Perfil do cliente
A Cleardata é a maior usuária de scanners da Kodak Alaris em um único local no Reino Unido. A secretaria de digitalização, que é uma das maiores do país, digitaliza mais de quatro milhões de imagens por mês em nome de sua base nacional de clientes.
A empresa presta um leque de serviços de digitalização de documentos e soluções de gestão de documentos que ajudam organizações a se livrar de papéis, economizar espaço valioso no escritório, automatizar processos manuais e reduzir custos de negócios. Com certificação ISO 27001 para segurança da informação, a Cleardata também é uma das primeiras empresas na indústria a ser certificada pela norma BS 10008:2014, o Padrão de Admissibilidade Legal e Peso de Evidências.
O desafio
Reconhecendo o crescimento de negócios em sua capacidade de ficar à frente da curva, a Cleardata continuou a investir nas soluções de digitalização mais recentes da geração para ambientes de produção, garantindo assim que esteja bem posicionada para prever e responder às necessidades de clientes em constante mudança, oferecer serviços de maior valor e se diferenciar da concorrência.
Os negócios têm tido sucesso e a empresa registrou um aumento de rotatividade de 22% no ano passado - além de estar no caminho para ampliar a receita em um terço este ano. Com dois grandes novos contratos fechados avaliados em £ 1 milhão, a Cleardata tomou a decisão estratégica de turbinar ainda mais seus equipamentos de produção e investir em dois novos scanners Kodak i5850S.
"Nossa estratégia de investimento contínuo projetada, visando maior capacidade e melhoria da produtividade, tem rendido dividendos ao longo dos anos", revela o diretor gerente David Bryce. "Em um mercado com margens pequenas e onde é essencial conseguir prestar capacidades e serviços especializados de valor agregado, acreditamos que nosso compromisso com a compra da mais moderna tecnologia é um diferenciador primordial", conclui.
Solução
O modelo i5850S, visando turbinar a produção e com capacidades de classificação integradas, foi projetado para diminuir o tempo de processamento oferecendo vantagens de classificação de maços, comprimento e multialimentação, separando lotes mistos de documentos em três bandejas de trabalho que são configuradas por meio de controles de driver ISIS e TWAIN de fácil compreensão.
"Em especial, gostamos do fato de que o novo scanner possui três bandejas de produção para separar tipos distintos de documentos e agrupar de forma organizada folhas separadoras de maços para reutilização, proporcionando excelentes eficiências de pós-digitalização ao eliminar parte do esforço manual", conta David.
Essa solução de digitalização de última geração e alta velocidade conta com a produção de 420 imagens (frente e verso) ou 210 páginas por vez, opera com lotes de documentos mistos, elimina o manuseio de papel antes e depois da digitalização, que consomem muito tempo, e separa automaticamente documentos por comprimento. David acrescenta: "Maximizar a produção é importante para nós, e o i5850S combina velocidade e qualidade de produção em uma pequena área ocupada. Lidamos com inúmeros tamanhos diferentes de documentos e esse modelo proporciona a flexibilidade que precisamos, sendo uma excelente escolha para nossos negócios."
A frota de scanners de documentos da Cleardata é complementada com o Kodak Capture Pro Software, um programa completo de captura de lotes em volumes grandes ou baixos que oferece sólida extração de dados e entrega para aplicativos de negócios e repositórios e que foi projetado para funcionar perfeitamente com qualquer scanner da Kodak.
Com a Kodak Alaris como parceira de tecnologia, nossos negócios estão preparados para o futuro: como uma secretaria que conta com um único fornecedor, otimizamos nosso recurso internamente através de uma única interface de usuário, estilo comum e uma solução de software, facilitando para a equipe alternar entre dispositivos sem precisar passar por novos treinamentos. David Bryce Diretor gerente
Benefícios
Há quatro anos, a Cleardata foi a primeira empresa do Reino Unido a comprar um modelo Kodak i5000 Series e também foi a primeira a encomendar dois scanners i5850S antes mesmo do lançamento. "Estávamos muito empolgados com esse novo lançamento", explica David. "Esse novo modelo possui diversos recursos inovadores para melhorar a eficiência, a produtividade e diminuir os gastos operacionais."
Os negócios cresceram de forma orgânica e a empresa continuou a investir na tecnologia da Kodak Alaris para proporcionar a capacidade extra necessária para gerenciar e apoiar essa trajetória de crescimento. A combinação de altas velocidades, confiabilidade e qualidade soberba garante que a Cleardata cumpra continuamente com acordos de nível de serviço de clientes
As novas soluções de digitalização garantiram capacidade adicional e maior produtividade para a empresa, que conta agora com uma frota de 15 máquinas que proporcionaram à Cleardata capacidade para maior crescimento, capacidade de lidar com novos negócios e acomodar picos de carga de trabalho inesperados.
Diversos recursos únicos, incluindo classificação automatizada durante o processo de digitalização, que elimina possíveis erros e o tempo desperdiçado, a capacidade de separar documentos de multialimentação e identificá-los com maior facilidade, alimentar documentos pela traseira do scanner, separar automaticamente documentos curtos de outras páginas e reutilizar as folhas classificadas, agregam benefícios adicionais de economia de tempo e custos a essa operação bem pensada.
"A qualidade é de enorme importância para nós e somos a única secretaria que utiliza dois profissionais para verificar cada imagem digitalizada", explica David. "Uma das principais vantagens do software é que podemos agora ver oito imagens na tela por vez e, quando você processa em velocidades de 420 imagens por minuto, isso representa enormes economias de tempo."
De acordo com David, o demorado processo de verificação manual com duas pessoas é de missão crítica e um componente essencial para seu compromisso de entregar um atendimento de qualidade consistente. "Estamos aproveitando os benefícios de recursos inteligentes, como a tecnologia Página perfeita, que otimiza o processo de captura de imagens e garante qualidade de imagem sem precedentes, leitura de código de barras, detecção e exclusão de páginas em branco baseada em conteúdo e proteção inteligente de documentos para se proteger contra documentos danificados e dados perdidos a fim de melhorar nossa eficiência sem abrir mão do controle de qualidade", acrescenta.
Uma nova expansão está nos planos, e a Cleardata acaba de conseguir uma liberação d e£ 300.000 e planeja construir um centro de arquivamento e digitalização sob medida de £ 1,5 milhão em Deeside, que deve criar 18 novos empregos.
"Em nossos negócios, precisamos garantir que tenhamos o hardware, software e mão de obra certa. Com a Kodak Alaris como parceira de tecnologia, nossos negócios estão preparados para o futuro: como uma secretaria que conta com um único fornecedor, otimizamos nosso recurso internamente através de uma única interface de usuário, estilo comum e uma solução de software, facilitando para a equipe alternar entre dispositivos sem precisar passar por novos treinamentos", conclui David.
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