AP 팀은 비즈니스를 다음 단계로 나아가게 할 수 있는 주요 엔진과도 같습니다. 구매 주문서, 계약서, 송장 및 기타 다양한 문서에는 시간이 돈이 되는 중요한 정보들이 포함되어 있습니다. 그럼에도 불구하고 기존의 시스템과 문서 기반의 프로세스로 인해 작업은 복잡하기만 하며 AP의 효율성은 저하됩니다. 이러한 문제의 본질은 데이터입니다. 비즈니스 세계에서 데이터의 양은 자꾸만 늘어나는데 비해 현재의 솔루션으로는 해결할 수 없는 문제들은 디지털 전환을 통해 그 해결법을 모색해야 합니다.

AP의 어려움은 다양한 방식으로 발생합니다.

• 종이 문서 수식은 인편 조달에 가까운 '스니커넷'을 통해 재정기획부와 구매 부서의 임원들의 손을 돌고 돕니다.
• 실무 관리자부터 재정기획부 또는 구매 부서에 이르기까지 각기 다른 부서에서 원하는 바가 다르기 때문에 이러한 모든 과정을 거쳐 승인 서명이 이루어져야 하기 때문입니다.
• 자신들의 지불 현황을 확인해야 하는 업체나 요청을 처리해야 하는 직원들에게 협력업체 지불 현황을 추적하는 일은 고단한 작업입니다.

따라서 대부분의 대기업들이 지급금 처리를 지연하게 됩니다. 정확히는 평균 7.6일을 연체한다고 합니다. 특히, 중국에서의 AP는 거시경제에 부정적인 영향을 미치는 요소로 지불 연체 증가로 인한 경제침체가 올해 더욱 두드러졌다고 합니다.

따라서, 그 밖에도 많은 이유들이 있으나, AP 운영 효율성을 개선하는 일은 피라미드를 건축하는 일보다도 더 어려운 일로 여겨지고 있습니다. 하지만 거대한 피라미드도 작은 돌을 옮기는 일부터 시작되는 법입니다. 한 번에 하나씩 돌을 옮기다 보면 어느새 피라미드가 완성됩니다.

위대한 성과는 소소한 일들이 모여 점차 이루어진 것이다.- 빈센트 반 고흐 

AP의 문제점 극복하기 - 5단계

1. 마스터 업체 관리 표준을 설계하십시오.

업체 목록은 항상 최신 기록을 업데이트해야 하고 불필요한 정보들을 삭제해서 정리정돈된 상태로 유지해야 합니다. 이중 계정 또는 일회성 업체들은 주기적으로 삭제해야 하고 오래된 연락처 정보 또는 일반 약관 등을 업데이트해야 합니다.

업체 마스터 목록을 작성하고 이를 최신 버전으로 유지하는 습관을 들인다면, AP가 업무를 처리할 수 있는 가장 기본적인 지반은 완성된 것입니다. 업체 마스터 목록의 유지 관리를 어느 한 사람에게만 떠안기지 않으려면 목록을 중앙 집중식으로 액세스 가능해야 합니다.

마스터 업체 관리의 일부로서 AP 부서는 구매 부서와 긴밀하게 협업해야 합니다. 새로운 업체를 입력하고 업체 목록을 관리하면서 최상의 요금을 책정해야 합니다. 기획재정부에서 신규 업무 요청이 들어오면 구매 부서는 단순히 주문을 접수하는 부서가 아닌 조력자의 역할을 수행해야 합니다. 구매부서와 AP 부서가 함께 동의한 업체의 목록을 활용하면 비즈니스에 최적화된 업체 운용이 가능합니다.

2. 우선 순위를 정해 예외 상황들을 처리해야 합니다.

모든 업체의 상황이 동일할 수는 없습니다. 일부 업체는 사업 운영에 있어 꼭 필요하지만 지불이 연체되어 즉각적인 업무 처리가 요구됩니다. 어떤 업체들은 사업 운영에서 차지하는 부분이 미미하거나 덜 중요한 제품 및 서비스를 제공하기도 합니다.

이렇게 다양한 업체들의 우선 순위를 긴급도에 따라 정해 놓으면 훨씬 더 원활한 지불 시스템을 형성할 수 있습니다.

3. 프로세스의 첫 단계부터 디지털 형식의 송장을 발행해야 합니다. 

New England Document Systems와의 협업에서 입증된 바와 같이 AP 프로세스를 디지털화하면 효율성이 증대되고 종이 문서 의존도를 90%까지 낮출 수 있습니다. AP의 디지털 전환에 힘입어 동일한 작업에서도 거의 70%에 가까운 비용이 절감됩니다.

디지털 시스템은 더 빠른 처리 기술과 다른 부서와의 통합성을 간편하게 만들어 줍니다. 웹 기반 캡처와 자동화 정보 추출 기능을 활용하면 AP 팀의 업무 처리가 현저하게 간소화됩니다.

4. 송장 처리의 정확도를 개선합니다.

송장 처리에 있어 정확도를 높이는 일은 대량의 송장을 처리해야 하는 수식 필드, 자동화 시스템에서 매우 중요한 과제입니다.

올바른 도구를 사용하면 주요 문서 입력 내역을 학습하고 주요 필드를 식별하여 자동화추출을 다음 작업에 적용할 수 있어 오류의 빈도가 낮아집니다. 그 결과 정확도가 개선될 뿐만 아니라 AP 팀은 단순한 정보 처리 부서가 아닌 문서 캡처 프로세스를 관리하는 부서로 거듭납니다.

많은 수의 업체를 관리해야 하는 이벤트 마케팅 회사인 EWI Worldwide는 너무나도 복잡한 AP 프로세스의 정확도를 높여야 했습니다. 올바른솔루션패키지를 선택한 결과, EWI Worldwide는 효율성을 높이고 프로세스 시간을 단축시켰을 뿐 아니라 문서에 대한 접근성을 향상시킬 수 있었습니다.

5. 사후 지도 정책을 수립해야 합니다.

문서 없는 사무실에서 근무하게 된것도 좋지만 사후 지도가 그만큼 중요합니다. 커뮤니케이션의 유형과 긴급도에 따라 사후 지도 일정과 정책을 수립하면 주요 문서의 지연을 방지할 수 있습니다.

특히, 처리 대기 중인 송장의 경우, 자동화된 알림 기능은 원활한 사업 운영과 모든 관계자의 만족도를 높이는데 큰 기여를 합니다.

AP 프로세스를 간소화하는 방법에 대해 더 자세히 알고 싶으십니까?

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비즈니스의 성장과 성공을 위해서는 효율적이고 신뢰할 수 있는 AP 팀이 필요합니다. 기존의 시스템에 또 다른 시스템들이 겹쳐져 있는 디지털 시대에서 AP 팀이 살아남으려면 새로운 솔루션이 필요합니다.

올바른 이미징 과학과 캡처 기술을 활용한다면 AP 팀이 성장의 원동력이 되어줄 것입니다.