Nem todos os scanners são criados da mesma forma. Como qualquer outra ferramenta, os scanners são projetados para trabalhos específicos, então, o que pode ser o melhor da categoria para uma situação, pode ser um pouco atrasado em outra. Reconhecer isso, considerando suas necessidades e procurar um scanner que priorize essas necessidades é uma ótima maneira de encontrar o melhor scanner para o seu escritório.
Antes de poder encontrar a ferramenta certa para o trabalho, você deve considerar o trabalho em si. Especificamente, você precisará ter uma visão clara de todas as suas necessidades de digitalização para integrá-las a um produto mais tarde. Para começar, faça-se as seguintes perguntas:
Esse é o fator mais importante para determinar qual scanner você deve usar. Sua necessidade de digitalizar documentos pode variar de bastante simples a muito complexa, mas tudo se resume ao tipo de documento e ao que você precisa fazer com as informações que estão nesses documentos. Aplicativos simples, como registros de digitalização reversa em seus gabinetes de arquivos para economizar espaço, exigem scanners que possam lidar com volumes altos, mas não precisam de recursos de ponta. Procure recursos mais avançados, como capacidade de pesquisa e indexação, quando quiser extrair informações digitais para reutilização em aplicativos de negócios digitais. Documentos como faturas, registros médicos, recibos de emissão, pedidos de empréstimo ou de novos clientes e documentação de novos funcionários são bons candidatos para integração nos sistemas de negócios. Depois de selecionar o que você estará digitalizando, você pode entrar nos detalhes dos modelos e na lista de verificação correta dos recursos de digitalização. (As demais perguntas irão ajudá-lo com esses aspectos).
O volume de digitalização que você precisa concluir em um determinado dia decidirá qual classe de scanner você deve comprar. Se você planeja apenas digitalizar alguns itens por dia, investir em um scanner para trabalho intenso não faz sentido. Boas opções para necessidades pontuais de digitalização podem ser um scanner dedicado para pequenos escritórios, uma impressora multifuncional (MFP) com digitalização integrada ou até mesmo um aplicativo de digitalização em seu smartphone, dependendo de suas necessidades. A principal questão a se fazer aqui é: o que você deseja obter dos seus documentos? Essas opções são ótimas para volumes menores, mas espere compensações por funcionalidade, velocidade ou confiabilidade. Se você precisa de uma solução mais robusta, um scanner comercial de nível de entrada é o equilíbrio perfeito entre necessidades de baixo volume e capacidade atualizada.
Quanto mais pesada a carga, mais robusto o seu scanner de documentos de negócios precisa ser para atender às demandas. Quando você analisar as especificações do scanner, preste atenção ao ciclo de tarefas listado para fazer comparações entre os modelos sobre o número de digitalizações que uma unidade pode fazer por dia. Observe que o ciclo de trabalho listado fornece o volume máximo e você deve selecionar um modelo que esteja abaixo desse número. O ciclo de trabalho lhe dará uma indicação da robustez e classe do scanner quando você estiver fazendo comparações.
O reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é um software que converte imagens digitalizadas em texto legível por máquina. Essa tecnologia libera o poder das informações em seus documentos, permitindo que você reutilize conteúdo valioso que estava preso na página de várias maneiras. Depois que seus dados forem digitalizados, é possível editá-los, pesquisá-los e compartilhá-los.
Quase todos os scanners de documentos de negócios têm especificações semelhantes de resolução, portanto, avaliar os dispositivos com base na resolução não é suficiente. O que é mais importante é a tecnologia de processamento de imagens que aciona o scanner selecionado e o software de captura de imagens. Para otimizar os dados de OCR dos documentos digitalizados, a qualidade da imagem é fundamental. Imagens digitalizadas borradas ou obscurecidas não poderão ser lidas de forma consistente pelo software OCR. Isso significa que você estará de volta à prancheta para digitalização; as pessoas da sua equipe precisarão dedicar um tempo significativo para preparar documentos para digitalização e digitalizar os documentos que não foram convertidos corretamente.
Quando você tem uma pilha de tecnologia com os recursos de processamento de imagem, é mais fácil automatizar a captura de informações e eliminar a pilha manual que está criada em processos de negócios. Procure alguns dos principais recursos da sua próxima solução de digitalização para aproveitar ao máximo seu investimento:
Hoje, temos mais opções do que nunca para armazenar arquivos e informações, e sua solução de digitalização deve ser flexível o suficiente para acomodar seu fluxo de trabalho. Seu software de captura de imagens determinará para onde você pode enviar suas imagens digitalizadas. A maioria dos scanners vem com software para que você possa começar a usá-lo imediatamente. A tecnologia Smart Touch, disponível na maioria dos scanners da Alaris, permite digitalizar e direcionar para o destino com um toque. Os botões predefinidos permitem que você envie seu trabalho para o lugar certo - emails, sua área de trabalho ou repositórios na nuvem, como o SharePoint ou o Box.
É hora de um software de captura de imagens com mais recursos quando você captura regularmente documentos grandes, de alta resolução ou descomprimidos. Você é um bom candidato para fazer um upgrade se precisar de uma funcionalidade de captura de lote mais avançada, incluindo indexação avançada, processamento de imagem e recursos de saída. As soluções de captura de imagem, como o software Alaris Capture Pro, são aplicativos completos para usuários avançados e podem suportar scanners da marca Alaris e Kodak, além de mais de 160 scanners de outros fabricantes.
Tendo determinado o que você precisa e analisado suas opções, agora você está no caminho certo para escolher o scanner certo para a sua empresa.
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A Kodak Alaris é fornecedora líder de soluções de captura de informações e processamento inteligente de documentos que simplificam os processos de negócios. Existimos para ajudar o mundo a dar sentido às informações com soluções inteligentes e conectadas, alimentadas por décadas de inovação na ciência da imagem. Nosso premiado software, scanners e serviços profissionais estão disponíveis em todo o mundo e através de nossa rede de parceiros de canal.
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