이러한 이유로 인해 모든 종류의 기업 및 공공 기관에서는 페이퍼리스 프로세스를 개발 중입니다. 변화는 기업 정책을 통해 하향식으로 일어나거나, 작업을 간소화할 수 있는 기회를 찾은 개인이 종이 의존 프로세스를 관리함으로써 상향식으로 진행될 수도 있습니다. 상향식이든 하향식이든 관계 없이, 미래의 변화에 앞서 미리 생각하고자 하는 경우, 귀하의 비즈니스를 페이퍼리스로 전환하는 실질적인 방법을 알아보세요.
다음을 트윗하세요. #페이퍼리스 전환으로의 완벽한 안내서에서 종이 집약적 비즈니스 프로세스를 디지털화하는 실용적인 방법을 알아보세요. https://ctt.ec/KSet8+ #PaperlessAIIM(정보 및 이미지 관리 협회)에서 페이퍼리스를 위한 노력을 주도하고 있습니다. 매년 열리는 세계 종이 안 쓰는 날(World Paper Free Day)은 일상 업무 또는 개인의 삶에서 사람들이 생성하는 종이의 양을 줄이기 위해 하루 동안 종이 없이 생활하도록 회사에게 권장합니다.
AIIM 수석 에반젤리스트인 John Mancini는 2016년 조사에서 "천천히 그러나 확실하게, 업체들은 비즈니스에 흐르는 많은 콘텐츠와 정보를 디지털화하여 재무 및 운영상의 이익을 얻을 수 있다는 생각에 다가서고 있습니다. 종이를 완전히 제거할 수는 없겠지만, 종이 없는 환경으로의 전환 투자에서 이익을 거두고, 이러한 전환이 전반적인 생산성을 향상시킬 수 있다는 것이 분명해지면 기업은 페이퍼리스를 위한 기술에 더 많은 투자를 할 것입니다."라고 말했습니다.
블룸버그 비즈니스위크(Bloomberg Businessweek)에서 디지털의 페이퍼리스 사무실을 처음 제안한 날은 1975년 6월 30일입니다. 그때로부터 40년 이상이 지났지만 페이퍼리스는 아직 실현되지 않았습니다.
2012에는 전 세계 종이 수요가 처음으로 4억 톤을 초과했습니다. 일상 구석구석에 종이가 퍼져 있어 더 이상 이에 대해 생각조차 하지 않습니다. 하지만 많은 비즈니스의 경우에는, 종이 사용을 최소화하거나 비즈니스 문서를 수령 즉시 디지털화하는 방법이 있습니다. 디지털 문서는 액세스, 보관 및 공유하기가 더 쉽습니다. 그렇다면 왜 아직도 페이퍼리스가 아닌 걸까요?
70년대의 낙관주의 및 종이 사용을 줄이는 다양한 방법의 존재에도 불구하고, 대부분의 기업과 공공 기관은 페이퍼리스에 도달하려면 한참 멀었습니다. 디지털 전환 작업을 진행 중인 업체조차도, 종이 기반의 모든 자료를 디지털 형식으로 최대한 빨리 옮기는 방법을 최적화할 수 있는 많은 기회를 갖고 있습니다.
리서치 회사인 KeyPoint Intelligence는 2016년 12월 조사에서 페이퍼리스로 전환 중인 비즈니스의 상태를 분석했습니다. 페이퍼리스 사무실로의 전환 달성 가능성을 묻는 질문에 응답자의 15%만이 달성할 수 있다고 답변했고, 다른 23%는 불가능하다고 답변했습니다.
여러 면에서, 페이퍼리스로의 전환을 진행하는 업체들은 디지털의 다른 시대를 헤쳐 나가고 있습니다. 페이퍼리스 전환은 그 복잡성 때문에, 아날로그에서 디지털 정보 관리로의 전환에 필요한 단순 작업과는 비교가 불가능합니다.
페이퍼리스의 일반적인 장점 외에도, 종이를 많이 사용하는 비즈니스 업무의 경우, 최대한 빨리 워크플로우에서 종이를 배제시키면 얻을 수 있는 특별한 장점이 있습니다.
다음을 트윗하세요. 5가지 업무를 종이에서 디지털로 전환하여 #디지털전환 여정을 시작하세요. https://ctt.ec/9mULr+ #DX
AP(Accounts Payable, 미지급금 계정)
송장 발행에도 비용이 수반됩니다. 프로세스에서 종이 서류를 제거하여 간접비를 줄이세요. 송장 처리는 가장 선진화된 업무 중 하나입니다. 송장 업무 전체를 수행할 수 있는 디지털 솔루션이 개발되어 있으며, 대개의 경우 사람의 개입이 필요하지 않습니다. AP 프로세스에서의 종이 입력을 디지털화하면 다음과 같은 장점이 있습니다.
우편물실 자동화
우편물실은 회사의 주요 병목 지점이 될 수도, 비즈니스 프로세스로 빠르게 연결하는 원활한 지점이 될 수도 있습니다. 우편물실을 디지털화하면 수작업 방식이 절대 도달할 수 없는 수준의 최대 작업량 처리가 가능합니다.
