cadernos foi mantida, evitando danos às informações, alcançando a facilidade de operacionalidade do ambiente da solução corretamente.