문서 캡처는 종이 기반의 비즈니스 프로세스를 자동화하기 위한 중요한 첫 단계입니다. 고급 용지 처리 기능과 빠르고 효율적인 이미지 처리 기능을 제공하는 스캐너는 문서를 디지털화하는 데 소요되는 시간을 크게 줄여줍니다. 많은 조직에서는 캡처 프로세스 속도를 늦추는 용지 처리 관련 병목 현상을 간과하고 있습니다. 문서를 준비할 때 불필요한 수동 단계를 제거하는 것은 시간과 비용을 절감하는 데 중요하며, 귀중한 정보가 비즈니스 시스템에 원활하게 전달되도록 해줍니다.
산더미 같은 용지를 처리하기
AIIM*에 따르면 조직의 거의 40%가 거버넌스 정책 및 법률 또는 규제 지침으로 인해 보존해야 하는, 전례 없는 양의 정보를 다루고 있습니다. 여기에 발맞춰 나아가는 것은 기술을 통해 비즈니스 정보를 원활하고 신속하게 캡처 및 디지털화하는, 디지털 분야에서 가장 앞선 조직에도 문제를 일으킬 수 있습니다. 비즈니스 정보를 원활하게 캡처 및 디지털화하기 위한 비효율적인 프로세스와 더불어 종이에 과도하게 의존하는 것은 운영 효율성, 고객 대응력 및 수익성 있는 성장을 저해합니다.
오늘날 경쟁이 치열한 경제 환경에서 디지털 전환은 시간이 들며, 시간은 곧 돈입니다. 디지털화에 있어 시간이 가장 많이 소모되는 요소 중 하나는 문서 준비입니다. 이는 일괄 스캔 프로세스의 첫 단계이자 가장 중요한 단계입니다. 대부분의 스캔 작업에 포함된 직원의 반은 문서 준비에 전념합니다. 이러한 문서 준비에는 종이 클립, 스테이플 및 기타 문서 고정물을 제거하고, 모든 모서리가 펼쳐져 있는지 확인하고, 찢어짐 또는 기타 페이지 손상을 검사하는 작업이 포함됩니다. 스캔 프로세스 도중 문제를 일으킬 수 있는 용지를 사전에 분류해야 하는 요구 사항도 있습니다. 모양과 크기가 혼합된 문서를 스캐너에서 처리할 수 없는 경우, 직원은 작은 문서를 A4/레터 용지에 붙이거나 A4 문서와 맞추기 위해 긴 문서를 자르는 등 사전 정렬 또는 추가적인 작업 단계에 상당한 시간을 소비해야 합니다. 또한, 사전 정렬은 색상 및 대비 수준이 서로 다른 문서를 처리할 때 스캐너가 일관된 결과물을 제공하지 못하는 경우를 해결할 수 있는 방법입니다.
"신뢰할 수 있는 급지 기능은 프로덕션 스캔 분야에 대한 상위 5가지의 구매 기준 중 하나입니다. 소량 스캐너를 선택할 때 신뢰할 수 있는 급지 기능은 의사 결정권자의 67%에 있어 중요 또는 매우 중요합니다." - 글로벌 LVP 사용자를 대상으로 실시한 Kodak Alaris 후원 설문 조사, 2018년 10월
많은 조직과 공공 부문에서 디지털화는 우편물실에서 시작됩니다. 수신 우편은 매일 효율적으로 처리해야 하며, 직원들에겐 시간에 구애받는 목표가 있어 하루 중 특정 시간까지 문서를 스캔해 처리할 수 있도록 만들어야 하는 경우가 많습니다. 스캔을 아웃소싱하는 곳에서는 BPO(Business Process Outsourcers) 및 스캔 서비스 제공업체가 고객의 SLA(service-level agreement)를 충족시켜야 하며, 이러한 SLA로 인해 처리량과 생산성에 있어 힘든 목표에 직면하게 됩니다. 소량의 고객 대면 스캔 분야에서도 용지 급지 문제가 발생할 수 있으므로 이는 직원을 좌절시키고 고객 불만을 일으킬 수 있습니다.
