Uma revolução no gerenciamento de registros para Bexar County, TX

Localizado no Texas, o Condado de Bexar (pronuncia-se “Bear”) enfrentou um grande desafio: um acúmulo de documentos de 40 anos em vários departamentos, incluindo registros civis, criminais, sucessões, contábeis e do tesouro. O condado precisava de uma solução abrangente para simplificar seus processos de arquivamento e gerenciamento de documentos. Carlos Gutierrez, vice-presidente da distribuidora de tecnologia Compu-Data, apresentou a Kodak Alaris aos líderes do Condado de Bexar.

Com as novas soluções implementadas, o Condado de Bexar transformou com sucesso todos os fluxos de trabalho manuais em processos automatizados eficientes e está no caminho certo para eliminar completamente seu atraso antes do previsto. Veja como a equipe do Condado de Bexar, Compu-Data e Kodak Alaris conseguiram isso juntos.

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O desafio: pilhas de documentos que pareciam impossíveis de gerenciar

A solução: KODAK Info Input Solution e scanners KODAK i4250

Otimização de processo e endereçamento de atraso

A solução Kodak Alaris permitiu que o Condado de Bexar digitalizasse rapidamente sua carteira de documentos de 40 anos e carregasse automaticamente os dados em seu sistema, sem entrada manual de dados e o risco de erro humano que vem com isso. Todos os departamentos, incluindo tribunal criminal, tribunal de sucessões, contabilidade, registros de tesouraria, mandados e títulos, moções e apelações de tráfego foram capazes de agilizar seus processos e trabalhar com mais eficiência.

"A equipe de Kodak Alaris e Carlos na Compu-Data forneceu excelente suporte desde o primeiro dia", disse Lucy Adame-Clark. "Eles estiveram conosco em todas as etapas, ajudando-nos a entender os sistemas e as poderosas ferramentas que a Kodak Alaris oferece."

Lucy Rigby, que supervisiona os departamentos civis e registros criminais no tribunal do condado de Bexar, também compartilhou suas experiências. "A solução Kodak Alaris teve muito sucesso porque conseguimos digitalizar documentos com rapidez, precisão e profissionalismo. Agora podemos fornecer ao público acesso a informações importantes em questão de minutos."

Os resultados: maior eficiência, precisão e acessibilidade

Com as soluções Kodak Alaris instaladas, o Condado de Bexar conseguiu:

1. Reduzir significativamente o acúmulo de documentos, melhorando a capacidade do Condado de atender à comunidade e ao sistema judicial.
2. Forneça acesso em tempo real aos registros de vários departamentos, incluindo escritórios civis, criminais e sucessões.
3. Garanta a precisão dos dados eliminando a entrada manual de dados e aproveitando alguns dos principais recursos da Kodak Info Input Solution and the scanners Kodak i4250 .
4. Simplifique os processos documentais para facilitar uma melhor colaboração entre os departamentos e melhorar a eficiência operacional geral.

Lucy Adame-Clark acrescentou: "Agora temos todas essas informações disponíveis em minutos ou menos. Isso melhorou significativamente a experiência interna e para as pessoas que atendemos. Essa solução foi muito benéfica para o público."

Uma comunidade servida pela inovação

Esse esforço de digitalização beneficiou muito a comunidade do Condado de Bexar. Com acesso em tempo real aos registros, os sistemas judiciários agora podem processar os casos com mais rapidez, permitindo que atendam melhor às necessidades do público. A implementação bem-sucedida das soluções Kodak Alaris no condado de Bexar é uma prova da forte parceria entre a Compu-Data, a Kodak Alaris e o próprio condado.

À medida que o Condado de Bexar continua a modernizar suas operações, as soluções da Kodak Alaris desempenharão um papel crítico na simplificação dos fluxos de trabalho e na melhoria dos serviços prestados à comunidade. Lucy Adame-Clark elogiou a solução e a parceria, dizendo: "Trabalhar com Kodak Alaris e Carlos realmente nos levou a um nível totalmente diferente. Seus esforços combinados realmente fizeram a diferença no Condado de Bexar."

A jornada de digitalização do Condado de Bexar é outro exemplo que ilustra como as soluções da Kodak Alaris estão ajudando as organizações a resolver seus desafios de captura de informações e gerenciamento de documentos, fornecendo resultados rápidos e ROI duradouro.