O Brasil e o avanço para a Transformação Digital com o Decreto de Digitalização de Documentos nº 10.278

Sep 28, 2023

Oscar Rodriguez

Distributor Account Manager para o Brasil

Kodak Alaris

À medida que a tecnologia avança, cada vez mais governos e instituições procuram incorporar estas soluções nos seus fluxos de trabalho para otimizá-los, reduzindo assim os tempos de espera e protegendo as informações dos utilizadores, como é o caso do Brasil e do seu decreto sobre digitalização.

Desde o início de 2020, o Governo Federal brasileiro publicou o decreto nº 10.278 no qual são definidos os requisitos técnicos para digitalização para que um documento digital tenha o mesmo valor jurídico de um físico.

6 requisitos básicos que devem ser atendidos de acordo com a lei

Para que uma organização cumpra integralmente o que estabelece o decreto, é necessário atender aos seguintes requisitos.

1. Integridade e confiabilidade. É fundamental que o documento digitalizado seja exatamente igual ao documento físico, devendo haver meios de comprovação de identidade e autoria;
2. Indexação de metadados. O decreto define metadados como dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos, portanto entende a digitalização não apenas como o processo de digitalização de um documento, mas como um processo mais avançado no qual devem ser especificados os seguintes dados:
   assunto;
   autor;
   data e local da digitalização;
   identificador de documento digital;
   responsável pela digitalização;
   Tipo de documento;
   hash (chekcsum) da imagem, um algoritmo que avalia a integridade.
3. Rastreabilidade e audibilidade. Deverão ser relatados os procedimentos realizados e o histórico dos materiais digitalizados no sistema utilizado;
4. Qualidade, legibilidade e uso da imagem. As normas técnicas estabelecidas no decreto estão definidas no artigo 4º, parágrafo 3º do decreto, que indica as características que incluem resolução mínima, cor, tipo de original e formato do arquivo:
   > Textos impressos com ilustração, em preto e branco, 300 dpi, escala de cinza e texto/imagem;
   > Textos impressos com ilustrações e cores, 300 dpi, cor RGB e texto/imagem;
   > Fotografias e cartazes, 300 dpi, cor RGB e texto/imagem.
5. Confidencialidade do documento. A ferramenta ou sistema utilizado para digitalizar documentos deve conceder diferentes níveis de acesso, dependendo dos parâmetros de confidencialidade;
6. Interoperabilidade entre sistemas informatizados. Interoperabilidade refere-se à capacidade de dois sistemas de computador se comunicarem de forma transparente e eficaz. Portanto, é necessário que ambos os sistemas atuem de forma integrada e que os arquivos sejam salvos em formato aberto. O Decreto 10.278 estabelece o padrão no formato PDF/A, pois esse modelo de arquivo permite que o documento seja sempre reproduzido tal como foi salvo.

Num mundo cada vez mais conectado, é importante ter bases sólidas nos processos de digitalização de documentos para garantir a sua legalidade e preservar os dados da melhor forma possível.

Na Kodak Alaris, temos o software Kodak Info Input Solution que facilita às empresas melhorar a qualidade e a precisão dos dados, reduzindo processos manuais e automatizando fluxos de trabalho de ingestão de dados. O referido software juntamente com os scanners Kodak Alaris atendem às diretrizes estabelecidas pelo decreto.