A Compu-Stor é a primeira cliente na Austrália a se beneficiar da captura distribuída baseada na web com a Kodak Alaris

Principais benefícios

• O Alaris Info Input Solution foi fácil de implementar, sem uma curva de aprendizado excessiva para os operadores.
• A equipe que opera remotamente agora pode acessar imagens digitalizadas em tempo real, o que aumentou substancialmente a produtividade.
• Os trabalhos agora são processados com muito mais eficiência do que antes.
• A eficiência aprimorada garantiu que os negócios continuem competitivos e que os custos estejam alinhados com o mercado.
• A estrutura de licenciamento escalável e preparada para o futuro facilita adicionar novos usuários à medida que a empresa cresce.

Fundada em 1987, a Compu-Stor é a maior empresa privada de gerenciamento de informações da Austrália. Ela oferece soluções de gerenciamento de registros de ponta a ponta para clientes nos setores público e privado de três locais: no Novo País de Gales, na Austrália Ocidental e em Vitória.

Como parte do esforço para transformar e reinventar continuamente os negócios, estendendo os seus serviços para além do gerenciamento de registros e armazenamento de documentos, a Compu-Stor montou uma nova divisão, a Digital Transformation Solutions (DTS). Das bases em Perth, Sydney, Melbourne e Manila, nas Filipinas, a DTS fornece uma variedade de serviços terceirizados, incluindo digitalização de documentos, indexação, serviços de correspondência, serviços profissionais, soluções de automação de fluxo de trabalho e hospedagem, para clientes em todo o país.

O desafio

O relacionamento da empresa com a Kodak Alaris já tem duas décadas. Ela opera uma frota de 22 colaboradores de scanners da marca Kodak executando o Alaris Capture Pro Software, um aplicativo completo de software de captura em lote de alto e baixo volume, que oferece extração e entrega robustas de dados para aplicativos de repositório e de negócios que são projetados para funcionar perfeitamente com qualquer scanner da Kodak Alaris.

O rápido crescimento e a demanda por seus serviços levaram a empresa a alavancar a tecnologia que permitiria dividir a carga de trabalho em vários locais, por exemplo, uma vez que as imagens foram digitalizadas em uma operação, foi fácil a manipulação da indexação em outra.

"Com os volumes crescendo exponencialmente, tomamos a decisão comercial de continuar a capturar dados dos nossos clientes não governamentais localmente na Austrália e de permitir que as nossas equipes remotas na empresa gerenciarem o processo de indexação", explicou o Gerente Nacional de Operações, Frank Sulfaro. "

O Alaris Capture Pro Software oferece excelentes recursos de criação de imagens, indexação e saída, e continuamos a alavancar essa solução para trabalhos totalmente processados na Austrália. No entanto, a equipe relatou que a taxa de atualização das imagens hospedadas localmente era muito lenta; portanto, precisávamos encontrar uma solução alternativa que proporcionasse uma taxa de atualização mais rápida fora da configuração local para, finalmente, aumentar a produtividade naquele local", acrescentou.

A solução

Coincidentemente, no momento em que a Compu-Stor decidiu pesquisar uma solução alternativa de captura, a Kodak Alaris lançou o Alaris Info Input Solution, um aplicativo de captura móvel e baseado na web que é fácil de ser implementado e usado pelos trabalhadores que regularmente fazem digitalizações em diferentes departamentos ou locais.

"Usamos os scanners Kodak em toda a empresa e nossa preferência não era mudar para a solução de fornecedores alternativos. Nosso objetivo principal era garantir que minimizássemos qualquer interrupção e não tivéssemos custos adicionais para as operações em andamento", afirmou Frank.

Ele complementou: "O momento foi ideal, não tivemos que pesquisar muito. O relacionamento de longa data com a Kodak Alaris e o fato de que o Alaris Info Input Solution resolveria os problemas que tínhamos, juntamente com os preços competitivos, foram muito atraentes para nós".

Resultados

O Alaris Info Input Solution permite captura e acesso mais rápidos às informações no escritório ou remotamente, o que eliminou o problema de qualquer atraso para os trabalhadores de toda a empresa terem acesso às imagens digitalizadas. A Compu-Stor continua executando o Alaris Capture Pro Software em paralelo com o Info Input Solution.

"Acelerar a taxa de atualização da imagem era nosso objetivo principal", afirma Frank. "Nossa equipe que opera remotamente agora pode acessar imagens digitalizadas em tempo real, o que aumentou substancialmente a produtividade".

Frank afirmou que a eficiência é a chave para garantir que os negócios continuem competitivos e que os custos estejam alinhados com o mercado. "Agora estamos processando trabalhos com muito mais eficiência do que antes. Como a produção é muito mais rápida, não precisamos de tantas pessoas trabalhando no mesmo trabalho para garantir que atenderemos o acordo de nível de serviço (SLA) dos clientes. Isso proporcionou benefícios adicionais aos negócios, garantindo a manutenção de uma boa relação custo-benefício".

Outra vantagem de adotar uma solução projetada para funcionar perfeitamente com os scanners da Kodak Alaris tem sido a possibilidade de começar a operar muito rapidamente. A curva de aprendizado tem sido mínima. "Nossa equipe tem muita experiência na operação dos scanners da Kodak e do Alaris Capture Pro Software, nossos fluxos de trabalho permanecem os mesmos e a migração para o Alaris Info Input Solution não foi um grande desafio", comentou Frank.

Ambas as soluções de software oferecem recursos inteligentes, como a capacidade de extrair automaticamente os principais dados dos documentos, reduzindo o tempo de processamento e a capacidade de leitura de código de barras para gerenciar documentos desafiadores sem problemas. A empresa conseguiu alavancar muitos desses recursos desde o primeiro dia e não teve que adaptar processos herdados ou trabalhar de maneira diferente para maximizar o rendimento.

"Isso nos proporcionou maior visibilidade da carga de trabalho nos negócios, ajudando as nossas equipes em todos os locais a colaborar e trabalhar melhor em conjunto", acrescentou Frank.

A expansão dos negócios faz parte do plano estratégico da empresa. Ela pretende expandir sua presença física em todo o país e está considerando várias cidades com potencial para abrir novas filiais. É importante ressaltar que o Info Input Solution fornece à Compu-Stor a possibilidade de crescer ainda mais. O software é fornecido em um modelo de licenciamento de usuário simultâneo, o que significa que é muito fácil flexionar e escalar conforme as necessidades da empresa.

"O Alaris Info Input Solution é, realmente, uma solução preparada para o futuro, que atenda às nossas necessidades hoje e no futuro, pois podemos simplesmente adicionar novas licenças ao modelo atual, quando e conforme necessário. Essa solução já ofereceu muitos benefícios comerciais e teremos um forte retorno sobre o investimento", concluiu Frank.