Compu-Stor는 Kodak Alaris를 통해 웹 기반의 분산 캡처 기능을 활용한 호주 최초의 고객입니다

주요 이점

• Alaris Info Input Solution은 구현하기가 쉬웠습니다. 운영자가 가파른 학습 곡선을 그리며 수많은 내용을 익힐 필요가 없었습니다.
• 원격 기반의 직원들이 이제 실시간으로 스캔 이미지에 액세스할 수 있어 생산성이 크게 향상되었습니다.
• 이제 그 어느 때보다도 훨씬 효율적으로 작업이 처리됩니다.
• 효율성 향상은 비즈니스 경쟁력을 유지하고 비용이 시장에 부합하도록 보장합니다.
• 미래에 대비된, 확장 가능한 라이선스 프레임워크를 사용하면 비즈니스 성장에 따라 새로운 사용자를 쉽게 추가할 수 있습니다.

1987년에 설립된 Compu-Stor는 호주 최대의 정보 관리 민간 회사입니다. 이 회사는 세 곳, 즉 뉴사우스웨일스, 웨스턴오스트레일리아, 빅토리아에서 공공 및 민간 부문 고객에게 엔드 투 엔드 레코드 관리 솔루션을 제공합니다.

Compu-Stor는 비즈니스를 지속적으로 혁신하고 재창조하기 위한 노력의 일환으로, 레코드 관리 및 문서 저장 분야를 넘어 서비스를 확장함에 따라 새로운 부서인 DTS(Digital Transformation Solutions, 디지털 전환 솔루션)를 설립했습니다. 퍼스, 시드니, 멜버른, 필리핀 마닐라에 위치한 DTS는 문서 스캔, 색인, 우편물실 서비스, 전문 서비스, 워크플로 자동화 솔루션, 호스팅 등의 다양한 아웃소싱 서비스를 호주 전국의 고객에게 제공합니다.

과제

이 회사는 20년에 걸쳐 Kodak Alaris와 협력 관계를 맺어왔으며, 22대의 강력한 Kodak 브랜드 스캐너를 운용하고 있습니다. 스캐너에는 대량부터 소량의 일괄 작업까지 모두 아우르는 완벽한 캡처 소프트웨어 응용 프로그램 Alaris Capture Pro Software가 탑재되어 강력한 데이터 추출 기능을 제공하며, 저장소 및 비즈니스 응용 프로그램으로 데이터를 보냅니다. 또한, 이 캡처 소프트웨어는 모든 Kodak Alaris 스캐너와 원활하게 작동하도록 설계되어 있습니다.

서비스에 대한 빠른 성장과 수요로 인해 이 회사는 작업을 여러 위치로 분할해주는 기술을 활용하게 되었습니다. 예를 들어, 한 번의 작업으로 이미지가 스캔되면 다른 곳에서 색인 처리하기가 쉬웠습니다.

“작업량이 기하급수적으로 증가함에 따라 저희는 호주 현지의 비정부 고객으로부터 데이터를 계속 캡처하고, 회사 전체에 걸쳐 저희 원격 팀이 색인 프로세스를 관리하기로 사업상의 결정을 내렸습니다.” 국내 운영 매니저 프랭크 술파로(Frank Sulfaro)의 설명입니다. “

Alaris Capture Pro Software는 뛰어난 이미징, 색인, 출력 기능을 제공하며 저희는 호주에서 전적으로 처리된 작업에 이 솔루션을 계속 활용하고 있습니다. 그러나 직원들은 로컬로 호스팅되는 이미지의 새로 고침 속도가 너무 느리다고 보고했습니다. 따라서 저희는 로컬 체제 외부에서 더 빠른 새로 고침 속도를 제공하여 해당 위치의 생산성을 높이는 대체 솔루션을 찾아야 했습니다.” 프랭크의 첨언입니다.

솔루션

우연히도, Compu-Stor가 대체 캡처 솔루션을 모색하기로 결정한 당시, Kodak Alaris는 다른 부서나 지역에서 정기적으로 스캔하는 작업자가 구현하고 사용하기 쉬운 웹 기반 및 모바일 캡처 응용 프로그램인 Alaris Info Input Solution을 출시했습니다.

