Colômbia evolui para a nova era da digitalização
Com decreto que promove a digitalização, país estima que até 2037 a digitalização de procedimentos ultrapasse 70 mil
Hoje, no mundo dos negócios é necessário migrar o arquivo físico para um arquivo digital; este é efetivamente o primeiro passo para alcançar a transformação digital e otimizar seus fluxos de trabalho. Uma questão muito importante é saber que informação contém os documentos digitais. Que informação temos? Porque se é verdade que captar o documento é importante, muito mais relevante é obter a informação que cada empresa necessita. Quando digitalizamos de forma inteligente, conseguem-se processos mais eficientes e eficazes, a veracidade da informação é garantida e ainda mais necessária quando ela trata de dados legais. Com uma vantagem adicional é a possibilidade de extrair campos manuscritos. Com essas informações podemos estar mais próximos de nossos clientes, tomar decisões corretas, gerar bancos de dados, reduzir custos e facilitar a vida nas empresas. Nesta era de transformação digital e automação de processos, cada dia mais governos procuram implementar estratégias eficazes de digitalização que beneficiem tanto os cidadãos como as instituições, otimizando o fluxo de informação.
É o caso da Colômbia, que através do Ministério de Tecnologias de Informação e Comunicação e do Departamento Administrativo de Função Pública (DAFP), emitiu o Decreto 088, que estabelece as condições e diretrizes adequadas para a digitalização e automatização de procedimentos.
O que o Decreto 088 propõe?
Seu objetivo é estabelecer disposições sobre os procedimentos e procedimentos administrativos dos órgãos e entidades estatais que exercem funções públicas ou prestam serviços públicos para facilitar, agilizar e garantir o acesso ao exercício dos direitos das pessoas e o cumprimento de suas obrigações para com o Estado por meio digital. Este processo será realizado de forma gradual, prevendo-se que até 2037 o número ultrapasse os 70.000 procedimentos digitalizados, de mais de 2.000 entidades públicas nacionais e territoriais.
Devem aderir a estas diretrizes as autoridades do Poder Executivo em nível nacional e territorial e as pessoas físicas que desempenhem funções públicas e/ou administrativas e que possuam documentação e outros procedimentos administrativos ou serviços de consulta para acesso à informação pública.
Por que os procedimentos devem ser digitalizados?
O objetivo principal está dividido em três partes que são:
- Simplifique procedimentos e procedimentos administrativos
- Facilitar o acesso à informação e execução de procedimentos
- Contribuir para a melhoria do funcionamento interno das entidades públicas
Um exemplo de como a digitalização agiliza o fluxo dos procedimentos está na circular PCSJC20-29 publicada em 29 de julho de 2020, que estabelece as diretrizes para o encaminhamento dos processos de tutela ao tribunal constitucional. Com a digitalização do processo de tutela, espera-se que o Estado tenha uma economia de mais de 11 bilhões de pesos colombianos por ano, bem como maior rastreabilidade na gestão dos arquivos de tutela e maior agilidade no eventual processo de revisão, uma vez que os arquivos Eles serão recebidos em menos tempo.
As soluções de digitalização de documentos da Kodak Alaris permitem que entidades governamentais otimizem o processamento inteligente de documentos com uma ampla variedade de scanners de alto, médio e baixo volume, combinados com soluções premiadas de captura distribuída Kodak Info Input Solution e Kodak Capture Pro, o que o torna fácil converter volumes de dados digitalizados em informações operacionais importantes.
Qual é o objetivo deste regulamento?
As autoridades têm a responsabilidade de garantir celeridade nas acções administrativas e para tal devem incentivar a utilização das tecnologias de informação e comunicação para que os processos administrativos sejam realizados de forma diligente, dentro dos prazos legais e sem atrasos injustificados. e devem tomar decisões administrativas no menor tempo possível.
Por este motivo, a implementação do referido decreto procura aumentar a eficácia dos procedimentos, a eficiência dos processos através da utilização de tecnologias de informação, que, ao mesmo tempo, cumpram os atributos de segurança jurídica da comunicação eletrónica.
Assim, o país pretende divulgar as orientações, prazos e condições para a digitalização e automatização dos procedimentos e a sua realização online no âmbito dos serviços aos cidadãos.
