문서 스캔은 디지털 전환의 초석이며, 적합한 기술을 선택해야 올바른 결과를 얻을 수 있습니다. 스캐너의 이미지 향상 기능은 문서 처리에 소요되는 시간을 크게 줄이고, 자동화된 워크플로우에 더욱 정확한 정보를 제공할 수 있습니다. 많은 기업들이 이미지 품질과 관련된 병목 현상을 간과하지만, 적절한 기술을 선행 투자하면 큰 수익을 즉시 얻을 수 있습니다.
캡처 병목 현상 제거
디지털화를 위한 문서 준비가 실제 스캔 프로세스 자체보다 시간과 비용이 더 많이 소요된다는 사실에 많은 업체가 놀랍니다. AIIM의 수석 분석가인 Bob Larrivee는 "문서 준비는 스캔할 서류의 양에 따라 거대한 작업이 될 수 있습니다. 대화를 나눈 사람 가운데 약 4분의 1이 문서 준비가 스캔 작업을 관리하는 데 있어 가장 큰 문제라고 말했으며, 저품질 문서 및 예외로 인해 어려움을 겪고 있다고 언급한 사람 수도 거의 비슷합니다."라고 말했습니다.
회사는 비용 절감, 효율성 향상 및 비즈니스 프로세스 최적화에 대해 갈수록 커지는 요구를 마주하고 있습니다. 처리 시간과 더불어 스캔 총비용은 주의를 기울여서, 개별로 보면 사소하게 생각될 수 요소를 종합함으로써 비용을 크게 절감할 수 있습니다.
문서를 스캔할 때는 품질이 중요합니다
문서 디지털화 프로젝트에서는 이해 관계자의 이미지 품질 요구 사항을 충족해야 합니다. 요구 사항은 디지털화할 문서의 종류에 따라 다를 수 있습니다. 인쇄된 서식, 사진이 포함된 편지 또는 친필 지원서, 혹은 색상 및 삽화가 중요한 그래픽 보고서 등 문서 유형 간에 요구되는 결과 기대치는 다양합니다.
최종 수령인에게 디지털화된 정보가 비즈니스 워크플로우에서 어떻게 사용될 것인지 물으세요.
- 보관 목적으로 스캔할 문서인가요?
- 어떤 준수 또는 규정 요구 사항을 충족해야 하나요?
- 비즈니스 워크플로우를 시작하기 위해 주요 정보의 자동 추출이 워크플로우에 포함되나요? (예: 송장 처리)
이와 같은 질문에 대한 대답에 따라 최종 결과물의 이미지 향상 필요 수준이 결정됩니다.
문서 준비는 주요 병목 지점입니다
스캔 자체는 디지털화 프로세스의 일부분일 뿐입니다. 스캔 과정에서 문서를 미리 분류하고 준비하는 데 직원의 절반 혹은 그 이상이 투입되는 게 일반적입니다. 송장처럼, 동일 문서 유형을 처리하도록 설정된 스캔 작업에서도 여러 가지 문제가 발생합니다. 스캔 작업자는 다양한 색상의 배경 또는 가로 및 세로가 혼합된 문서 방향뿐만 아니라, 다양한 용지 유형 및 문서 크기에 직면하게 됩니다. 스캔용 문서를 앞서 언급된 유형에 따라 분류하기 위해 기술을 사용하는 대신, 종종 직원이 손수 분류하곤 합니다. 적절한 스캐너를 선택하면 이러한 분류 작업을 자동으로 수행할 수 있어 추가 작업에 대한 인건비가 절감됩니다.
또한, 스캔하기 어려운 문서를 분류하기 위해서는 더 많은 양의 수작업이 필요합니다. 스캔하기 어려운 문서가 작업 중 발견되는 경우, 다른 설정의 별도 배치로 스캔되는데, 종종 높은 해상도로 설정되어 파일 크기가 불필요하게 커지거나 배경 노이즈 수준이 증가하게 됩니다. 이미지 향상 기능 없이 일반 문서처럼 스캔하면 품질 관리 검사를 통과하지 못합니다. 이로 인해 다시 스캔해야 하거나, 색인 수작업 또는 데이터 추출을 수행해야 합니다. 이 문제를 해결하기 위해 사용되는 전형적이면서도 놀라운 방법은 무엇일까요? 스캔 작업자는 대비를 높게 설정한 복사기로 문서를 다시 인쇄합니다. 이러한 수작업으로 인해 작업 속도가 저하되고, 기술을 사용했다면 지출하지 않아도 됐을 추가 비용이 발생합니다.