문서는 완벽하지 않습니다
완벽한 세계에서는 모든 디지털화 프로젝트가 동일한 크기 및 무게의 용지를 깔끔하게 적재한 상태에서 시작될 것입니다. 그러나 실제 세계에서 조직은 
dA4/레터, A3/타블로이드 및 더 크거나 긴 형식의 문서, 봉투, 엽서, 수표, 바우처 및 신분증을 포함한 다양한 종류의 문서를 매일 처리합니다. 프로덕션 스캔 분야의 대다수는 크기나 용지 품질이 혼합된 묶음 또는 매우 가벼운 문서가 있는 묶음이 포함됩니다.**
문서는 완벽한 상태로 도착하지 않습니다. 문서는 접혀 있고, 모서리가 구부러져 있거나 찢어져 있으며, 용지에 주름이 있거나 가볍거나 훼손되기 쉬울 수 있습니다. 문서에는 사진이나 포스트잇이 붙어있을 수 있고 또는 스테이플이나 종이 클립으로 함께 묶여있을 수 있습니다.
스캔할 문서의 혼합 및 용지 상태는 프로젝트에 사용되는 스캐너의 용지 처리 요구 사항을 정하는 데 도움이 됩니다.
문서는 어디로 가게 되나요?
스캔한 후 문서가 어떻게 취급되는지를 고려하는 것도 중요합니다. 이에 따라 출력 적재에 대한 요구 사항이 결정됩니다.
- 시나리오 1: 종이 문서를 스캔한 후 폴더에 다시 넣을 것이므로 원래 순서를 유지해야 합니다.
- 시나리오 2: 종이 문서는 보관 목적으로 상자에 보관되므로 순서가 항상 중요하지는 않습니다. 그러나, 원래 순서를 유지해야 하는 경우 이미지 주소 지정을 사용하면 패치 코드를 통해 순차적인 번호를 각 스캔 문서 및 각 묶음에 적용하여 정확하게 추적할 수 있습니다.
- 시나리오 3: 스캔한 후 종이 문서를 파손할 것이므로 문서 출력 순서는 중요하지 않습니다.**
Kodak Alaris가 후원한 설문 조사에 따르면 소량 프로덕션 스캔 분야의 48% 이상이 시나리오 1에 해당하므로 문서 순서는 매우 중요합니다.
처음부터 적절한 기술을 선택하면 미디어 처리 기능이 목적에 부합하도록 하는 등 광범위한 이점을 얻을 수 있으므로 작업자는 번거로움을 최소화하여 스캔 프로세스를 완료할 수 있습니다.
용지 급지 문제
대량 프로덕션 유형의 환경에서는 급지 문제가 기하급수적으로 증가합니다. 예를 들어, 이중 급지(두 페이지가 함께 붙어있는 경우)는 스캔 프로세스를 멈추며, 복수 급지가 발생한 위치를 작업자가 파악해야 합니다. 작업자는 일반적으로 부분 이미지를 삭제하고 관련된 모든 문서를 다시 스캔해야 합니다. 복수 급지 도중 문서가 손상된 경우, 안정성을 더하기 위해 테이프나 풀을 사용하여 페이지에 붙이면 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 이로 인해 스캔 작업이 몇 분 동안 멈추며, 생산성에 부정적인 영향을 크게 미칩니다.
용지가 원활하게 움직입니다
용지 경로는 스캐너 설계의 중요한 부분입니다. 선도적인 제조업체는 사용 가능한 최상의 용지 급지 기술을 개발하는 데 심혈을 기울이며 엔지니어링 전문 지식을 쏟습니다. 이러한 설계는 처리해야 할 문서 유형의 범위를 고려해야 합니다. 문서 유형에 따라 용지 경로의 너비가 이미지 품질에 영향을 주기 때문에 종종 절충안이 필요합니다. 페이지가 끼일 수 있는 용지 경로에 탈선 지점이 없도록 하는 등 단순하지만 필수적인 설계 측면이 있습니다. "폭포" 설계 개념은 용지가 원활하게 이동하도록 하는 데 중요합니다.
효율적인 용지 경로 설계는 C자형 또는 직진형 이송로 중에서 선택하는 것으로 시작됩니다. 사용 편의성과 사용 용이성 및 신뢰성 측면에서 볼 때 C자형 이송로는 대부분의 용도에 있어 훨씬 뛰어납니다. 잘 설계된 C자형 용지 경로는 두꺼운 중량지를 처리할 수 있습니다.
또는, 직진형 용지 경로는 매우 두껍거나 빳빳한 문서의 순서를 유지하긴 하지만 다른 장점은 없습니다
작업자 개입 최소화
스캐너 입력 트레이의 경우, 크기 및 디자인 요구 사항은 스캔 작업의 필요성에 따라 다릅니다. 작업자는 용지 묶음의 크기와 일치하는 입력 트레이를 선호할 수 있으며, 이는 비즈니스 분야에 따라 다르며, 그보다는 덜하지만 조직의 개별 운영 요구 사항에 따라서도 차이 날 수 있습니다.
