Situação
O Departamento de Serviços Sociais do município – operando com um sistema baseado em papel para aplicações de benefícios e manutenção de registros – encontra-se sobrecarregado por volumes de documentos e questões logísticas.
Objetivos
Transição para uma solução de captura e fluxo de trabalho digital para melhorar a produtividade, acelerar interações e aprovações, obter maior supervisão e segurança, além de economizar custos.
Solução
Equipe centralizada de gerenciamento de documentos, plataforma de captura da web e uma variedade de scanners da Alaris.
Resultados
Muito menos documentos perdidos (e menos frustração, como resultado), tempos de processo aprimorados, maior produtividade e economias substanciais nos custos de armazenamento.
“Havia lotes e caixas em todos os lugares”, diz Randy Scott, Coordenador do Serviço de Assistência Financeira do Departamento de Serviços Sociais (DSS) do município de Monroe (Nova York). “Todo processo começou no papel. Tivemos que trabalhar com tudo isso, adicionar mais documentos, depois arquivá-los e, muitas vezes, encontrá-los novamente. Quando os arquivos ficaram muito grandes, tínhamos que criar mais volumes e enviá-los para o armazenamento, o que era caro. Então, se precisássemos de um arquivo mais antigo, haveria outra cobrança para recuperá-lo novamente. Era um sistema logisticamente pesado e ineficiente.”
O DSS gerou todos esses documentos fornecendo uma variedade de programas para moradores do Município de Monroe, incluindo ajuda com aluguel, SNAP (Programa de Assistência Nutricional Suplementar), que substituiu o auxílio-alimentação, custos de aquecimento e assistência de contas de serviços públicos, creches e auxílio-médico, entre outros.
Então, em 2010, o Escritório do Estado de Nova York de & Assistência à Deficiência Temporária (OTDA), que supervisiona os escritórios do DSS do município, implementou um sistema de gerenciamento de documentos possibilitado por um repositório de imagens de documentos empresariais, &gerenciamento centralizado de documentos (CDM) e scanners da Kodak. A eBizDocs, uma revendedora de soluções da Kodak Alaris em Albany, NY, venceu a licitação estadual para o lançamento do scanner OTDA em todos os departamentos de serviços sociais do município.
Nós gostamos de trabalhar com a Alaris. Nosso pessoal agora não pode imaginar voltar a um sistema baseado em papel e desistir de toda a produtividade, segurança, acesso, velocidade e economia que nossa transição digital tornou possível. Randy Scott Coordenador do Serviço de Assistência Financeira do Departamento de Serviços Sociais do Município de Monroe (Nova York)
A eBizDocs recomendou os scanners Kodak i1220 e i1420 para melhor atender às necessidades da OTDA. “Scanners de vários fabricantes passaram por uma avaliação trabalhosa para determinar a melhor tecnologia para a solução, e os da Alaris ficaram no topo, ” diz Jason Abare, Vice-Presidente da eBizDocs.
Inicialmente, a OTDA forneceu esses scanners para a DSS que criou uma Equipe de Gerenciamento de Documentos Centralizados (CDMT) para enviar informações para vários departamentos. A eBizDocs desenvolveu um portal de suporte, vídeos de instruções e treinamento prático para acelerar a adoção dos novos scanners. Em pouco tempo, 24 páginas frente e verso de aplicações para assistência estavam sendo digitalizadas, juntamente com declarações de proprietários, informações de clientes, recibos, contas, cartas manuscritas, anotações, fotocópias das licenças do driver e outras informações importantes. A CDMT de 27 pessoas no centro de Rochester DSS – e a equipe de 11 pessoas em um local satélite – receberam e digitalizaram a maior parte dos documentos e, em seguida, enviaram uma notificação eletrônica aos funcionários de vários departamentos por meio de um sistema de escaneamento centralizado, conhecido como o Repositório de documentos corporativos e de imagens, ou IEDR.
A OTDA desenvolveu software e implementou uma plataforma de captura segura na web para garantir total compatibilidade com seus scanners – e otimização deles. “Inicialmente, os especialistas em tecnologia da OTDA passaram uma semana conosco para garantir um início tranquilo e fornecer treinamento”, diz Scott. “E à medida que adicionamos novos Scanners Alaris, o pessoal de serviço e de tecnologia faz um ótimo trabalho para garantir que tudo seja compatível e quaisquer problemas fiquem de fora do sistema antes do lançamento.”