불필요한 사후 스캔 작업은 수익성 및 고객 만족도에 영향을 미칩니다
OCR(광학 문자 인식)을 사용하려면 이미지 품질이 가장 중요합니다. 흐릿하고 흠이 있는 저품질 스캔 문서, 선명하지 않은 이미지 또는 연한 텍스트의 경우, 인식이 떨어지며 OCR 결과가 좋지 못합니다. 심지어, OCR 판독률이 1%만 낮아도 불필요한 예외 처리와 관련된 상당한 비용으로 이어질 수 있습니다.
품질 관리 검사를 통과하지 못한 문서와 OCR 프로세스 중에 인식되지 않은 문서는 재스캔 및 색인 필드 수동 입력이 필요하며, 시간과 비용이 많이 듭니다. 예외 처리 수준도 비즈니스 효율성에 부정적인 영향을 미칩니다. 이는 청구 처리 시간과 같은 비즈니스 성공 지표에 영향을 주며, 궁극적으로 고객 만족도 수준에 영향을 미칩니다.
문서 준비에 소요되는 시간 단축
속도를 늦추지 않으면서 일관된 고품질 출력을 보장하고, 도착 즉시 혼합된 배치를 급지하는 기능을 통해 회사는 수익을 향상시킬 수 있는 막대한 기회를 얻게 됩니다. 또한 수동으로 문서를 사전 분류하는 데 낭비되는 시간을 크게 줄입니다.
Kodak Alaris 고급 이미지 프로세싱 팀의 목표는 시간이 지남에 따라 문서 준비를 완전히 제거하는 것입니다. Kodak Alaris는 이미지 과학 분야에서 풍부한 경험을 가지고 있으며, 모든 종류의 문서에 대해 독보적인 이미지 품질을 선사합니다. 퍼펙트 페이지 기술은 이미지 향상을 위한 최첨단 기능을 제공하며, 이러한 기능은 매우 어려운 문서 및 혼합 문서 배치에도 적용됩니다. 이 안내서에서 퍼펙트 페이지 기술의 핵심을 설명합니다. 스캐너를 구매할 때는, 이 기술이 시간을 줄이는 데 도움이 되는지, 비용 절감 효과가 있는지, 스캔 작업의 정확성을 높일 수 있는지를 다방면으로 고려할 필요가 있습니다. 퍼펙트 페이지가 가장 일반적이면서 가장 어려운 유형의 스캔 작업을 어떻게 향상시키는지 다음 페이지에서 자세히 알아보세요.
기울기 보정 및 자동 자르기: 수신 우편물을 깔끔하고 체계적으로 정리하기란 쉽지 않습니다. 특히 문서의 크기가 다른 경우, 더욱 힘듭니다. 텍스트, 친필 또는 확인 표시의 자동 인식과 같은 향후 프로세스에 사용하기 위해서는 이미지가 똑바로 보이도록 기울기를 보정할 필요가 있습니다. 문서 가장자리가 이미지 결과물의 테두리와 평행이 되도록 보정해야 하며, 스캔 작업에 따라 검정 테두리가 필요할 수도, 필요하지 않을 수도 있습니다. 아래의 첫 번째 이미지와 같이, 검정색 배경이 이미지의 상당 부분을 차지하는 경우, 이 이미지는 향후에 활용하기 매우 어렵습니다. 따라서, 문서 부분만 나오도록 이미지를 자르는 것이 중요합니다.
잘못 자르게 되면, 서식에서 데이터 찾기에 문제를 일으킬 수 있습니다. 대부분의 소프트웨어는 문서 모서리를 위치 포인트로 삼아 데이터를 찾기는 하겠지만, 더 나은 옵션인 ‘기준점’을 사용하지는 않습니다. 긴 문서의 경우, 두 모서리+길이 방식 대신 네 모서리 분석을 기반으로 잘라야 합니다. 네 모서리 분석을 사용하면 아래 예시와 같이, 완벽한 사각 형태가 아닌 문서의 모양을 훨씬 우수하게 향상시킵니다.
