メール室のデジタル化が不可欠な事例

デジタルメール室の高まる人気

メール室は、多くの組織において紙を基本とした通信を推し進めるエンジンです。あなたが予想していないと思われるものは、デジタル改革に投資しているいくつかの会社にとって郵便配達がどのように変わったのかということです。

これらのリーダーにとって、部署間で手押し車によって係員が郵便物を集配するのは遠い昔の話になってしまいました。今日では、郵便物はデジタル化し、投資収益率が大きく向上し顧客満足のメリットがもたらされました。

確かに、メール室のデジタル化はまったく新しいわけではありません。オフィスの他のほとんどの場所のように、デジタルは長年にわたって徐々に進歩してきました。

強力なキャプチャソリューションやドキュメントスキャナーからデジタルハブまで

メール室でのデジタル化と自動化の第一波は、有能なドキュメントスキャナーとインテリジェントなドキュメントキャプチャソリューションの導入と密接に関連していました。これが、今日の典型的な一元化されたメール室モデルの考え方です。

近年、このモデルは困難に直面しています。メールとドキュメントをできるだけ早くキャプチャする必要があるため、より分散的なハイブリッドモデルになります。

中心となるメール室は通常、非常に大規模な組織でのみ見られますが、支社や中小企業はハイブリッド手法を採用する傾向があります。当然ながら、各企業には独自の展開ニーズがあり、ビジネスを推進する業界、地域、および顧客の要件によって異なります。

メール室を専門とする大規模なサービス機関またはBPOは、ドキュメントのキャプチャと処理の拠点です。これは、何も新しいことでもありません。実際に、ドキュメントイメージング、キャプチャ、およびその他のデジタル化プロセスの重要な部分は、今日のメール室においてもいまだに行われています。アナリストが最初にデジタルメール室サービスについての議論を開始した際、その議論は基本的に受信メール処理のデジタル化および自動化を中心に展開されました。

[関連項目：サービス機関は、より優れたメール室およびドキュメント管理ソリューションを提供するためにAlarisに依存しています]

デジタルメール室サービス導入のメリット

郵便物のトレーサビリティおよびコンプライアンスの向上

デジタル化することで、郵便物の配達までの追跡が容易になります。

郵便物がメール室に届くとスキャンされ、受取人が削除するまでクラウドに保管できます。小包または重要な手紙などデジタル化できない郵便物については、バーコードの作成およびインテリジェントなバーコード読み取りにより、各郵便物が配達されるまでメール室の作業員が追跡できます。

郵便物の追跡が、郵便物の発送人と受取人に心の平安を与えるだけでなく、信頼できる監査証跡を作成することもできます。アクセス制限は機密情報が間違った手に届くことも防ぐことができます。

[関連項目：請求書および郵便物を効率的に整理する方法]

優れた顧客サービス

手作業による郵便物の仕訳や配達は多くの場合遅く、退屈であり、ミスが生まれやすいものです。このプロセスを自動化することで、より迅速で、より効果的で、より正確な配達ができるようになり、メール室の作業員と顧客のいずれからも歓迎されます。

より迅速な配達と、受取人が離れた場所で郵便物を受け取って返事ができるという事実は、顧客の応答時間を加速することにもなります。

慨して、デジタルメール室サービスは、郵便物を適切な人に迅速に確実に配達することで作業の流れを向上させ、関係するすべての人にメリットがあります。

[関連項目：デジタル化サービスの導入は、郵便業務のスピードを促進する]

リモートアクセス

リモートワークは、新型コロナウイルス感染症のパンデミックが突然に対面から仮想労働力への大規模な切り替えを促したときから、徐々に人気が高まってきました。今では、多くの新しいリモートワーカーは、事態が普段の状態に戻ってもオフィスに戻ることはないような様子です。127社のリーダーに対して実施されたガートナー調査によると、回答者の82%が、従業員に対して短時間在宅勤務を今後も継続させる計画であると述べています。47%が、従業員に完全な在宅勤務をさせる計画であると述べています。

このような劇的な変化を考慮する中で、個々の従業員が自宅、オフィス、またはたまたま働いている場所のどこにいても郵便物を受け取ることができるよう、クラウドベースのメール室サービスに移行することは、かつてないほどに意味があります。離れた場所から郵便物にアクセスできるのは、仕事のために頻繁に出張する人には特に重要です。なぜなら、郵便物を見逃してしまうと欠かせない任務を実行する彼らの能力に影響が生じる可能性があるからです。

[関連項目：仮想労働力を生み出すためのツール]

コストの削減

デジタルメール室サービスは、郵便物の仕訳や配達などの手作業によるプロセスの必要性を排除し、メール室の作業員または事務員の時間を節約します。これらの時間の節約は、次に運用コストの節約となったり、メール室の作業員を解放してより重要な任務にあてることができます。

郵便物を自動化することでそのような紙をすべて物理的に保管する必要性およびそれに関連するコストも削減されます。同様に、ドキュメント管理システムに保存され決して紛失することがないため、請求書の置き忘れや未払い分の支払いについて心配する必要はありません。

将来、保管室をくまなく探したりファイルを人の手で探したりする必要なく、スキャンされた郵便物を即座に見つけられることによる効率性からコストの節約さえ確認できるでしょう。

これらすべての時間とコストの節約は、競争上の優位性を高めるために投資できるたくさんのお金に変わります。

[関連項目：メール室の複雑さを取り除く]

メール室のサービスを自動化

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