Como a Esquire Deposition Solutions transformou os fluxos de trabalho de documentos com a KODAK Info Input Solution

A Esquire Deposition Solutions tem sido uma das principais empresas de serviços e suporte jurídicos desde 1978, operando em 41 locais nos EUA. A Esquire lida com mais de 200.000 depoimentos anualmente e oferece uma gama de serviços administrativos e jurídicos para litigantes e escritórios de advocacia.

Com o aumento do trabalho remoto e dos depoimentos após a pandemia, a Esquire passou por uma mudança significativa em direção aos registros digitais, e sua necessidade de tratamento avançado de documentos atingiu níveis críticos. Eles foram inundados com arquivos digitais não estruturados - anotações manuscritas, registros judiciais, fotos e vários formatos digitais - que precisavam ser processados e organizados com precisão. A Esquire conseguiu superar esses desafios adotando a Info Input Solution da KODAK para o processamento inteligente de documentos, o que lhes permitiu expandir suas operações e alcançar um nível mais alto de eficiência e precisão.

O Desafio: Modernizar os Fluxos de Trabalho de Documentos para Precisão Jurídica

A Esquire estava enfrentando uma tarefa cada vez mais complexa de processar milhares de documentos recebidos diariamente. Esses arquivos vêm em diversos formatos e condições, desde fotografias de incidentes e anotações manuscritas até registros formais de tribunais.

Gerenciar o fluxo de entrada, a organização e o encaminhamento de cada arquivo é apenas um dos aspectos; todo documento impresso deve ser marcado com um carimbo de exibição na página superior com os principais identificadores, como o número do processo, o número da exibição e assim por diante. O mesmo se aplica a todos os arquivos digitais; cada um deve ter um adesivo de exibição digital aplicado com os identificadores apropriados e, em seguida, movido para uma área em branco da página para evitar o bloqueio de outras informações.

O software desatualizado da Esquire não estava mais acompanhando o ritmo. Ao longo dos anos, ele ficou atolado em muitas personalizações ad-hoc, o que tornou quase impossível mantê-lo e atualizá-lo à medida que a demanda de serviços da empresa aumentava. Ele simplesmente não conseguia acompanhar a escala dos negócios.

O software tinha outras limitações que tornavam os fluxos de trabalho dos usuários demorados e propensos a erros:

• Isso exigia uma intervenção manual extensa - os documentos precisavam ser exportados, carregados em um software separado de adesivos para exposições, etiquetados manualmente com metadados e, em seguida, reimportados no fluxo de trabalho.
• Os usuários estavam isolados, o que dificultava a colaboração e a correção de erros.

Ficou claro que a Esquire precisava de uma solução mais flexível e acessível, que pudesse lidar com um grande volume de dados não estruturados com alta precisão e automatizar muitas das tarefas manuais que estavam causando atrasos.

Em sua pesquisa para substituir esse sistema desatualizado, eles se conectaram à Kodak Alaris para obter insights e consultoria. A Esquire precisava de uma solução de software altamente escalonável que pudesse crescer junto com seus negócios, funcionar perfeitamente com scanners de documentos de qualquer fabricante e processar arquivos digitais de vários tipos com um alto grau de automação inteligente. Eles precisavam de mais do que um software básico de captura; precisavam de uma plataforma moderna de Intelligent Document Processing (IDP) que pudesse levá-los a um nível mais alto de produtividade.

KODAK Info Input: Uma Solução IDP Escalável

Trabalhando ao lado de seus parceiros de tecnologia na Ricoh, a equipe da Esquire logo percebeu que o KODAK Info Input Solution era a solução certa, e a equipe de serviços profissionais da Kodak Alaris fez da implementação um sucesso que superou as expectativas de todos. Vários fatores levaram a equipe a escolher o Info Input KODAK, incluindo:

• Integração perfeita com o hardware existente: O KODAK Info Input Solution funciona perfeitamente com a frota de scanners de documentos Ricoh da Esquire, simplificando o processo de integração em seus 41 escritórios.
• Gerenciamento centralizado com acesso simples e simultâneo de usuários: A plataforma oferece administração centralizada com estações de trabalho baseadas em navegador fáceis de usar, permitindo que a Esquire dimensione as operações em vários escritórios em todo o país.
• Processamento de documentos em grande volume: O Software pode facilmente ingerir documentos de vários formatos e complexidade em um alto volume e processá-los e encaminhá-los automaticamente para o destino apropriado.
• Carimbo automático de exposição: Um recurso de destaque foi a capacidade da plataforma de lidar com o carimbo da exposição e outros processos de metadados diretamente no fluxo de trabalho, usando botões definidos pelo cliente no formulário de indexação avançada, eliminando assim a necessidade de ferramentas externas.
• Design Open Intelligence™: A capacidade de aproveitar os serviços de IA de documentos de líderes do setor, como Microsoft, Amazon e Google, é um recurso promissor para preparar o futuro para a otimização contínua dos processos de documentos da empresa.
• Integrações fáceis com sistemas de CRM, ERP, contabilidade e portal do cliente: A Info Input tem recursos de integração ilimitados, incluindo pesquisas de dados de informações de casos do NetSuite, transferência de informações de faturamento e armazenamento de produtos finais de trabalho na AWS.