자동 방향: 세로 및 가로 방향이 혼합된 다량의 문서를 스캐너에 급지하고, 바르게 정렬된 일련의 이미지를 얻는 기능은 효율성을 크게 향상시킵니다. 때로는, 빠른 처리 속도를 위해 가로로 스캔하거나, 끈적거리는 가장자리처럼 스캐너 급지에 영향을 미칠 수 요소를 피할 필요가 있습니다.
가로 문서를 90도로 고정 회전하는 방법은 대부분의 경우에 효과적인 첫 번째 단계입니다. 스캐너는 준비 중에 문서가 빠져 나오는 경우, 즉시 방향을 조정할 수 있도록 스마트한 기능을 갖춘 장치여야 합니다.
자동 방향 기능은 급지 방식에 관계없이, 문서 내용에 기반하여 서류를 올바른 방향으로 바꿀 수 있어야 합니다. 가로 방향 양면 스캔의 경우, 기본 회전과 자동 방향 조합을 사용하는 것이 좋습니다. 또한 글로벌 기업의 경우에는, 사용 언어와 관계없이 자동 방향이 작동할 수 있어야 합니다.
자동 밝기: 대비가 낮은 문서의 밝기를 조절하기 위해 복사기를 사용할 필요가 없습니다. 스캔 기술이 자동으로 이미지 밝기 최적화를 조정합니다. 이 최적화는 컬러 및 회색조 문서에서 속도나 처리량 손실 없이 작동합니다. 가장 밝은 색을 최대한 밝게 조정하고, 가장 어두운 색을 최대한 어둡게 만듦으로써 이미지 품질 인식 및 가독성을 크게 향상시킵니다. 이 기능은 문서 보관에 유용합니다.
선명도 조절: 자동 선명도 조절로 이미지 속 가장자리 대비를 증가시키면 콘텐츠가 더욱 선명하게 표시됩니다. 이를 통해 문서 모양이 향상되어 OCR 판독률이 증가합니다.
지능형 배경색 완화: 컬러 또는 회색조 이미지의 경우 배경색이 고르지 않을 수 있습니다. 이미지 완화는 색상 차이를 최소화하여 디지털 기반의 문서처럼 보이는 ‘깨끗한’ 이미지를 제공합니다. 또한 일반적으로, 압축된 이미지의 크기를 줄입니다. 전경(예: 텍스트, 선 등)이 더 두드러져야 하는 문서 또는 서식에 지능형 배경색 완화 기능을 사용하면 문서 모양이 더욱 향상됩니다.
줄무늬 제거: 줄무늬 필터링 기술은 가장 흔한 이미지 품질 문제 중 하나를 해결합니다. 즉, 기울기가 보정되지 않은 원본 이미지에서 검정색 수직선을 제거해 줍니다. 이 현상은 흔히 시간이 지남에 따라 스캐너 하우징 아래에 쌓이는 먼지로 인해 발생합니다. 이를 방지하려면 정기적인 청소가 필요하지만, 이미지 향상 기술을 사용하면 줄무늬 발생 시 이를 제거하거나 줄일 수 있습니다.
노이즈 감소: 컬러 문서를 흑백 이미지로 변환할 때 발생하는 다른 흔한 문제로는 노이즈를 들 수 있습니다. 먼지 또는 재생지와 같이, 낮은 품질의 용지로 인해 작거나 큰 점이 나타나는데 이러한 점을 ‘노이즈’라고 합니다. 노이즈 제거 알고리즘은 단일 도트(고립 픽셀), 픽셀 그룹(다수결 원칙) 또는 더 큰 픽셀 그룹(배경 노이즈 제거)을 제거하여 문서 모양을 향상시킵니다.
전체 컬러 드롭 아웃: 자동화된 서식 처리에서는 OCR 판독률을 높이기 위해 최적화된 흑백 이미지가 필요한데, 이 과정에서 사용되는 표준 방법이 바로 컬러 드롭 아웃입니다. 기업은 다양한 드롭 아웃 색상이 혼합된 서식을 흔히 사용합니다. 지능형 기술은 여러 개의 주요 색상이나 사전 정의된 색상을 지능적으로 식별하고, 전자적으로 제거하여, 수동 개입을 줄이고, 최적의 판독률을 보장합니다.
