O guia completo para abolir o uso de papel

A papelada é uma parte integral de fazer negócios, mas papel físico não. De fato, a confiança em documentos em papel resulta no desperdício de milhões de dólares, que poderia ser evitado ou no mínimo reduzido radicalmente abolindo o uso de papel. Conforme sua pilha de papelada física aumenta, seus problemas também aumentam:

• Mais tempo para concluir tarefas de rotina que dependem de entrada em papel
• Maiores riscos de falhas de segurança devido a documentos perdidos ou roubados
• Erros em potencial na entrada de dados causados pela digitação manual de informações em sistemas
• Desperdício de dinheiro em armazenamento dentro ou fora da empresa apenas para guardar cópias em papel

Por essas e outras razões, todos os tipos de empresas e organizações públicas estão trabalhando visando processos sem uso de papel. A mudança pode ocorrer de cima para baixo, por meio de políticas corporativas; bem como de baixo para cima, por meio de pessoas gerindo processos que dependem de papel, as quais enxergam grandes oportunidades para agilizar suas operações. Independentemente do modelo seguido por sua organização, ou se você está pensando à frente e nas mudanças futuras, continue lendo para saber maneiras práticas de levar seu negócio a abolir o uso de papel.

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O esforço mundial para abolir o uso de papel

A AIIM, a Associação para a Gestão da Informação e da Imagem, está liderando o esforço para abolir o uso de papel. O dia mundial sem papel promovido por eles encoraja as empresas a não usar papel por um dia a fim de reduzir a quantidade de papel gerada por cada pessoa em sua vida pessoal e profissional.

“Lentamente, mas de forma consistente, as organizações estão sendo convencidas pela ideia de que digitalizar muito do conteúdo e das informações que circulam em suas empresas pode trazer benefícios tanto financeiros como operacionais”, afirmou o evangelista chefe da AIIM, John Mancini, em uma entrevista em 2016. “Nunca eliminaremos o papel completamente, mas quando ficar claro que abolir o uso de papel oferece retorno sobre o investimento e pode melhorar a produtividade em geral, as empresas serão mais propensas a investir nas tecnologias que as possibilitam operar sem papel.”

Um breve histórico sobre a empresa sem papel

Foi em 30 de junho de 1975 que a Semana de Negócios Bloomberg propôs pela primeira vez o ambiente de trabalho digital, sem papel. Mais de 40 anos mais tarde, é evidente que não chegamos lá.

Até 2012, a demanda mundial por papel excedeu 400 milhões de toneladas pela primeira vez. O nosso dia a dia é tão permeado por papel que sequer nos damos conta. Para muitos negócios, entretanto, há formas de minimizar o uso de papel, ou digitalizar documentos empresariais já no recebimento. Documentos digitais são mais fáceis de acessar, armazenar e compartilhar. Então, por que ainda não conseguimos abolir o uso de papel?

 

Apesar do otimismo dos anos 70 e o grande número de maneiras de reduzir o uso de papel, a maioria das empresas e organizações públicas ainda tem um longo caminho pela frente. Até mesmo aquelas que já realizam esforços para a transformação digital ainda têm muitas oportunidades de otimizar seus métodos e transferir tudo que ainda é baseado em papel para o formato digital o mais rápido possível.

A empresa de pesquisa KeyPoint Intelligence analisou o estado de empresas abolindo o uso de papel em uma pesquisa realizada em dezembro de 2016. Quando perguntados se achavam possível a transição para um ambiente de trabalho sem papel, apenas 15% dos entrevistados acharam que isso era possível de ser alcançado e outros 23% achavam ser impossível.

Em muitas maneiras, as empresas que estão no processo de abolir o uso de papel estão navegando entre diferente eras digitais. E devido à complexidade dessa transição, isso está longe de resumir a um passo único para passar da gestão da informação analógica para a gestão digital.

Por que o papel ainda prevalece

• Conveniência: trabalhar com documentos em papel é algo aceito sem questionamentos na maioria das empresas, bem como em transações entre empresa e empresa e entre empresa e cliente. Os membros das equipes podem inventar as mais várias justificativas, tais como “é mais fácil de ler assim”, “eu tenho que fichar”, “precisamos arquivar”, ou “sempre trabalhamos assim”. Formatos como JPEG e PDF já estão prestes a durar mais do que os negócios que os utilizam. É verdade que por enquanto pode ser difícil acessar alguns registros de computadores antigos, mas com os esforços de migração de padrões e processos de conservação a longo prazo, esses registros podem ser tratados como parte da gestão de ciclo de vida de documentos.


