Empresa com foco no comércio industrial no Chile consegue digitalizar e tornar eficientes seus processos graças às soluções integrais da Kodak Alaris

O campo do comércio industrial no Chile enfrentou um desafio que foi a captura de um extenso banco de dados. A instalação de um scanner Kodak i2040, software Kodak KCP e software Kodak KCP Auto Import conseguiu erradicar os erros de digitalização, uma vez que, anteriormente, usavam equipamentos obsoletos que consumiam muito tempo e dificultavam a execução do processo.

Contexto:

A empresa queria reduzir o tempo de coleta de documentos. Então, desejando ampliar sua base instalada e não tendo a quantidade certa de equipamentos, optou por instalar uma solução, uma vez que a documentação em papel era mantida em cada centro regional da empresa em todo o país. Cada centro definia como administrar seu depósito de papel, motivo pelo qual era frequente a perda de documentos. A redução dos erros de digitalização ocorridos no processo foi de extrema importância, bem como a validação integral da documentação existente para cada operação.

Situação atual:

A instituição lida diariamente com milhares de faturas do tamanho de carta. A situação a ser resolvida estava relacionada à captura de dados das guias de despacho da entrega de mercadoria, que era feita manualmente para carregamento em uma plataforma de uso interno. Isso consumia um tempo significativo na execução do processo, impactando os prazos de faturamento dos serviços e gerando erros de digitalização, que implicavam em pouca disponibilidade de informações para gestão do negócio. A situação foi tratada com uma solução de digitalização que atendesse ao desafio de eliminar erros e otimizar os prazos durante o processo.

Não tendo velocidade suficiente para digitalizar documentos, buscou-se uma solução Kodak Alaris com o intuito de se ter um esquema centralizado.

Objetivo:

O principal desafio consistia em digitalizar os documentos físicos utilizados para cobrança, haja vista que os documentos, geralmente, são abordados manualmente, o que faz com que se danifiquem ou se extraviem com facilidade, isso tudo somado ao tempo gasto para movimentar fisicamente os documentos, tornando a operação ainda mais lenta. Com a finalidade de otimizar o tempo e preservar o estado original dos documentos, a empresa achou necessário encontrar uma solução que se adaptasse às suas necessidades.

Solução:

Nos armazéns de distribuição da empresa, foram instaladas unidades de digitalização, juntamente com oito software Kodak KCP, um Kodak KCP Auto Import e um scanner Kodak i2420. Foi adaptada uma integração com o provedor de faturas eletrônicas, o que facilitou o processo de digitalização de documentos. Além disso, buscou-se facilitar o processo de procura e visualização de documentos de forma fácil e eficaz, obtendo visibilidade dos documentos disponíveis e relacionados no sistema.

A solução foi abrangente, começando pela plataforma de digitalização e captura dos scanners Kodak Alaris, que juntamente com o Software Kodak KCP, digitalizam as guias de despacho quando presentes nos armazéns, capturam a informação do código, conseguindo-se, assim, a digitalização.

Os metadados obtidos são publicados em um gerenciador de documentos para posterior pesquisa e visualização pelo cliente. A digitalização, tanto de guias de expedição quanto de faturas, permite o conhecimento completo dos documentos associados a cada negócio.

Benefícios e resultados:

Graças à solução integral Kodak Alaris instalada em Santiago, Chile, e outras seis regiões do país para captura de informações, os tempos de faturamento para atendimento ao cliente foram reduzidos em 60%. Após seis anos, a solução Kodak Alaris se estabeleceu como essencial para os negócios com 800 mil imagens no sistema.

A redução dos tempos de operação foi de extrema importância, pois permitiu que o pessoal anteriormente dedicado à digitalização de documentos se concentrasse em outras áreas mais rentáveis da empresa.

Hoje, as áreas da empresa têm acesso e visibilidade às informações de faturamento, analistas de cobrança, vendedores, armazém etc.

Os tempos de busca também diminuíram, já que, anteriormente, os funcionários tinham que procurar o documento fisicamente, gastando tempo e esforço consideráveis e atrasando todo o processo de faturamento. Na pior das hipóteses, o documento não era encontrado e, portanto, não podia ser faturado. Atualmente, os documentos que chegam ao armazém central são digitalizados a partir do código de barras presente na guia e são publicados no gerenciador de documentos. Então, é feita uma comparação da guia com as informações do servidor interno da empresa para determinar se há documentos que ainda não foram devolvidos, permitindo que os funcionários busquem proativamente as informações pendentes.

Graças ao leitor de código de barras, o processo é facilitado. O documento é desgrampeado e digitalizado. Em seguida, o código de barras indica o início de um novo documento, não sendo necessário adicionar nenhum tipo de separador adicional.