Novos decretos governamentais transformam o gerenciamento eletrônico de dados

Espera-se que as agências governamentais na maioria das democracias sejam transparentes, eficientes e conscientes do orçamento, e ao mesmo tempo mantenham as informações secretas confidenciais e seguras. Atingir esses objetivos com documentos em papel pode ser desafiador.

Em 2018, a National Archives and Records Administration – NARA (Administração Nacional de Arquivos e Registros) dos Estados Unidos introduziu uma diretiva para impulsionar as transformações em direção à modernização do governo. As diretrizes do governo para tornar a manutenção de registros e os processos de negócios das agências federais totalmente eletrônicos, ou sem uso de papel, até o final de dezembro de 2022 estão descritas no memorando M-19-21, intitulado Transição para registros eletrônicos.

O que é a NARA?

Estabelecida em 1934 pelo Presidente Franklin Roosevelt, a NARA é uma agência independente do governo dos EUA. Sua principal responsabilidade é preservar, documentar e fornecer acesso aos registros da nação.

Missão e serviços

A missão da NARA é cobrir todo o ciclo de vida dos registros, desde a criação até seu uso final.

Com arquivos em 17 estados, a NARA auxilia os órgãos públicos e federais com serviços de referência e pesquisa. Além disso, 16 Centros de Registros Federais (Federal Records Centers - FRCs) formam uma rede nacional que fornece serviços de armazenamento, acesso e disposição de registros para agências federais.

Acervos

Algumas das coleções significativas da NARA datam de 1775, bem antes da sua criação, e incluem a Proclamação da Emancipação e os primeiros diários das expedições polares. Junto com documentos históricos como a Declaração de Direitos, a Declaração de Independência e a Constituição, a NARA também mantém sob sua tutela muitos registros públicos de cidadãos comuns, incluindo registros militares e registros de naturalização de imigrantes.

A função da NARA é conservar apenas os registros federais que são considerados como tendo valor de pesquisa de longo prazo, são importantes para o trabalho do governo ou fornecem informações valiosas para os cidadãos. Esses registros normalmente somam aproximadamente 2% a 5% de todos os documentos gerados em um determinado ano. Atualmente, a NARA possui cerca de 133 terabytes de dados eletrônicos, além das seguintes cópias impressas:

• 10 bilhões de páginas de registros textuais
• 12 milhões de gráficos, mapas e desenhos de engenharia e arquitetura
• 25 milhões de fotos e imagens
• 24 milhões de fotografias aéreas
• 300.000 bobinas de filme cinematográfico
• 400.000 gravações de vídeo e som

Gestão de documentos eletrônicos

Em resposta à necessidade específica de gerenciar, preservar e fornecer acesso ao número cada vez maior de registros eletrônicos do governo, a NARA desenvolveu os Electronic Records Archives (ERA) (Arquivos de Registros Eletrônicos). Este órgão conservará os registros federais eletrônicos e essenciais acessíveis, preservados e autênticos enquanto forem considerados valiosos.

O memorando M-19-21 mencionado acima descreve as etapas que o governo e a NARA seguirão e os prazos para cumprir a meta de gerenciamento de documentos eletrônicos.

[Relacionado: Compreendendo a importância do gerenciamento de registros]

O que é o M-19-21?

O M-19-21 é uma ordem executiva apresentada pelo Escritório de Gestão e Orçamento dos EUA (OMB) a chefes de departamentos e agências executivas federais. Essa diretriz estabelece um plano de ação governamental que determina que todos os registros, temporários e permanentes, apresentados pelas agências federais à NARA após 31 de dezembro de 2022 estejam em formato eletrônico.

O M-19-21 direciona todas as agências governamentais para a transição para um ambiente totalmente eletrônico de manutenção de registros que cumpra todas as leis e regulamentos de gerenciamento de registros até esta data. Para cumprir essa meta, as agências federais precisarão realizar as seguintes etapas:

1. Garantir que todos os registros federais incluam metadados apropriados e sejam criados, mantidos e gerenciados em formatos eletrônicos.
2. Criar planos para fechar as unidades de armazenamento de documentos analógicos operados por agências e transferir esses registros para os FRCs operados pela NARA ou para unidades de armazenamento comerciais, de acordo com as leis e regulamentos de gerenciamento de registros.

