Compu-Stor は、Kodak Alaris による Web ベースの分散キャプチャの恩恵を受けたオーストラリアで最初の顧客です

主な利点

• Alaris Info Input Solution は、簡単に実装でき、オペレーターが容易に習得できました。
• リモートで働いているスタッフは、スキャンされた画像にリアルタイムでアクセスできるようになり、生産性が劇的に向上しました。
• ジョブは今までよりもはるかに効率的に処理されます。
• 効率の向上により、会社は引き続き競争力を保持し、そのコストは業界に見合うものであることが保証されました。
• 将来も有効に使い続けられるように設計された拡張可能なライセンスフレームワークにより、会社の成長に合わせて新規ユーザーを簡単に追加できます。

1987年に設立された Compu-Stor は、オーストラリアで最大の民間の情報管理会社です。 ニューサウスウェールズ州、西オーストラリア州、ビクトリア州の3ヵ所にある公共部門と民間部門の両方の顧客に、エンドツーエンドのレコード管理ソリューションを提供しています。

事業の継続的な変革と改革への取り組みの一環として、レコード管理とドキュメント保管の域を越えてサービスを拡張するために、CompuStor は新規部門である Digital Transformation Solutions（DTS）を設立しました。 パース、シドニー、メルボルン、フィリピンのマニラに拠点を置く DTS は、ドキュメントスキャン、インデクシング、メールルームサービス、専門的サービス、ワークフロー自動化ソリューション、ホスティングなどのアウトソーシングサービスを全国の顧客に提供しています。

課題

Kodak Alaris との取引関係は 20 年に及びます。 堅牢なデータ抽出およびリポジトリへの配信を提供する完全な高ボリュームから低ボリュームまでのバッチキャプチャソフトウェアアプリケーションおよび Kodak Alaris 製のスキャナーとシームレスに動作するよう作成されたビジネスアプリケーションである Alaris キャプチャプロ ソフトウェアとともに実行される 22 個の強力な Kodak ブランドスキャナー製品群を操作しています。

そのサービスの急速な成長と需要により、会社は作業量を複数の場所の分割を可能にするテクノロジーを活用することができるようになりました。たとえば、1 つの操作で画像をスキャンしておくと、別の操作でインデクシングを簡単に処理できます。

「ボリュームが指数関数的に増加しているため、オーストラリアでは引き続き民間顧客からのデータをキャプチャし、会社全体のリモートチームについてはインデクシングプロセスを管理するという経営判断を行いました」と National Operations Manager の Frank Sulfaro は説明しています。 「

Alaris キャプチャプロ ソフトウェアは、優れたイメージング、インデクシング、およびアウトプット機能を提供し、当社はオーストラリアで全面的に処理されるジョブに対して、そのソリューショを活用し続けます。 しかしながら、スタッフがローカルにホストされる画像のリフレッシュ速度が遅すぎるとの報告をしたため、そのロケーションで最終的に生産性を向上させるためにローカル環境以外でより速いリフレッシュ速度を提供する代替ソリューションを見つける必要がありました」と彼は付け加えました。

ソリューション

偶然にも、Compu-Stor が代替のキャプチャソリューションを研究することを決定すると同時に、Kodak Alaris は Alaris Info Input Solution を立ち上げました。これは、さまざまな部署や場所で定期的にスキャンして実装し、使用する従業員にとって簡単な Web ベースのモバイルキャプチャアプリケーションです。

「当社は会社全体で Kodak スキャナーを稼動させており、代替ベンダーのソリューションに切り替えたいわけではありませんでした。 当社の主な目的は、途絶を最小限に抑えることでした。また、進行中の業務に追加の費用を被ることもありませんでした」と Frank は述べています。

彼は次のように付け加えました。 「このタイミングは理想的でした。周囲を気にする必要などありませんでした。 Kodak Alaris との既存の長年にわたる関係、Alaris Info Input Solution が当社の問題を解決するという事実は、その競争力のある価格の設定と相まって、当社にとって非常に魅力的でした。」

成果

Alaris Info Input Solution を使用することにより、オフィスまたはリモートの環境でも情報のキャプチャおよびアクセスが高速化され、スキャンされた画像に世界中のオペレーターがアクセスする時間の遅延の問題が排除されました。 Compu-Stor は、Info Input Solution と並行して Alaris キャプチャプロ ソフトウェアを引き続き稼動させます。

「画像のリフレッシュ速度を高速化することが当社の第一の目標でした」と Frank は述べています。 「リモートで作業している当社のスタッフは、スキャンされた画像にリアルタイムでアクセスすることができるようになり、生産性が劇的に向上しました。」

Frank は、会社が引き続き競争力を保持し、そのコストが業界に見合うものであることを保証する鍵として効率を引き合いに出しました。 「当社は今では以前よりはるかに効率的にジョブを処理しています。 アウトプットがはるかに高速であるため、顧客の SLA を満たすために同じジョブに対してそれほど多くの人に働いてもらう必要はないのです。 そのことによって、当社がコスト効率を高く保ち続けることでさらに事業におけるメリットを得ることができました。」

Kodak Alaris のスキャナーを使用してシームレスに作業をするために設計されたソリューションを導入することのもう一つのメリットは、立ち上げと動作が非常に速いことでした。 その学習曲線は、必要最小限のものでした。 「当社のチームは、Kodak スキャナーおよび Alaris キャプチャプロ ソフトウェアの操作に豊富な経験があり、当社のワークフローは以前と変わらないため、Alaris Info Input Solution への移行は大した課題ではありませんでした」と Frank は述べています。

いずれのソフトェアソリューションも、ドキュメントから主要なデータを自動的に抽出し、処理時間を削減する機能、および難易度の高いドキュメントをシームレスに管理する機能などのインテリジェントな機能を提供します。 会社はスタート時点からこれらの機能の多くを利用することができ、スループットを最大化するためにレガシープロセスを導入したり、異なる方法で行う必要はありませんでした。

「こうすることで会社全体の作業量の可視性が高まり、コラボレーションおよび連携をうまく行うためにあらゆる場所に所在する当社のチームに役立ってきました」と Frank は付け加えています。

さらなる事業の展開は会社の戦略計画の一部です。 その目的は国内での物理的なプレゼンスを高めることであり、ポテンシャルのある多くの都市に新しい支店を開設することを検討しています。 大切なことは、Info Input Solution が Compu- Stor に、さらなる潜在的な成長の可能性を与えるということです。 このソフトウェアは、同時ユーザーライセンスモデルに搭載されており、ビジネスニーズに応じて柔軟に対応することが非常に簡単であることを意味しています。

「Alaris Info Input Solution は、間違いなく将来も有効に使い続けられるように設計されたソリューションであり、必要に応じて現在のモデルに新しいライセンスを追加するだけで、現在そして将来のニーズに対応できます。 すでに多くのビジネス上のメリットを提供しており、当社は大きな投資収益を挙げます」と Frank は締めくくりました。