또한 입력 트레이가 작업자의 개입 없이도 긴 문서를 처리할 수 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 
즉석 스캔 분야의 경우, 스캐너의 폼 팩터가 중요합니다. 예를 들어, 스캐너를 사용하지 않을 때 설치 공간을 최소화하기 위해 입력 트레이를 접을 수 있는 장점은 부가 가치 기능일 수 있습니다.
생산성을 극대화하는 스캐너
대형 입력 트레이가 있는 고급형 스캐너 사용자는 25장, 100장, 250장, 500장 또는 750장과 같은 다양한 문서 더미를 수용하는 자동 엘리베이터 설계의 이점을 누릴 수 있습니다. 입력 엘리베이터가 문서 급지 장치 위치로 설정되면 입력 엘리베이터는 최상층 위치에 남습니다. 특정 페이지 수로 설정할 경우, 입력 엘리베이터는 문서를 급지하기 위해 자동으로 올라갔다가 마지막 문서가 급지되고 난 후에 내려옵니다. 이렇게 하면 문서 묶음을 적재하고 전환할 때 귀중한 시간을 절약할 수 있습니다.
액티브 급지 기술
스캔 프로젝트에 가지런하지 않은 문서 더미가 포함된 경우가 있습니다. 크기가 혼합된 문서 묶음이 포함된 분야에서 특히 일반적이죠. 이 경우 작업자는 모든 페이지를 급지하기 전에 정렬해야 합니다. 모서리가 잘리는 걸 방지하기 위해 이송로에 들어갈 때 문서가 기울어지는 것을 제어하는 게 중요합니다. 등록 게이트 설계는 문서 묶음이 정렬되도록 지원합니다. Kodak Alaris는 하단에 위치시키고 펼치도록 설계를 최적화했습니다.
프로덕션 유형의 스캔 작업에서 정렬 작업은 조깅 장치를 사용하여 수행되는 경우가 많으며, 조깅 장치는 프로세스에서 추가 단계를 필요로 합니다. Kodak S2000 시리즈 스캐너와 함께 도입된 Kodak Alaris 액티브 급지 기술과 같은 고급 기술은 급지 성능을 최적화하여 스캔 준비를 더 간단하게 만들어주고, 문서 급지 장치에 문서를 완벽하게 쌓을 필요가 없도록 해줍니다. 액티브 급지 기술은 오류 없는 스캔을 위해 페이지를 조정합니다. 작은 문서로 이루어진 더미는 정돈되어 최적으로 급지됩니다. 이렇게 하면 급지 오류 및 정렬 불량이 크게 줄어들며, 이에 따라 문서를 다시 스캔하기 위해 시간이 많이 걸리는 수작업을 할 필요성이 줄어듭니다.
중요한 데이터의 손실 방지
스캔 작업자와 지식 노동자 모두에게 있어 속도는 중요합니다. 모든 지연은 효율성, 생산성, 수익성에 영향을 줄 수 있으므로 프로덕션 환경에서 시간별 및 일별 처리량을 최대화하는 것이 특히 중요합니다. 용지 걸림으로 인해 스캔 프로세스가 멈추고, 사용자가 용지 걸림을 제거하고 스캔한 문서와 스캔하지 않은 문서를 파악하는 데 귀중한 시간을 낭비하게 됩니다. 이는 고객과 내부 SLA를 충족시키는 능력에 심각한 영향을 줄 수 있습니다.
Kodak Alaris 프로덕션 스캐너 고유의 인터랙티브 복수 급지 감지 기능은 포스트잇이 붙어 있는 용지와 같이, 복수 급지 또는 여러 겹으로 된 문서를 즉시 감지합니다. Kodak Alaris는 여러 개의 마이크를 통해 구겨지기 시작하는 용지 소리를 듣는 내장 초음파 센서로 복수 급지 감지의 기준을 높였습니다. 경고를 울린 문서는 스캔 프로세스 중단 없이 스캐너의 배출 경로로 보내지며, 이어서 작업자는 이미지를 받아들일지, 무시할지 또는 다시 스캔할지 결정할 수 있습니다.
또한, 이 Kodak Alaris 기능을 통해 작업자는 복수 급지로 등록될 요소를 건너뛸 수 있어 봉투와 같은 물품을 다른 문서와 함께 스캔할 수 있습니다. 이로써 스캔 프로세스에서 페이지가 누락되지 않으며 중요한 데이터의 손실을 방지할 수 있습니다.
