A Healthworld, fornecedora líder de medicamentos naturais na Austrália e na Nova Zelândia, começou a procurar, em 2015, uma solução de digitalização para digitalizar documentos e integrar-se ao SharePoint.
Na época, processava as faturas manualmente em sua sede, fábrica e instalação de testes, localizada em Northgate, Brisbane.
Combinado com um interesse renovado em otimizar fluxos de trabalho financeiros, a tecnologia mudou a forma como um processo como a automação de contas a pagar é conduzido.
Recentes avanços nas tecnologias de digitalização, reconhecimento óptico de caracteres e gerenciamento de documentos eletrônicos permitem maior eficiência nos fluxos de trabalho que envolvem o pagamento de faturas.
Apenas 23% das empresas em todo o mundo têm um alto nível de automação de contas a pagar, de acordo com o estudo de análise e benchmark de contas a pagar do Instituto de Finanças e Gestão (IOFM). Ainda mais impressionante, menos de 9% das empresas de médio porte (aquelas com receitas anuais entre US$ 10 milhões e US$ 199 milhões) têm um alto nível de automação de contas a pagar.
Mais de 50% das empresas ainda recebem a maioria de suas faturas em papel. Embora o uso de imagens, reconhecimento ótico de caracteres (OCR) e outras tecnologias para a digitalização de processos de contas a pagar tenham amadurecido, muitas empresas não automatizaram totalmente as funções importantes de processamento de faturas, como correspondência, tratamento de exceções, pagamentos e relatórios.
A Healthworld enfrentou vários desafios no desenvolvimento de sua solução. Os documentos a serem digitalizados e processados tinham diferentes tamanhos, espessuras, condições e qualidade. Como a maioria das outras organizações, a Healthworld não tinha nenhum controle sobre isso.
Com uma alta taxa de transferência de até 40.000 faturas por ano, a solução precisava ser rápida e eficiente.
A Healthworld contratou a distribuidora de TI, ACA Pacific, que recomendou os scanners i4200 com o Kodak Capture Pro Software, usado para reconhecimento de códigos de barras e separação de documentos. A pesquisa de banco de dados foi configurada para extrair os metadados dos sistemas de negócios da Healthworld e as imagens dos documentos foram enviadas diretamente para o SharePoint.
Esses metadados são usados pelas bibliotecas de documentos do SharePoint para gerenciar o arquivamento e a retenção de documentos.
Atualmente, a Healthworld usa uma série de scanners Kodak i4200 e i2600 em vários locais, e o sucesso no processamento de faturas possibilitou desenvolver novos fluxos de trabalho para processos adicionais, como saúde e segurança no local de trabalho.
O software de fluxo de trabalho do Nintex SharePoint está sendo usado além da tecnologia de assinatura digital da Cosign para autorização eletrônica.
A digitalização também está sendo aplicada para digitalizar o armazenamento de grandes volumes de documentos de lote de fabricação. A fabricação de muitos produtos de Saúde Natural é regulamentada pela Lei de Administração de Produtos Terapêuticos, de modo que cada vez que um novo lote de produto é criado, ele deve ser acompanhado de extensa documentação sobre ingredientes, processos etc. Anteriormente, eles eram armazenados em grandes instalações de armazenamento externas causando dores de cabeça quando era necessário recuperar documentos.
Esses documentos vêm de uma ampla gama de sistemas diferentes e os processos de chão de fábrica envolvem anotações e marcações manuais, portanto, o papel ainda é o meio escolhido.
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