Melhoria do atendimento ao cliente por meio da digitalização de documentos em tempo real em uma instituição financeira pública na Bolívia

Uma das melhores maneiras de as entidades governamentais terem o potencial de implementar processos administrativos mais eficientes e seguros é a transformação digital, que implica uma melhoria no atendimento ao usuário por meio do fornecimento de um serviço público de mais qualidade.

Panorama:

Em um esforço para otimizar e agilizar seus processos administrativos, essa entidade pública, responsável pela administração e representação dos fundos na Bolívia, precisou realizar um projeto inovador de digitalização de documentos em conjunto com a Kodak Alaris e a Bomesco, atacadista autorizada na Bolívia.

Anteriormente, os usuários enfrentavam vários desafios e obstáculos no processo de atendimento ao cliente, entre eles, lentidão e complexidade para iniciar suas solicitações, já que as informações tinham que ser capturadas manualmente por cada executivo, e também haviam casos em que, devido a erros ou perda de documentos, eles tinham que iniciar os processos do zero.

Desafio:

O objetivo era fornecer um serviço de atendimento ao cliente muito mais rápido, em que um executivo pudesse registrar todas as informações em seu sistema, o que significava não apenas coletar documentos em formato físico, mas também digitalizá-los no momento.

Além disso, devido ao manuseio de grandes quantidades de documentos contendo informações confidenciais, eles procuraram minimizar a perda, a duplicação e a deterioração desses documentos.

Solução:

O projeto consistiu na implementação de mais de 500 scanners Kodak ScanMate i940 nas instalações da organização, distribuídos estrategicamente nas principais áreas de serviço, permitindo que a equipe processasse rapidamente a documentação necessária para o gerenciamento de aplicativos.

O scanner Kodak ScanMate i940, graças ao seu tamanho e design, pode ser colocado em mesas individuais, permitindo que os executivos digitalizem documentos no local e depois os arquivem no arquivo do usuário.

Benefícios e resultados:

A digitalização de documentos acelera o processamento de solicitações, facilita a localização e a recuperação de informações e, sem a necessidade de procurar em armários de arquivos físicos, os executivos podem localizá-los facilmente em questão de segundos por meio de seu sistema interno, resultando em mais eficiência, produtividade e segurança de informações confidenciais.

Ter arquivos em formato digital permite que diferentes executivos e tomadores de decisão acessem e consultem o mesmo documento simultaneamente. Não é mais necessário imprimir documentos para compartilhar informações, o que acelera os processos de revisão e tomada de decisões.