인터랙티브 복수 급지 감지 기능은 키포인트 인텔리전스-바이어스 랩(Keypoint Intelligence-Buyers Lab) 테스트 기준, Kodak Alaris 스캐너를 사용해 99.999%의 문서 급지 정확도를 제공합니다.
지능형 문서 보호
용지 급지 문제를 처리하는 가장 좋은 방법은 사전에 용지를 확인하고 해결하는 것입니다. Kodak Alaris의 연구개발팀은 지능형 문서 보호라는 또 다른 독점 기술을 개발했습니다. 이 기능은 문서 손상과 데이터 손실을 막아 품질 관리에 대한 타협 없이 효율성을 향상시킵니다.
지능형 문서 보호 기능은 초음파 센서를 사용하여 스캔되는 용지의 상태를 모니터링하여 문제를 '감지'하고 용지 걸림이나 급지 오류가 발생하기 전에 사용자에게 알립니다. 문서 손상의 조짐이 처음으로 나타나는 순간 즉시 스캔 프로세스를 중지하므로 사용자는 문서와 해당 문서에 포함된 정보를 보존할 수 있습니다. 이 기능은 사전 스캔 준비 과정에서 누락되었을 수 있는 스테이플도 감지합니다.
문서 수집 및 적재
앞서 언급했듯이 출력 적재 요구 사항은 스캔 프로세스 후에 용지 문서를 처리하는 방법에 따라 달라집니다. 문서를 동일한 순서로 다시 정리하거나 바인더에 다시 넣어야 하는 경우에는 적재의 순서와 품질이 중요한 역할을 합니다. 소량 프로덕션 의사 결정권자의 52% 이상이 출력 적재 품질을 중요 또는 매우 중요한 구매 기준으로 간주합니다.**
다양한 크기의 묶음, 특히 가벼운 문서가 포함된 묶음을 스캔하는 경우, 중대한 문제가 발생하고 이로 인해 스캔 후에 작업자가 정돈되지 않은 출력 적재물을 해결하느라 불필요한 시간을 할애하게 될 수 있습니다. 문서의 순서가 쉽게 섞일 수 있으므로 원본 문서를 고객에게 자주 돌려줘야 하는 BPO 환경에서 찾아야 하는 특정 문서를 찾기 어렵게 만들거나 문제를 일으킬 수 있습니다.
Kodak Alaris는 Kodak 프로덕션 스캐너 및 Kodak S2000 시리즈의 제어된 출력 적재를 위한 선도적인 기술을 제공하며, 이 기술은 용지를 출력 트레이에 깔끔하게 배치하여 시간과 노력을 줄여줍니다.
Kodak Alaris의 스캐너는 궐련지와 같은 가벼운 용지에 강성을 더하기 위해 가운데에서 약간 구부려지도록 합니다. 또한, 배출 디플렉터는 작은 용지가 스캐너 옆에 놓이고 다음 페이지가 맨 위에 놓이도록 페이지를 '눌러'주기 때문에 특히 중요합니다. 배출 후 문서의 가장자리를 쉽게 정렬하여 깔끔하게 적재되도록 조정할 수 있으며 원하시는 경우 문서 가장자리가 튀어나오도록 할 수도 있습니다.
또한, 제어된 출력 적재 기능은 배출 트레이에 용지를 놓을 때 용지 속도를 제어하고 변경하는 소프트웨어를 통해 향상됩니다. 작업자는 이미지를 고속으로 캡처할 수 있으며 가벼운 페이지가 예를 들어, 바닥이 아니라 배출 트레이에 놓이도록 소프트웨어를 통해 출력 속도를 느리게 할 수 있습니다.
더 스마트한 정렬로 생산성 향상
정렬 기능이 있는 대부분의 대용량 스캐너에는 독점 소프트웨어가 필요합니다. Kodak Alaris는 TWAIN 및 ISIS와 같은 표준 드라이버를 통해 대부분의 정렬 작업을 할 수 있도록 i5650S 및 i5850S 스캐너를 설계했습니다. 이에 따라 작업자는 완전히 새로운 시스템을 배울 필요 없이 훨씬 쉽게 생산성을 한층 향상시킬 수 있습니다.
Kodak Alaris의 프로덕션 스캐너는 서비스 대행업체, BPO 및 기업 우편실의 극단적인 스캔 요구 사항을 충족하도록 설계된 3포켓 분류 기능을 제공합니다. 스마트한 정렬 기능과 고속 처리량 및 우수한 이미지 품질이 결합되어 생산성을 향상하고 문서 캡처 비용이 크게 절감됩니다.