• Conformidade e regulamentações: por muitos anos, documentos em papel eram exigidos para realizar determinados tipos de transações empresariais, principalmente os que continham uma assinatura a fim de dar um caráter de obrigatoriedade ou os usados como prova judicial. Muitos momentos importantes na vida de um cliente exigem papel, frequentemente para assinaturas. Por exemplo, grandes acontecimentos como a venda de uma empresa, a solicitação de um empréstimo ou fechar a compra de um carro. Os requisitos específicos para a aceitação em juízo de documentos digitalizados ou criados digitalmente variam conforme o país e o tipo de documento. No entanto, regulamentações governamentais comumente possuem exigências que só podem ser atendidas por meio de processos digitais que mantenham uma cadeia completa de custódia.


• Viabilidade percebida: numa rápida análise, o papel parecer ser uma opção mais acessível. Ser levado a acreditar nisso é um erro que custa muito caro. O custo total de funcionamento de uma empresa focada essencialmente em papel vem com uma série de externalidades, incluindo impressoras, conexões de rede, tinta, toners, o próprio papel e a manutenção de tudo isso. Conforme sua empresa cresce, também crescem esses custos. A nível de empresa, esses gastos são ampliados apenas para culminar em desperdício. Quando o papel é parte de uma entrada comercial, como um pedido de seguro ou um envio de exame em papel, há ainda custos significativos pelo trabalho para processar manualmente as informações recebidas pela empresa.

Os benefícios de abolir o uso de papel

• Organização: chega de pilhas de papelada nas mesas e prateleiras. Chega de armários de arquivo morto também. Isso evita que documentos arquivados incorretamente ou colocados no lugar errado desperdicem o valioso tempo que deveria ser dedicado a atender clientes e trabalhar em outras prioridades do negócio. Será mais fácil encontrar, acessar e compartilhar arquivos e documentos.


• Eficiência: documentos digitais são muito mais fáceis de gerenciar, armazenar e buscar do que documentos em papel. Ter documentos prontos para serem acessados e compartilhados com clientes independentemente da localização, melhora a produtividade da equipe e proporciona uma melhor experiência para o cliente. Extrair os dados necessários de um documento (por meio de reconhecimento automático de impressão, escrita à mão ou marcadores óticos) é muito mais rápido e menos suscetível a erros do que digitar com base em papel.


• Escalabilidade: sem filas e mais filas de armários de arquivo se amontoando por toda a empresa, um funcionamento sem papel exige bem menos espaço. É difícil dimensionar o pessoal necessário para processar grandes volumes de entradas comerciais durante períodos de pico ou durante uma expansão do negócio. Por outro lado, isso é uma tarefa fácil em um ambiente digital.


• Benéfico para o meio ambiente: menor número de impressões significa menos árvores derrubadas para a produção de papel. O papel também consome muita energia tanto na produção quanto no transporte. O aspecto ecológico de abolir o uso do papel é um conceito popular e relativamente fácil de ganhar apoio dos seus funcionários.


• Comunicação mais rápida: a não ser que você esteja pagando por entregas noturnas, como quando um pedido de seguro precisa ser processado rapidamente e o agente precisa apressar a documentação para um especialista em pedidos, documentos em papel levarão no mínimo um dia para ser transferidos de um ponto A para um ponto B. Podem até mesmo ocorrer atrasos, erros na distribuição ou perda completa. Uma vez digitalizado, um documento fica disponível onde ele é necessário instantaneamente. Veja como um fornecedor de materiais de construção conseguiu digitalizar comprovantes de entrega instantaneamente para receber pagamentos de clientes mais rápido.


