Quando os custos de armazenamento, mandatos de preservação de documentos e ameaças à segurança de longo prazo dos documentos impressos convergem, as preocupações e os custos podem ser significativos. Esta série de questões estava desafiando um escritório de advocacia em Baltimore, Maryland. A equipe de gerenciamento do escritório sabia que concluir um processo de transformação digital era uma prioridade. Eles também estavam preocupados com possíveis danos aos registros em papel causados por água de tempestades violentas e inundações.
Ouvindo a reputação da Data Repro Com Ltd. (DRC), de Toronto, Ontário, e suas habilidades e experiência na conclusão bem-sucedida de projetos semelhantes em grande escala, o escritório selecionou a DRC. A missão: executar o armazenamento, a digitalização e o gerenciamento de arquivos ativos para converter 7.000 caixas de arquivos legais em arquivos digitais de alta qualidade para uso na rede interna da empresa.
Nas reuniões iniciais entre a DRC e a administração do escritório, os tópicos principais foram discutidos, incluindo objetivos de modernização, padrões de qualidade, segurança e formas de reduzir o impacto de armazenamento e os custos de leasing associados no menor espaço de tempo possível e como converter mais eficientemente uma grande quantidade de papel em um formato digital consistente com o sistema de arquivamento digital existente no escritório.
A DRC trabalhou em estreita colaboração com o pessoal do escritório para entender a estrutura de arquivamento por área de prática e conduziu uma revisão dos requisitos de qualidade – com base em uma ampla combinação de tipos de conteúdo e papel, incluindo formulários, recibos, carimbos, documentos coloridos digitados e correspondências manuscritas.
A DRC delineou um plano para os processos de transporte, cadeia de custódia, acesso a documentos e gerenciamento de qualidade usados com sucesso em projetos semelhantes envolvendo a conversão de documentos de longa distância. Neste caso, os documentos seriam transportados centenas de quilômetros por caminhões, cruzando a fronteira para o Canadá, onde a operação de conversão altamente escalonada da DRC está localizada. Os documentos estavam no centro da cidade na matriz do escritório e os especialistas em gerenciamento de projetos da DRC uniram-se a funcionários do escritório para inventariar, embalar e carregar 1.000 caixas de arquivos legais em um caminhão de transporte seguro em menos de quatro horas para cada uma das sete remessas programadas.
Hardware e software trabalham para fazer isso acontecer
A DRC conta com hardware e software da Alaris, uma empresa Kodak Alaris, para oferecer soluções de conversão de documentos rápidas, livres de problemas e compatíveis. Eles adicionaram dois novos scanners Kodak i5650, complementando uma frota existente de scanners Kodak, para enfrentar o grande desafio do grande volume e rapidez do escritório de advocacia.
A DRC recomendou a varredura de detecção de cor baseada em limiar e a exclusão de página em branco, oferecendo imagens de qualidade quase fotográfica do conteúdo da empresa, minimizando o tamanho dos arquivos e o impacto na rede.
A capacidade de alimentação do i5650, com um elevador de 750 folhas (personalizável para lotes menores), otimização de qualidade Perfect Page e transporte de alta velocidade, foram essenciais para alcançar qualidade de imagem excepcional e atender aos prazos do projeto. O Alaris Capture Pro Software foi usado para escanear códigos de barras gerados por DRC, rastrear estatísticas de captura e auxiliar na indexação detalhada de subpastas-chave nos arquivos dos clientes, agilizando as pesquisas de documentos.
Completar grandes objetivos de imagem
A DRC usou dados armazenados no sistema localizador de arquivos da empresa para garantir que as convenções de nomenclatura e arquivo fossem replicadas para consistência com os esforços atuais de digitalização. A DRC também aprimorou o banco de dados de gerenciamento de registros da empresa para gerenciamento de inventário, indexação e reconciliação de arquivos para garantir qualidade, precisão e responsabilidade. E empregou o Optical Character Recognition (OCR) para permitir que os advogados e as equipes de preparação de ensaios procurassem por documentos usando palavras-chave e frases.
Enquanto o projeto de conversão continuava, pedidos de documentos on-line chegavam à DRC para atender às necessidades diárias. Usuários autorizados dentro das áreas de práticas conectadas ao Portal de clientes on-line seguro da DRC para pesquisar e solicitar arquivos de clientes para acesso on-line imediato. Depois que as solicitações foram processadas, os usuários receberam notificações por e-mail, juntamente com um link para o Portal para acessar à imagem.
À medida que o projeto se aproxima da conclusão, os registros em papel digitalizados são armazenados e preparados com segurança para eventual destruição certificada, verificada pelo sistema de gerenciamento de inventário de arquivos da DRC.
Até hoje, tem sido uma conversão perfeita e sem dificuldades que já está pagando dividendos por meio de custos de espaço reduzidos, integração estável com as atuais iniciativas de digitalização e acesso aprimorado às informações do cliente. Como um dos parceiros da empresa observou: "vocês fazem uma operação dessa escala parecer fácil".”
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