A diferença entre captura de documentos e rolagem interna e por que isso é importante
Cada setor e área de tecnologia tem seu próprio jargão: palavras, frases e abreviações que em grande parte não têm sentido para quem está de fora, mas são comuns às pessoas de cada setor. Em nosso setor, a diferença entre dois termos geralmente requer esclarecimento: captura de documentos e processamento inteligente de documentos, ou IDP. Esses termos estão relacionados, mas são bastante diferentes em seu escopo.
Captura de Documentos
A captura de documentos é simples: capturar informações em um documento, normalmente um documento em papel que deve ser digitalizado para uso em sistemas empresariais. Coisas como formulários em papel, identificações e faturas são carregadas em um scanner de documentos que possui tecnologias integradas, como reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e recursos de aprimoramento de imagem, para transformar o papel em uma imagem digital limpa, com cada caractere reconhecido individualmente para digitalização. e armazenamento pesquisável.
À medida que os documentos são digitalizados rapidamente, cada página individual é carregada no software de captura de documentos (no nosso caso, KODAK Capture Pro). Este software avançado de captura de documentos é normalmente usado em ambientes que precisam processar rotineiramente grandes volumes de documentos em papel, normalmente capturados em grandes lotes. O Capture Pro gera rapidamente esses lotes em vários formatos e destinos digitais, e um caso de uso popular é o que chamamos de digitalização para arquivar: digitalize-o, obtenha os dados necessários e armazene o arquivo digital em algum lugar.
A necessidade de capturar dados armazenados em papel tem sido crítica para as empresas há décadas e continua a ser um componente vital da gestão da informação, especialmente em indústrias com utilização intensiva de papel, como a saúde, a educação, as finanças e a indústria. No entanto, hoje muitas empresas expressam uma necessidade crescente de aplicar inteligência automatizada mais profunda ao processo de captura de documentos. Para a maioria das empresas, 70% dos documentos que processam já são digitais e em diversos formatos. É aqui que entra o Processamento Inteligente de Documentos (IDP).
Processamento Inteligente de Documentos
O IDP leva em conta tudo no âmbito da captura de documentos e muito mais. Na verdade, nos POIs, a captura é apenas o primeiro e mais básico passo de um processo muito mais abrangente. O KODAK Info Input Solution é um software IDP baseado na Web que ingere rapidamente documentos de qualquer complexidade de qualquer fonte (não apenas papel digitalizado e pastas monitoradas, mas também anexos de e-mail, uploads móveis, formulários on-line e muito mais) e depois transformados em documentos comerciais. documentos críticos. informações que são automaticamente validadas e integradas diretamente em sistemas downstream e ferramentas de automação de processos robóticos (RPA).
A solução Info Input fornece configurações sem código e com pouco código que exigem treinamento mínimo e oferecem um curto tempo de retorno. Outro fator importante é a sua capacidade de integração com as principais plataformas de inteligência artificial, como as oferecidas pela Microsoft, Google e Amazon.
Esta abordagem “agnóstica em tecnologia” que chamamos de Open Intelligence™ é única no mercado de deslocados internos. Ele permite que as empresas escolham com confiança uma plataforma de IA que atualizará automaticamente seus recursos ao longo do tempo, dimensionando e preparando a solução de IDP para o futuro para necessidades em constante mudança.
Aqui está outra perspectiva sobre as diferenças entre os recursos de captura de documentos e PDI, e onde eles se sobrepõem, especificamente nossas ofertas de software de captura de documentos e PDI. Olhar desta forma pode ajudar os líderes empresariais a determinar quando considerar uma solução de software em detrimento de outra, e quando potencialmente expandir o seu sistema de captura de documentos existente para uma plataforma robusta de IDP.
Benefícios da Migração da Captura de Documentos para o IDP de Próximo Nível
Cada empresa possui um conjunto exclusivo de fluxos de trabalho, necessidades, metas e requisitos de integração de sistemas. Encontrar a solução de software certa depende de muitos fatores, mas estamos vendo um nível crescente de interesse em soluções de PDI de próximo nível para cobrir uma gama mais ampla de necessidades de negócios e alcançar um maior nível de diferenciação competitiva.
Além dos recursos mencionados acima, abaixo estão alguns benefícios adicionais da implementação de uma plataforma IDP robusta liderada pela KODAK Info Input Solution:
- Carga de trabalho de TI reduzida
- Configuração, manutenção e suporte centralizados
- 1 instalação em 1 servidor pode suportar milhares de usuários e bilhões de páginas
- Thin clients se conectam ao servidor via URL; funciona com qualquer navegador moderno
- Significativamente menos trabalho manual e risco de erro humano
- Classificação, extração e indexação automatizadas alimentadas por IA com nossa arquitetura Open Intelligence™
- Validação automatizada por meio de integrações como pesquisa em banco de dados e correspondência de três vias
- Automatize completamente até mesmo processos documentais complexos
- Os scripts permitem personalização e integração ilimitadas para automação de processos de negócios
- Melhore a produtividade e o foco dos funcionários
- A digitalização fácil e integrada com um botão em aplicativos como Salesforce e SharePoint elimina a troca de aplicativos
- Métodos de autenticação flexíveis
- Suporta os métodos de autenticação mais comuns, incluindo SSO, Active Directory, SAML, OKTA e muito mais
Esta não é uma lista completa de benefícios, mas você entendeu. Algumas empresas têm uma gama cada vez maior de necessidades de processamento de dados, por isso faz sentido migrar seus sistemas de captura de documentos para plataformas de IDP mais robustas, como a KODAK Info Input Solution. Para outras empresas, a captura de documentos cobre todas as bases.
O Capture Pro e o Info Input Solution são soluções de software premiadas por um motivo. Tal como acontece com a maioria das decisões relacionadas à tecnologia, trata-se de encontrar a opção certa para seu ambiente, fluxos de trabalho e objetivos de negócios. Esperamos continuar a trabalhar com empresas e nossos parceiros para encontrar a melhor opção e entregar esse valor profundo para empresas em todo o mundo.