Uma Transição Perfeita para Maior Eficiência

A equipe de serviços profissionais da Kodak Alaris trabalhou em estreita colaboração com a Esquire para garantir uma implementação tranquila da plataforma KODAK Info Input Solution. Eles começaram configurando o Software para fazer a interface com o sistema CRM existente da Esquire, projetando fluxos de trabalho ideais para scripts de nomes de arquivos, estrutura de pastas e trilhas de auditoria. Em seguida, a equipe abordou a integração com o sistema ERP da Esquire, o armazenamento de imagens Amazon S3 e o processo de carimbo de arquivos de casos e exposições.

Ao fornecer painéis personalizados por meio da integração com o Power BI da Info Input, a Esquire agora pode obter insights em tempo real sobre tendências, gargalos e oportunidades de otimização. A capacidade de projetar esse sistema altamente interoperável e de automatizar etapas do fluxo de trabalho que antes eram manuais foi um divisor de águas para a equipe da Esquire e para a capacidade da empresa de dimensionar suas operações em um nível muito mais alto de eficiência.

Resultados Surpreendentes: Velocidade, Precisão e um Padrão mais Alto de Produtividade

A adoção do KODAK Info Input Solution trouxe resultados imediatos. Agora, a Esquire pode trabalhar com seus aplicativos de adesivos de exposição diretamente na plataforma IDP, uma melhoria que eliminou imediatamente 10% do tempo de processamento.

Os usuários podem simplesmente arrastar e soltar arquivos em um lote com um número de arquivo de caso. O número é adicionado ao carimbo de exibição - que pode ser movido para o local ideal - e todos os arquivos relacionados ao número do caso são organizados e registrados no CRM. O novo sistema está economizando 10 minutos por trabalho para a equipe da Esquire, o que representa um aumento significativo na eficiência, e eles observaram um aumento de 10% na produtividade geral sem a necessidade de contratar novos funcionários.

Além disso, a precisão dos metadados aplicados foi amplamente aprimorada, eliminando a necessidade de entrada manual de dados e interpretação de escrita à mão. A equipe da Esquire não precisa mais alternar entre vários sistemas o KODAK Info Input Solution reúne tudo em um único fluxo de trabalho simplificado. O gerenciador de lotes do software também permite que os usuários tenham visibilidade total dos status dos trabalhos, das linhas do tempo e dos detalhes dos lotes, possibilitando que eles gerenciem sua carga de trabalho com mais eficiência.

O Info Input oferece aos usuários tudo o que eles precisam ver em uma única tela para que possam gerenciar seus trabalhos com eficiência, e tudo é sincronizado automaticamente com o CRM. Como Don Powe, especialista em processos comerciais da Ricoh USA, comentou: "Não consigo pensar em nenhum outro produto IDP que possa lidar com a personalização da mesma forma que o KODAK Info Input Solution".

Os Serviços Profissionais Proporcionam Sucesso em Longo Prazo

Scott Simpson, Diretor de Inovação de Produtos da Esquire Deposition Solutions, ficou muito satisfeito com os resultados dramáticos em termos de eficiência e atribui o mérito às sinergias entre a Ricoh e a Kodak Alaris, que permitiram que o trabalho fosse feito rapidamente. "Confiamos em nossos parceiros da Ricoh para fornecer as soluções certas para nós, e sua colaboração com a Kodak Alaris fez uma tremenda diferença. Temos um relacionamento contínuo com a equipe de Professional Services da Kodak Alaris, e eles fornecem assistência e suporte imediatos sempre que precisamos. O Software e suas personalizações simples foram um divisor de águas para nós."

Durante a implementação, a equipe de Serviços Profissionais realizou reuniões regulares de progresso e status com a liderança da Esquire para manter todos alinhados e garantir que o sistema esteja funcionando de forma ideal. "Fiquei muito impressionado com o conhecimento e a preparação da equipe. Eles tinham respostas para todas as nossas perguntas e levantaram questões nas quais nem sequer havíamos pensado, e esse processo nos ajudou a chegar onde estamos hoje. A entrega foi praticamente perfeita."

A Esquire continua a trabalhar em estreita colaboração com a equipe de Serviços Profissionais da Kodak Alaris, mantendo um relacionamento contínuo para ajustar o sistema. Reuniões regulares garantem que a plataforma esteja sempre otimizada, e a Esquire agora tem a infraestrutura necessária para expandir ainda mais à medida que a demanda por seus serviços continua a crescer.

Operações Bem-sucedidas de Documentos à Prova de Futuro

A história da Esquire destaca a importância de encontrar a solução correta de Intelligent Document Processing. Ao se modernizarem com a KODAK Info Input Solution, eles resolveram desafios imediatos e se posicionaram para o crescimento a longo prazo. Os recursos robustos da plataforma em termos de automação, personalização e integração fazem dela a solução ideal para simplificar os fluxos de trabalho jurídicos, aumentar a precisão e atingir níveis mais altos de produtividade. A parceria da Esquire com a Kodak Alaris e a Ricoh continuará a impulsionar seu sucesso operacional, provando que as soluções tecnológicas certas podem capacitar as empresas a alcançar novos patamares.