Trabalhadores preocupados tornam-se conversores digitais
Como você pode imaginar, a transição do papel para o digital foi uma mudança cultural significativa na DSS. “Anteriormente, os examinadores, por exemplo, tinham toda a documentação de um candidato na frente deles”, diz Scott. "Eles poderiam escrever notas, trabalhar com documentos com um candidato, tudo era cópia impressa, bem na frente deles". Agora, esses funcionários estavam sendo solicitados a acessar todas essas informações via computador.
"É justo dizer que muitas pessoas estavam hesitantes quando começamos", lembra Scott. “Isso era novo e diferente. Mudar é sempre um pouco desconcertante". O treinamento estruturado começou na fase de lançamento, com pessoas de vários departamentos, em seguida, levando o que eles aprenderam para os outros e compartilhando o conhecimento. Inicialmente, o departamento de Gestão de Cuidados foi o primeiro grupo a tornar-se totalmente digital, seguido pelo Medicaid. Quando as pessoas começaram a ver que os documentos eram de fácil acesso, não podiam se perdiam e todas as informações necessárias estavam realmente ao alcance dos dedos, a novidade positiva começou a se espalhar. "Depois de um tempo, o burburinho foi bom e os departamentos na fila para ser o próximo estavam realmente animados com a mudança", diz Scott.
Os scanners da Alaris foram bem recebidos pelos operadores na CDM. “Os scanners Alaris S2070 têm uma tela que conta as páginas à medida que são escaneadas”, diz Patrick Woehrlen, um funcionário da CDM. “Então, não precisamos voltar e contar as páginas novamente no monitor do computador. É um ótimo recurso de economia de tempo". Os operadores também citam a tecnologia Perfect Page incorporada que melhora significativamente a qualidade da imagem a partir de originais ruins, especialmente a capacidade de tornar documentos mais fracos e de baixo contraste muito mais legíveis.
Recursos de scanner que melhoram a qualidade e a produtividade
A Woehrlen também aprecia a capacidade dos scanners da série Alaris S2000 de ajustar e otimizar automaticamente a qualidade da digitalização ao capturar um lote de documentos claros e escuros. "Eles podem transformar um documento que era basicamente ilegível em uma imagem muito legível", observa ele. Velocidades de digitalização mais altas também facilitam muito o trabalho dos operadores do scanner. Quando você está capturando mais de um milhão de documentos por ano, o aumento de 70 páginas por minuto (em scanners i2620) para 80 páginas por minuto em seus novos scanners S2070 realmente faz a diferença.
No lado do serviço ao cliente, os funcionários gostam de suas mesas de limpeza e acesso “desktop digital”. No passado, um documento importante poderia ser perdido ou extraviado e isso poderia impactar uma aprovação. Ou um arquivo completo pode estar na mesa de outra pessoa em um departamento diferente e o cliente será solicitado a reenviar documentos, o que gera atrasos e frustrações. Agora, qualquer arquivo pode ser retirado em segundos e, se duas pessoas precisarem acessá-lo de uma só vez, isso não é um problema.
Além de economizar muito tempo e dinheiro em comparação com os processos anteriores de recuperação de documentos impressos, a maioria dos documentos é mantida por 30 dias e depois destruída. Isso reduziu significativamente o custo de armazenamento.
Hoje, oito anos em sua jornada de transformação digital, a DSS está muito satisfeita com os scanners e serviços da Alaris. “Agora temos uma combinação de modelos de scanner S2070 e mais antigos, incluindo i1220s, i1420s, i2600s, i2620s e i3400s da Kodak, agora uma empresa da Kodak Alaris”, diz Scott. “Nós gostamos de trabalhar com a Alaris. Nosso pessoal, tanto no CDM quanto em vários departamentos, agora não pode imaginar voltar a um sistema baseado em papel e desistir de toda a produtividade, segurança, acesso, velocidade e economia que nossa transição digital tornou possível”.
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