Para garantir políticas e práticas consistentes em todo o governo, o M-19-21 consolida os requisitos de orientação de gerenciamento de registros anteriores do OMB, rescindindo, portanto, as seguintes diretrizes:

• O Memorando M-12-18 do OMB, Diretriz de Gerenciamento de Registros Governamentais
• O Memorandum M-14-16 do OMB, Orientações sobre o Gerenciamento de E-mail

A primeira seção do M-19-21 apresenta diretrizes de implementação para agências governamentais e estabelece metas para que todas as agências adotem a criação de registros eletrônicos.

Diretrizes de implementação para agências

As agências federais continuarão a manter programas de gerenciamento de documentos em conformidade com a Lei de Registros Federais e seus regulamentos e cumprir os seguintes prazos.

31 de dezembro de 2019 foi estabelecido como a data em que todos os registros permanentes e temporários das agências federais deveriam ser administrados eletronicamente da maneira mais completa possível. Todos os registros de e-mail também devem continuar a ser gerenciados em formato eletrônico.

Até 31 de dezembro de 2022, todas as agências federais devem gerenciar seus registros permanentes e temporários com metadados apropriados exclusivamente por meio eletrônico. Após essa data, a NARA não aceitará registros em papel, exceto quando uma agência tiver recebido uma exceção de acordo com os procedimentos desenvolvidos pela NARA. As exceções para autorizar a digitalização de registros analógicos incluem as seguintes situações:

• Quando for oneroso para o público em relação ao custo devido ao tempo, esforço ou recursos gastos
• Quando o custo ultrapassaria o benefício
• Quando a digitalização de registros analógicos não puder ocorrer por outros motivos, como impedimentos regulatórios, estatutários ou políticos

31 de dezembro de 2022 é a data em que todas as agências que receberam anteriormente uma exceção devem fechar as unidades de armazenamento de registros operadas pela agência e transferir os registros temporários e inativos para os FRCs ou unidades comerciais de armazenamento de registros. Após essa data, as agências devem armazenar documentos inativos elegíveis para transferência em unidades comerciais de armazenamento.

Diretrizes de implementação para NARA e OPM

A NARA e o Escritório de Gestão de Pessoal (OPM) tomarão as seguintes medidas para ajudar todas as agências na transição para a gestão totalmente eletrônica de documentos.

Em 30 de setembro de 2020, a NARA emitiu orientações e regulamentos atualizados para responder às perguntas mais frequentes e esclarecer o M-19-21. Esse boletim também inclui políticas claras para permitir que as agências digitalizem registros originalmente criados em formatos analógicos, solicitem exceções e descartem originais analógicos quando apropriado.

A NARA continuará a armazenar todos os registros analógicos transferidos para um FRC até 31 de dezembro de 2022, até a data de sua disposição. Após essa data, a NARA aceitará os registros permanentes em formato original (analógico) e disporá adequadamente dos registros temporários.

Depois de 31 de dezembro de 2022, as agências devem digitalizar registros analógicos permanentes antes de transferi-los para a NARA. Os regulamentos da NARA e as orientações de transferência, incluindo requisitos de metadados, devem ser seguidos nos processos de digitalização e transferência.

Criar, manter e armazenar registros federais em papel e outros formatos não eletrônicos leva milhares de horas e custa centenas de milhões de dólares do contribuinte anualmente. A mudança para a gestão de registros totalmente eletrônicos no governo representa uma estratégia de transformação digital mais ampla que requer um ecossistema de parceiros e soluções para fazer a transição.

A Kodak Alaris tem trabalhado com as agências governamentais em suas estratégias de digitalização e tem um conjunto completo de soluções para auxiliar o decreto M-19-21.

[Relacionado: O caminho para a transformação digital]