• Backup e recuperação de documentos: quando um documento em papel é danificado ou colocado no lugar errado, a substituição custa tempo e dinheiro, e em muitos casos chega até a ser impossível. As partes interessadas podem nunca conseguir acessar documentos importantes porque alguém colocou o arquivo no lugar errado ou quando algum desastre sobrevém, como um incêndio ou uma inundação que danifica documentos de 200 anos. Em um ambiente de trabalho sem papel, os documentos são guardados eletronicamente em um servidor remoto ou na nuvem, armazenando suas informações essenciais de forma segura, fácil e simples.


• Mais barato: armazenar documentos é caro, principalmente para empresas em locais privilegiados. Imprimir também custa dinheiro. Paga-se pelo papel em si, além da impressora, da tinta, da postagem e da manutenção dos equipamentos de impressão. As empresas podem eliminar despesas com armazenamento mudando para documentos digitais. Reduzindo ou eliminando a necessidade de armazenamento de cópias em papel, sua empresa pode até mesmo ser transferida para um local menor com aluguel mais barato para economizar ainda mais abolindo o uso de papel.

Como essas vantagens podem lhe ajudar

Além das vantagens em geral por não usar papel, há vantagens específicas em se fazer a transição para um fluxo de trabalho sem papel o mais rápido possível para algumas das aplicações empresariais que mais consomem papel.

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Contas a Pagar
O processamento de faturas custa dinheiro. Eliminar o papel do processo reduz as despesas. O processamento de faturas é uma das aplicações mais avançadas com soluções digitais disponíveis para controle de ponta a ponta, em muitos casos sem qualquer interação humana. Digitalizar entradas em papel em um processo de contas a pagar possibilita:

• Processar mais rápido e controlar com mais facilidade o cronograma de pagamentos para aproveitar vantagens de descontos e evitar multas e juros
• Evitar esforços que custam tempo e dinheiro para organizar faturas com suas respectivas ordens de compra
• Reduzir esforços manuais e demorados para rastreio e busca de autorizações

> Saiba mais sobre como resolver o Desafio de Contas a Pagar

Automação da sala de expedição
A sala de expedição pode ser o principal entrave em uma empresa ou o trampolim para acelerar vários processos empresariais. É possível lidar com picos de carga de trabalho em uma sala de expedição digital em um nível que uma sala de expedição operada manualmente jamais vai ser capaz de atingir.

• Elimine o tempo de espera por documentos nos respectivos departamentos e funções
• Garanta que os funcionários tenham acesso em tempo real a dados e documentos
• Eleve o nível de satisfação e fidelidade dos clientes com prazos de entrega mais rápidos.

> Saiba mais sobre como resolver o Desafio da sala de expedição

Processamento de formulários
Aplicações empresariais comumente usam formulários, ao passo que os clientes esperam uma resposta instantânea. Isso representa uma oportunidade única para oferecer aos clientes uma alternativa completamente digital (como formulários eletrônicos) ou para digitalizar e processar automaticamente.

• Agilize o processo de entrada de dados para acelerar o processo empresarial inteiro
• Reduza a taxa de erro em comparação a uma extensa redigitação manual
• Possibilite que os funcionários concentrem seus conhecimentos em tarefas mais importantes

> Saiba mais sobre como resolver o Desafio de processamento de formulários

Início de relacionamento com clientes
Iniciar um relacionamento com um cliente exige bem menos trabalho quando feito de forma digital. Usando a plataforma certa, uma organização é capaz de integrar novos clientes mais rapidamente e sem dificuldades. Iniciar um relacionamento com um cliente de forma digital é mais pessoal. Por mais que isso possa parecer um paradoxo, é verdade. Ao diminuir a papelada, o tempo para iniciar um relacionamento com um novo cliente é reduzido. Dessa forma, há mais tempo disponível para interagir face a face, o que faz o novo cliente sentir-se mais valorizado.

• Reduza o tempo de processamento e aumente a satisfação dos clientes
• Gaste menos tempo em tarefas administrativas de menor valor e aumente a satisfação dos empregados
• Reduza os erros significativamente

> Saiba mais sobre o Desafio de iniciar novos relacionamentos com clientes

Gestão de Registros
Muitas indústrias reguladas precisam seguir processos e regras claramente definidos para manusear e armazenar documentos empresariais. Novas regulamentações exigem ajustes nos processos, documentações e validações adicionais, o que faz da gestão de registros um alvo em movimento e sobretudo difícil de ser atingido em um ambiente baseado em papel.