서식 처리
서식은 고객이 즉각적인 응답을 기대하는 비즈니스 업무에서 흔히 사용됩니다. 서식은 고객에게 디지털 전용 대안(예: 전자 서식) 또는 디지털화하여 자동 처리할 수 있는 중요한 기회를 제공합니다.
가입
고객 가입을 디지털화하면 필요한 작업량이 훨씬 줄어듭니다. 적절한 플랫폼을 사용하면 새로운 고객을 더욱 빠르고 쉽게 가입시킬 수 있습니다. 또한, 디지털 가입을 통해 고객과 보다 친밀한 관계를 구축할 수 있습니다. 모순적으로 느껴질지도 모르겠지만, 이는 사실입니다. 문서 작업을 줄이면 새로운 고객을 가입시키는 데 걸리는 시간이 줄어듭니다. 이에 따라 고객과 직접 얼굴을 마주하고 응대할 시간이 생겨 고객은 더욱 존중받고 있다고 느끼게 되고, 더욱 친밀한 관계 구축이 가능하게 됩니다.
기록물 관리
많은 규제 대상 산업은 비즈니스 문서를 처리하고 보관하기 위해 명확하게 정의된 프로세스와 규칙을 따라야 합니다. 새로운 규정은 프로세스 수정, 추가 검증 및 문서화를 필요로 하며, 이는 기록물 관리를 끊임없이 변화하는 작업으로 만들고, 특히 종이 기반의 환경에서는 관리하기가 더욱 힘듭니다.
1. 종이에 의한 병목 현상 평가
2. 실현 가능한 곳에서의 페이퍼리스 프로세스 수립
3. 스캔 및 디지털 파일로 변환
4. 클라이언트에게 정보 제공
끝으로, 이제 장점을 누릴 일만 남았습니다! 시간과 비용 측면의 보상은 빠르게 증가할 것이며, 고객 만족 및 충성도에 대한 수익은 엄청납니다.
개인별 종이 사용량을 줄이기 위한 생산성 리소스가 많긴 하지만, 조직 전체에서 종이가 사용되는 방식을 보다 자세히 살펴보는 게 가장 효과적입니다. 종이가 조직에서 쓰이기 시작하는 지점을 파악하고, 그 시작점을 디지털화하는 것이 중요합니다.
이 모든 일을 끝내기 위한 핵심 도구는 무엇일까요? IN2 Ecosystem은 수상 경력에 빛나는 스캐너와 소프트웨어를 서비스 및 파트너십과 결합함으로써 종이 문서에서 정보를 쉽게 수집하고, 페이퍼리스 환경을 구축할 수 있도록 돕습니다. The Alaris IN2 Ecosystem만의 독특한 접근 방식은 생산성 증대, 더 높은 ROI 및 비즈니스 가치를 향상시킬 수 있도록 설계되었습니다.
고급 비즈니스 스캐너는 단순히 이미지를 캡처하는 것 이상의 역할을 수행하며, 완전한 디지털화 프로세스와 긴밀한 관계가 있습니다. S2060w 및 S2080w와 같이, IN2 Ecosystem의 일부인 스캐너는 미가공 데이터를 실제 통찰력을 이끌어 내는 정보로 변환합니다. Kodak Capture Pro Software와 같은 캡처 소프트웨어를 함께 사용하면 스캔을 색인할 수 있고, 타이핑 또는 친필로 적힌 텍스트를 추출할 수 있으며, 수작업할 필요 없이 비즈니스 시스템에서 사용할 수 있도록 정보를 추출할 수 있습니다. 정보 캡처 프로세스를 자동화하는 것은 복잡성을 제거하고, 비즈니스에 새로운 기회를 제공합니다.
IN2 Ecosystem 및 페이퍼리스 전환을 돕는 솔루션에 대한 자세한 내용은 다음을 참조하세요. www.alarisIN2.com. 영업팀에 직접 문의하여 귀사의 정보 캡처 프로세스를 최적화하는 데 도움이 되는 방법을 알고 싶다면 지금 연락하세요!
다음에 읽을 내용: 혼돈에서 기회로: 데이터를 기회로 탈바꿈
Digital Transformation | Article
The era of data chaos has arrived. See our 5 tips to better manage information and drive growth with digital transformation.
Kodak Alaris is a leading provider of information capture and intelligent document processing solutions that simplify business processes. We exist to help the world make sense of information with smart, connected solutions powered by decades of image science innovation. Our award-winning software, scanners, and professional services are available worldwide and through our network of channel partners.
Privacy Notice | Legal / Site Terms | California Notice at Collection | Do Not Share My Personal Information
© 2024 Kodak Alaris Inc. TM/MC/MR: Alaris, ScanMate. All trademarks and trade names used are property of their respective holders. The Kodak trademark and trade dress are used under license from Eastman Kodak Company.