은행 및 보험 부문의 일부 분야에서는 신원 증명서와 같은 원본 문서를 디지털화한 후에 고객에게 다시 돌려줘야 합니다. 즉, 스캔을 시작하기 전에 작업자가 신중하게 문서를 준비하고 스캔이 완료되면 문서를 분리해야 한다는 것을 의미합니다. 이 수동 프로세스는 오류가 발생할 수 있으며, 노동 집약적이고 많은 비용이 들 수 있습니다.
i5650S 및 i5850S 스캐너는 수작업을 줄여 프로세스를 단순화합니다. 패치 시트 인식 기능을 사용하여 문서 묶음을 분리하면 재사용 가능한 패치 시트가 분리되어 후면 배출 트레이로 보내지며 원본 고객 문서는 자동으로 분리되어 스캐너 전면의 예외 트레이로 보내집니다. 이러한 스캐너가 제공하는 자동 분류 기능을 사용하면 분리 시트를 여러 번 사용할 수 있습니다. 스캔 서비스 제공업체는 더 이상 매년 수백만 개의 분리 시트를 낭비할 필요가 없습니다. 분리 시트를 재사용할 수 있는 능력은 상당한 비용 절감을 제공하며 공간 낭비를 줄여줍니다.
여권 스캔 최적화
여권 스캔은 많은 스캐너 작업자에게 있어 골칫거리입니다. 일반적으로 여권은 슬리브에 넣거나 스캐너의 자동 문서 공급 장치(ADF)에 (억지로) 밀어 넣어야 합니다. Kodak S2000 시리즈 스캐너는 Kodak 여권 평판 액세서리와 함께 작동하며, 이 액세서리는 스캐너 아래에 간편하게 놓을 수 있어 사용하기가 매우 용이합니다. 작업자는 작거나 섬세한 문서를 스캔할 수 있으며, 여권 손상 위험 없이 2초 안에 여권 사진 페이지 스캔을 마칠 수 있습니다.
결론
고급 용지 처리 기능은 스캔 프로세스에서 복잡성과 수동 개입을 대폭 줄일 수 있습니다. Kodak Alaris는 특히, 얇은 용지부터 두꺼운 용지에 이르기까지, 모양과 크기가 다양한 용지 묶음에 대해 용지 걸림을 발생시키지 않고 혼합된 문서들을 처리하고 급지하는 동급 최고의 기술을 제공합니다.
- Kodak Alaris의 스캐너는 다양한 용지 크기 및 두께가 원활하게 통과할 수 있도록 폭과 용지 상태에 맞게 최적화된 혁신적인 C자형 이송로를 제공합니다.
- 액티브 급지 기술은 종이 문서가 원활하고 효율적으로 급지되도록 해줍니다.
- 제어된 출력 적재 기능은 출력 트레이에 문서가 올바른 순서로 깔끔하게 적재되도록 해줍니다.
- 지능형 문서 보호 기능을 사용하면 복수 급지 및 용지 걸림이 발생하기 전에 이를 피하거나 감지할 수 있으므로 생산성이 크게 향상됩니다.
- 복수 급지가 발생하면(예: 포스트잇이 문서에 남아있는 경우) Kodak Alaris의 인터랙티브 복수 급지 기술은 해당 요소가 생산성에 미치는 영향을 최소화하도록 해줍니다.
파트너와 고객은 Kodak Alaris의 용지 처리 기능을 당사의 선도적인 이미지 처리 기능과 더불어 중요한 경쟁 우위로 인정합니다.
믿을 수 있는 파트너
Kodak Alaris 사업부인 Alaris는 비즈니스 프로세스를 단순화시켜 주는 정보 캡처 솔루션을 제공합니다. 수십 년간의 이미지 과학 혁신에 기반한 Kodak Alaris의 스마트 커넥티드 솔루션은 문서 유형이 섞여 있든 관계없이 스캔 효율성을 높이고 더 나은 결과를 보장하도록 설계된 고급 용지 처리 기능을 제공합니다.
최고의 스캐너, 소프트웨어, 서비스 및 파트너십으로 이뤄진 독특한 조합의 Kodak Alaris IN2 Ecosystem은 정보 캡처의 복잡성을 없애고, 고객이 데이터를 강력한 경쟁 우위로 전환할 수 있게 해줍니다.
**글로벌 LVP 사용자를 대상으로 실시한 Kodak Alaris 후원 설문 조사, 2018년 10월
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