“저희는 회사 전체에 걸쳐 Kodak 스캐너를 운용하며, 다른 공급업체의 솔루션으로 전환하지 않는 게 우선 사항이었습니다. 주요 목표는 업무 중단을 최소화하고, 지속적인 운영에 추가 비용을 발생시키지 않도록 하는 것이었어요.” 프랭크가 말했습니다.

이어서 프랭크가 다음과 같이 덧붙였습니다. “타이밍은 이상적이었습니다. 다른 방안을 모색할 필요가 없었지요. 오랜 시간에 걸친 Kodak Alaris와의 기존 관계 및 Alaris Info Input Solution이 당면 문제를 해결할 것이라는 사실, 그리고 솔루션 가격이 경쟁력 있다는 점은 저희에게 매우 매력적이었습니다.”

결과

Alaris Info Input Solution을 사용하면 사무실에서든 원격으로든 정보의 캡처 및 액세스 속도를 높일 수 있습니다. 그 결과, 이 솔루션은 스캔 이미지에 액세스 시 회사 전체에 걸쳐 작업자가 겪는 모든 지연 문제를 제거했습니다. Compu-Stor는 Info Input Solution과 함께 Alaris Capture Pro 소프트웨어를 계속 실행합니다.

“이미지 새로 고침 속도를 높이는 것이 주요 목표였습니다.” 프랭크의 전언입니다. “원격으로 작업하는 직원들이 이제 실시간으로 스캔 이미지에 액세스할 수 있어 생산성이 크게 향상되었습니다.”

프랭크는 비즈니스 경쟁력을 유지하고 비용이 시장에 부합하도록 하는 데 있어 핵심은 효율성이라고 언급했습니다. “이제 이전보다 훨씬 효율적으로 업무를 처리하고 있습니다. 출력이 훨씬 빠르기 때문에, 고객 SLA 충족을 위해 이전과 동일한 작업을 수행하는 데 전만큼 많은 사람이 필요하지 않아요. 이는 비용 효율성을 유지하기 위한 추가적인 비즈니스 이점을 제공했습니다.”

Kodak Alaris 스캐너와 원활하게 작동하도록 설계된 솔루션 채택 시 누리는 또 다른 이점은 매우 빠른 가동 능력으로, 학습 곡선이 최소화되었습니다. “저희 팀은 Kodak 스캐너와 Alaris Capture Pro Software를 운용한 경험이 매우 풍부하며, 저희 워크플로는 동일하게 유지되고, Alaris Info Input Solution으로 마이그레이션하는 데 큰 어려움이 없었습니다.” 프랭크가 말했습니다.

두 소프트웨어 솔루션 모두 문서에서 주요 데이터를 자동으로 추출하는 기능, 처리 시간 단축 기능, 바코드 판독 기능과 같은 지능형 기능을 제공하여 까다로운 문서를 완벽하게 관리합니다. 이 회사는 처음부터 이러한 많은 기능을 활용할 수 있었으며, 처리량을 극대화하기 위해 레거시 프로세스를 조정하거나 다르게 수행할 필요가 없었습니다.

“이 솔루션은 회사 전체에 걸쳐 업무량에 대한 가시성을 높여 모든 위치의 팀이 더 효과적으로 협업하고 협력할 수 있도록 지원했습니다.” 프랭크의 첨언입니다.

추가적인 사업 확장은 이 회사의 전략 계획의 일부입니다. 이 회사는 미국 전역에 걸쳐 물리적인 입지를 확대할 계획이며 새로운 지점을 개설할 잠재력을 보유한 여러 도시를 고려하고 있습니다. 중요한 것은, Info Input Solution이 컴퓨터에 추가 성장을 위한 용량을 제공한다는 점입니다. 이 소프트웨어는 동시 사용자 라이선싱 모델로 제공되므로 비즈니스 요구에 따라 유연하게 확장할 수 있습니다.

“Alaris Info Input Solution은 미래에 대비할 수 있는 솔루션으로, 당사의 현재 요구뿐만 아니라 미래 요구도 충족합니다. 필요시 현재 모델에 새로운 라이선스를 간단히 추가할 수 있기 때문입니다. 이 솔루션은 이미 많은 비즈니스 이점을 제공했으며 저희는 견고한 투자 수익률을 달성할 것입니다.” 프랭크의 결론입니다.