A Fundação do Serviço Nacional de Saúde (NHS) dos Hospitais Universitários de Aintree lida com 86.000 internações de emergência a cada ano, além de 330.000 visitas de pacientes de ambulatório e 77.000 casos de internação por um dia. O enorme volume de pacientes cria um desafio igualmente grande para o gerenciamento de milhões de prontuários. Como primeiro passo rumo à agilização do processo, soluções de scanners independentes isolados foram instaladas inicialmente nos centros de consultas de pacientes e nos departamentos de pronto socorro, jurídico e de patologia. No entanto, logo fico claro que uma solução integrada para toda a Fundação era necessária para proporcionar acesso universal aos prontuários digitais dos pacientes. Após uma solicitação formal de propostas, a Fundação optou por um sistema de EDMS da CCube Solutions. Ward Priestman, diretor de informática dos hospitais universitários de Aintree, expressa “A Fundação tem uma estratégia de TI agressiva e quer investir em tecnologia para realizar melhorias nos serviços. A solução de EDMS é um passo importante rumo à digitalização dos prontuários de pacientes.”
Uma solução personalizada
A solução da CCube Solutions inclui software de EDMS e de formulários eletrônicos, além de um portal de front-end personalizado que os profissionais da área médica podem usar para acessar anotações de casos a partir de praticamente qualquer computador.
Archie Menzies, diretor de vendas de NHS da CCube Solutions, explica "Pela conexão com os sistemas de linha de negócios, garantimos que o EDMS não se torne apenas um arquivamento de documentos. Em vez disso, ela contribui diretamente para melhor compartilhamento e colaboração entre a equipe e aumenta a eficiência."
A Fundação terceirizou a enorme tarefa de digitalização dos arquivos dos pacientes para a Capita TDS, uma empresa do Capita Group. Anthony Lamb, gerente de operações da Capita TDS, conta "Prestamos um serviço de digitalização por demanda a partir de nossa instalação protegida. Toda semana recebemos os prontuários que os médicos irão precisar para suas consultas e os digitalizamos para que fiquem disponíveis em forma digital."
Tudo começa com scanners para trabalhos pesados
A Capita TDS optou por Scanners Kodak de alto desempenho para dar conta da pesada carga de trabalho do sistema. Seu equipamento inclui scanners da série i4000 e da mais recente série i5000. "Os scanners da Kodak são cavalos de batalha e a melhor opção para nosso ambiente exigente", explica Lamb. "Eles podem lidar com grandes volumes e são extremamente robustos."
Estimamos que por volta de 282.000 prontuários de pacientes serão digitalizados, o que equivale a cerca de 45 milhões de páginas. Depois que as anotações de caso de um paciente são digitalizadas, o trabalho está concluído e os prontuários podem ser acessados facilmente por meio do EDMS.
A Capita TDS usa o Capture Pro Software Network Edition para processar e gerenciar documentos e garantir a mais alta qualidade de imagem logo na primeira vez, todas as vezes. Por ser tão fácil de usar, o software também ajuda a maximizar a produtividade do operador. As imagens e dados associados são então enviados através de uma conexão FTP segura diretamente de volta para a Aintree.
A localidade que costumava ser usada para armazenamento de prontuários agora está sendo usada como Centro de atendimento eletivo, liberando gradualmente todo um andar para atividades clínicas. É importante para a Fundação economizar em mão de obra e eliminar o custo de armazenamento de prontuários em papel, mas isso é apenas parte da história. "A digitalização de prontuários da área de saúde não tem a ver apenas com a economia de dinheiro", observa Colin Labrum, gerente de vendas de software da Kodak no Reino Unido. "Também disponibiliza informações cruciais sobre os pacientes automaticamente no ponto de atendimento, o que proporciona uma melhor experiência clínica às pessoas."
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