デジタル時代においても、大半のビジネスで日常的に紙ベースの業務が行われています。これは、業務を進行させる取引業務を支えています。紙ベースの情報をデジタル化し、できる限りエラーのない記録を維持するには、どうすればよいでしょうか？
たとえば、お客様のチームで、企業規模でのデジタル変換の取り組みの一環として、紙ベースのデータを電子化することが必要になったとしましょう。紙ベースのフォームから情報を転送し、現在のビジネスシステムに統合するためのキャプチャソリューションを選択した後、正確かつ信頼できるスキャン情報を得るにはどうしますか？これは不可能にも思えますが、自動化の可能なQAチェックに何時間もかけて人件費を無駄にすることなく、実現できます。まず、世界クラスのサービス組織によって支持されている信頼性の高いスキャナーが必要になります。次に、スキャナーでエラーや不足情報をできるだけ迅速に検知できるようにします。
インテリジェントな例外処理は、Kodak Alaris IN2 Ecosystem で提供される機能の 1 つであり、ソフトウェアとスキャナーを併用して、ドキュメントのスキャン中に問題を特定します。Kodak Capture Pro と Kodak Info Input NE ソフトウェアの両方で、双方向フィードバックがサポートされており、ドキュメントの給紙エラー、不適切なサイズの原稿、ドキュメントのバーコードの存在をユーザーに通知します。問題が検出されると、スキャナーのオンスクリーンアラートが自動的に表示され、エラーを修正できるようにスキャンが停止されます。
Capture Pro では、追加の機能が備えられており、新しいレベルの検知機能を提供します。このソフトウェアでは、署名や住所など、重要なデータがフォームに記載されていない場合にこれを検知したり、データベースルックアップを実行して、重複した記録を検出したりすることができます。このため、オペレーターは原稿の山からエラーを探し出すことなく、すぐにエラーに対応できます。問題のあるドキュメントが原稿の最上部に配置され、顧客がその場にいる間に問題を修正することも、一元的な環境で QA に転送される前に問題を検知することも可能です。初期のスキャンプロセスで時間が節約されるため、初期のキャプチャプロセスから数時間、さらには数日が経過した後ではなく、データにアクセスしている間に、問題が直ちに確認されます。
以下のビデオでプロセスの仕組みをご確認ください。
このテクノロジーでは高度なインデックス作成機能を使用し、標準フォームに事前定義されたフィールドを検出します。テキストには光学文字認識（OCR）を、チェックボックスのデータには光学式マーク認識（OMR）を使用することで、自動化されたフィールドがスキャナーによって作成されます。このイメージを使用して、インデックスフィールドが生成されます。このため、これらの重要なインデックスフィールドが空白の場合には、スキャナーから通知を受け取ることができます。このテクノロジーではカラーと白黒のイメージが同時にスキャンされるため、OCR を非常に高速に処理できます。画質の優れた白黒イメージがスキャナーカメラから直接送信されるため、ソフトウェアでの問題検出の質も向上します。
エラーが発生するとすぐに検出できるので、スキャナーに再度赴いて、エラーを修正する必要がありません。バックオフィスでは、エラーを追跡したり、不足情報を顧客に確認したりするために時間を費やすことが必要なくなります。ドキュメントの準備時間が短縮されるため、全体的なデジタル化プロセスが高速化され、ドキュメントのデジタル変換の最短ルートが提供されます。すべての情報が隈なくキャプチャされているので、安心してこのデータを利用できます。さらに、これによってチームは、より重要な作業、さらには将来的なビジネスに集中することが可能になります。
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