Acelerando a mudança para a modernização
O programa de modernização para a gestão do Poder Judiciário de Córdoba integra as múltiplas aplicações que a agência possui com a documentação associada, permitindo escalar para um cenário onde o papel cuja origem não é apropriada ao chegar à organização. Ao mesmo tempo, está associado ao seu processo e está disponível para desmaterialização. Desta forma, muitos metros quadrados de papel do edifício central foram desocupados, gerando mais conforto para a equipe, mais organização e limpeza, bem como o valor agregado de acessar a documentação em menos tempo.
Em um dos seus processos internos mais críticos, a agência complementa o arquivo eletrônico com a digitalização just-intime usando um scanner “inteligente” Kodak Alaris do modelo Scan Station 730EX, que sem qualquer ação adicional associa a documentação com o procedimento correspondente.
O Caos dos Papéis
A equipe de Information Management da Kodak Alaris acompanhou o Poder Judiciário de Córdoba para implementar o que é tecnicamente chamado de processo de desmaterialização. Consiste em descartar o papel, por exemplo, nas Unidades Judiciais sob a forma de resumos. Todas as queixas que o cidadão faz quando os documentos pessoais são roubados, ele perde um cheque, tem um problema com seu carro e assim por diante, enquanto as pessoas carregam um certificado, os registros judiciais ficam arquivados que inevitavelmente se acumulam. É por isso que os documentos começaram a ser digitalizados, para gerar uma solução de imagem que é então publicada no portal da Intranet do Poder Judiciário.
Outras aplicações são mais dinâmicas. É o caso da apresentação de certificados médicos para justificar a ausência por parte de um funcionário O sistema gerencia os processos de recursos humanos e verifica esses certificados no mesmo dia em que as pessoas os trazem e estão diretamente associados ao registro de cada funcionário.
Novos Centros de Digitalização
O projeto também prevê a aplicação de 250 Centros Comuns de Digitalização nos diferentes escritórios, a fim de poder implementar esta solução com maior rapidez e cobrir mais áreas do Poder Judiciário. A instalação dos scanners irá restringir o volume de trabalho e o número de oficiais judiciais que operam nas 24 cidades e 110 casas judiciais da província. A ideia de um Centro de Digitalização começou como um teste piloto em novembro de 2015 e desde então está funcionando no Fórum de Fiscalização Fiscal, que tem 400 mil arquivos e 500 advogados trabalhando. Este grande volume de trabalho permitiu certificar o sistema e verificar se a escala da solução em termos de capacidade, robustez e logística estava bem coberta. Como o software, o servidor, o scanner e o método de digitalização são iguais, o processo é 100% replicável para toda a província, portanto estima-se que os novos Centros de digitalização estão previstos até o final de 2017.
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