듀얼 스트림: 흑백 및 컬러 스캔을 모두 생성하는 것이 중요합니다. 일반적으로, 처리 과정 중 사람들이 작업하기에 선호하는 이미지는 컬러 이미지이며, 보관 목적으로도 컬러가 선호됩니다. 색인 또는 데이터 추출을 위한 자동화된 처리를 하려면 최적화된 이중 색조(흑백) 이미지가 필요합니다. 듀얼 스트림 기능은 스캔 프로세스에서 흑백 및 컬러 파일을 모두 생성합니다.
사진 분할: 여권 신청서나 보험 청구서와 같이, 텍스트와 사진이 모두 포함된 문서는 다르게 취급해야 합니다. 사진을 텍스트 영역과 구별함으로써 각 영역마다 다른 처리 기술을 적용하고, 컬러 이미지에 사진 자르기를 적용할 수 있습니다. 흑백 이미지가 필요한 경우, 자동 디더링 기술을 사용하여 사진을 거의 회색조 이미지처럼 만들며, 바코드와 같은 다른 요소는 디더링되지 않아 잘 인식됩니다.
향상된 OCR 판독률 및 이진화 “iThreshholding”: 모든 데이터 추출 기능의 핵심이자 모든 이미지 처리의 기초는 바로 이진화, 즉 컬러 이미지를 흑백 이미지로 변환하는 것입니다. 품질이 각기 다른 문서 배치에서는 이진화 및 향상에 대한 요구 사항이 문서마다 다릅니다. 지능형 기술은 문서 이미지의 전경과 배경을 분석하고, 밝기와 대비를 측정한 다음, 최적의 임계값을 동적으로 설정합니다. 이에 따라 전체 이미지 품질과 파일 크기가 최적화되며, 특히 문자 인식에 문제가 되는 그늘진 문서 또는 하프톤 문서에 매우 효과적입니다.
결론
고급 이미지 프로세싱을 통해 문서를 정확하게 디지털화하고, 비즈니스 시스템에 전달하는 방법을 간소화할 수 있습니다. 퍼펙트 페이지 기술은 문서 준비 중 또는 스캔 프로세스에서 여러 번 번거롭게 수작업할 필요 없이 이미지 품질을 향상시키는 몇 가지 기술을 제공합니다. 이 기사는 퍼펙트 페이지 기능 중 일부만을 다뤘으며, 퍼펙트 페이지는 수상 경력에 빛나는 다양한 문서 스캐너 및 스캐닝 소프트웨어에서 사용 가능합니다. 파트너 및 고객은 Alaris IN2 Ecosystem의 일부인 퍼펙트 페이지를 스캐너 및 소프트웨어의 주요 장점 중 하나로 인정합니다. 새로운 문서 캡처 솔루션을 평가할 때는, 총소유비용에 미치는 영향과 관련하여 이와 같은 측면을 중요하게 생각하시길 바랍니다. 평가 중인 공급 업체에게 이미지 품질 시연을 요청하고, 문서 준비, 스캔 후 프로세스 및 관련 비용에 어떤 영향을 미칠지를 확인하세요.
퍼펙트 페이지 기술은 다음과 같은 장점이 있습니다.
- 문서 준비 작업이 스테이플 제거와 같은 간단한 작업으로 줄어들며, 사전 분류가 필요하지 않습니다.
- 방향, 크기, 유형 또는 모양을 분류할 필요 없이 혼합된 문서 배치를 처리합니다.
- OCR/ICR 결과를 크게 향상시키고, 예외 처리를 단편화합니다.
퍼펙트 페이지 기술은 Alaris IN2 Ecosystem의 필수 요소이며, Kodak Alaris가 제공하는 뛰어난 이미지 품질의 핵심 기술입니다. 최고의 스캐너, 소프트웨어, 서비스 및 파트너십으로 이뤄진 강력한 조합의 Alaris IN2 Ecosystem은 정보 캡처의 복잡성을 없애고, 고객이 데이터 혼돈을 중요한 정보로 변환함으로써 효율성을 끌어낼 수 있도록 설계되었습니다.
공유