• Elimine ineficiências, desperdícios de tempo e custos adicionais de um sistema baseado em papel
• Proteja dados pessoais confidenciais. Informações digitais pode ser armazenadas de forma mais segura com recursos como proteção por senha, criptografia de dados e verificação em duas etapas.
• Aumente a conformidade com regulamentações obrigatórias

> Saiba mais sobre como resolver o Desafio de gestão de registros

O checklist para tornar a abolição do uso de papel uma realidade

1. Avalie os impasses causados pelo papel

• Faça um inventário dos processos mais críticos em sua empresa, como os que fazem o negócio parar ou causam prejuízos caso sofram atrasos.
• Revise a documentação existente ou tenha uma visão geral do passo a passo atentando-se para onde o papel é usado no processo e qual a tarefa envolvida.
• Avalie o número de entradas comerciais em papel necessárias para os processos escolhidos em um típico mês e o tempo envolvido no processamento manual dos documentos em papel.
• Identifique as etapas dos processos que oferecem uma oportunidade significativa para digitalização.

2. Estabeleça processos sem papel onde for viável

• Identifique processos que dependem de entradas baseadas em papel e que podem ser facilmente transferidas para digitais, como oferecer um formulário eletrônico para substituir um formulário em papel.
• Certifique-se de que processos convencionais e digitais podem ser executados paralelamente e estão completamente integrados para possibilitar uma transição tranquila conforme os volumes mudam do papel para o digital.

3. Digitalize e converta os arquivos físicos

• Quaisquer documentos que chegam em papel devem ser convertidos eletronicamente o mais rápido possível no momento do recebimento. Não é possível obrigar clientes, fornecedores ou contatos de licenciamento a abolir o uso de papel, e é provável que documentos e arquivos em papel ainda farão parte de suas rotinas por um tempo. O segredo é digitalizar esses arquivos assim que chegarem em sua empresa ou agência.
• É importante converter arquivos já existentes para o digital, mas isso requer altas taxas de recuperação ou a integração frequente ao processamento de novas entradas comerciais. Uma avaliação de caso de negócio precisa confirmar o valor do negócio.

4. Mantenha os clientes atualizados

• Depois de implementar a digitalização ou a transição para o processo completamente eletrônico, você deve informar aos clientes sobre as mudanças e como isso os afeta. Você pode emitir um aviso por e-mail destacando as vantagens para eles e também abordar quaisquer dúvidas que possa haver sobre segurança e privacidade.
• Onde for cabível, também explique sobre assinaturas eletrônicas aos seus clientes.
• Certifique-se de comunicar e oferecer incentivos para que seus clientes realizem a mudança, tais como taxas reduzidas, acréscimo no bônus de fidelidade, etc., para aliviar qualquer inconveniência.

E, finalmente, desfrute dos benefícios! As recompensas em economia de tempo e dinheiro se acumularão rapidamente e o retorno em satisfação dos clientes será enorme.

As principais ferramentas para abolir o uso de papel

Há vários recursos de produtividade para reduzir o uso pessoal de papel, mas um olhar mais amplo sobre como o papel é usado em toda a sua organização causará o maior impacto. Um lugar fundamental para começar é olhar por onde o papel entra em sua organização e digitalizá-lo logo na entrada.

Quer saber a principal ferramenta para fazer tudo isso? O IN2 Ecosystem combina scanners e software premiados com serviços e parcerias para ajudar as organizações a coletar com facilidade informações de seus documentos e abolir o uso de papel. Essa abordagem única tem como intuito fornecer maior produtividade, retorno por investimento mais elevado e valor de negócios superior.

Os scanners empresariais avançados fazem muito mais do que apenas capturar uma imagem. Eles se tornam a via de acesso para um processo completo de digitalização. Os scanners integrantes do IN2 Ecosystem, como o S2060w e o S2080w convertem dados brutos em informações que verdadeiramente impulsionam insights. Quando usados em combinação com softwares de captura, como o Kodak Capture Pro Software, é possível indexar digitalizações, extrair texto digitado ou manuscrito e obter informações para usá-las em sistemas empresariais sem qualquer processamento manual. Automatizar o processo torna a captura de informações descomplicada e abre as portas para novas oportunidades para seus negócios.

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