Conformidade com a REAL ID: soluções inteligentes de digitalização que todos os DMVs precisam

Com a solicitação da REAL ID se aproximando, os estados precisam preparar os escritórios do Departamento de Veículos Motorizados (DMV) para um aumento de solicitações e os desafios associados a permanecer em conformidade. Alguns obstáculos são esperados, mas os DMVs podem tornar o processo de solicitação mais fácil, adquirindo as ferramentas certas para o trabalho.

O que é o Real ID Act (Lei de Identificação Real?)

Após o 11 de setembro, a Comissão Nacional sobre os Ataques Terroristas nos Estados Unidos (geralmente chamada de Comissão 9/11) decidiu que “a identificação de segurança deveria começar nos Estados Unidos” e recomendou que o governo federal “estabelecesse padrões para a emissão de certidões de nascimento e documentos de identificação, como carteiras de motorista”. O presidente George W. Bush sancionou a REAL ID Act de 2005 cerca de um ano depois.

O Título II da REAL ID Act, “Segurança aprimorada para carteiras de motorista e carteiras de identificação pessoal”, estabeleceu requisitos mínimos de segurança para carteiras de identidade e de habilitação emitidas pelo estado. A lei também proíbe agências federais de aceitar identidades e carteiras de motorista de estados que não atendam a esses padrões para fins oficiais, como:

• Entrar em usinas nucleares
• Acessar instalações federais
• Embarcar em aeronaves comerciais regulamentadas pelo governo federal

Para a população em geral, a parte mais relevante desses regulamentos é a exigência de uma carteira de identificação em conformidade com a REAL ID para embarcar em voos domésticos. Essa exigência foi originalmente programado para entrar em vigor no dia 1º de outubro, mas foi adiada por um ano como resultado da pandemia de COVID-19.

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Desafios de conformidade com a REAL ID

Todos os 50 estados dos EUA agora estão equipados para fornecer identidades compatíveis com a REAL ID e a Samoa Americana e as Ilhas Marianas do Norte estão atualmente sob análise para aplicação da REAL ID.

No entanto, conformidade não significa que o trabalho dos estados está concluído: Com a exigência de uma REAL ID para viagens domésticas apenas um ano após ser implementada, espera-se que os pedidos dessas identidades aumentem drasticamente. Esse foi o caso na Carolina do Norte e no Tennessee conforme o prazo original de 1º de outubro de 2020 se aproximava, criando tempos de espera de mais de três horas nos já lotados Departamentos de Veículos Motorizados (DMV).

O próprio processo de solicitação da REAL ID também pode ser bastante demorado.

As pessoas precisam fornecer documentação comprovando o nome, data de nascimento, número da seguridade social e cidadania ou status de imigração, além de dois tipos de comprovante de endereço. Em seguida, o DMV precisa revisar, organizar e digitalizar manualmente os documentos. Se qualquer documento da solicitação for considerado ilegível ou ausente durante o processo de autenticação subsequente, toda a solicitação será rejeitada e o requerente deverá retornar ao DMV para se inscrever novamente.

Além desses desafios, os DMVs já estão enfrentando atrasos de trabalho devido à pandemia da COVID-19: o DMV de Oregon estimou um atraso para mais de 100.000 pessoas depois do fechamento de apenas dois meses, e seu porta-voz previu que a sobrecarga de trabalho duraria até o próximo ano e potencialmente mais. Colocar as solicitações em dia ao mesmo tempo que recebe novas solicitações devido à REAL ID e – muito provavelmente – continuar a aplicar medidas de distanciamento social será uma luta para os escritórios do DMV em todo o país.

Tornando as solicitações da REAL ID mais fáceis

Os DMVs talvez não consigam reduzir em um passe de mágica o número de solicitações da REAL ID ou o trabalho acumulado devido aos fechamentos, mas eles não precisam continuar a utilizar um processo de solicitação da REAL ID demorado e sujeito a erros.

Com isso em mente, a Kodak Alaris forneceu várias soluções para tornar o processo de solicitação da REAL ID mais preciso e eficiente.

Solução Inteligente de Digitalização - INfuse
Em parceria com a Integrated Document Technologies (IDT), a Kodak Alaris criou uma solução de digitalização baseada em nuvem isso praticamente elimina a possibilidade de erros.

Esta solução é desenvolvida na Solução Inteligente de Digitalização - Infuse da Kodak Alaris e integrada com ao CAPSYS CAPTURE ONLINE da IDT e verifica efetivamente se uma solicitação está em conformidade com os documentos requisitados da REAL ID em tempo real durante o processo de digitalização.

Com o toque de um botão, os DMVs podem digitalizar todos os documentos necessários, verificar se há erros e aceitar ou rejeitar a solicitação. As solicitações rejeitadas podem ser revistas no local — não há necessidade do requerente ir para casa, esperar até que o processo de autenticação seja concluído e retornar ao DMV para refazer a solicitação.

A experiência aprimorada do usuário — tanto para os trabalhadores que processam a solicitação quanto para os próprios requerentes — será uma consequência natural da atualização para essa solução. As economias de custo associadas também são significativas: um estado com 180 escritórios de DMV que atualmente usa uma solução de digitalização baseada em PC pode economizar mais de US$ 1,9 milhão em três anos.

Os benefícios adicionais da nossa solução de digitalização para a REAL ID incluem:

• Nenhum software, PCs ou treinamento de pessoal necessários
• Integração direta com os sistemas de negócios do DMV para otimizar o processamento das solicitações
• Opção de implantação no local ou na nuvem
• Capacidade de garantir a segurança das informações de identificação pessoal (PII) e atender aos requisitos de conformidade do governo implementando através do Microsoft® Windows Azure Government

Scanners da série S2000
Outra opção para os DMVs que ainda usam scanners antigos e softwares desatualizados é simplesmente atualizar para uma solução de digitalização mais eficiente, como o Scanner KODAK S2050.

Esta é a solução que a Administração de Veículos Motorizados de Maryland (MVA) adotou quando percebeu que seus scanners antigos não tinham uma integração eficiente com os acessórios de mesa digitalizadora modular para digitalizar os documentos necessários para a solicitação da REAL ID.

Depois de comprar 450 Scanners S2050 iniciais e 450 acessórios de mesa digitalizadora modular da Kodak Alaris para escritórios em todo o estado, a MVA de Maryland dobrou os pedidos. Os funcionários se surpreendem a cada dia com os recursos de velocidade, autenticação e aprimoramento de imagem e capacidade de digitalizar com segurança documentos antigos e delicados.

Para saber mais sobre como o scanner KODAK S2050 pode ajudar as MVAs e os DMVs a obter conformidade com a REAL ID, leia nosso estudo de caso. Para obter mais informações sobre os scanners da série S2000 ou sobre a nossa solução INfuse para DMV, entre em contato agora.

Imagem em destaque via Wikimedia Commons