紙の請求書や郵便物を効率的に整理する方法は次のとおりです

整理されていない郵便物、請求書、その他の書類の山は、それがなければ生産的なワークスペースを実際に取り乱す可能性があります。自宅でもオフィスでも、片付けをする動機が必要な場合は、次のことを検討してください。研究によると、平均的な人は、紛失した紙を探すのに週に4時間以上費やし、生産性に悪影響を及ぼし、ストレスと先延ばしが増えます。特定の請求書や銀行の明細書を追跡できないと、重要な期日を逃したり、支払いが遅れたり、延滞手数料や財務費用が発生したり、クレジットスコアが低下したりする可能性もあります。

紙のファイルやドキュメントの混乱を管理し、責任ある態度と効率的な編成方法で新年を始める方法は次のとおりです。

ワークステーションを作成

ドキュメントの整理、郵便物の仕訳、および請求書支払い専用のスペースを指定して、整理整頓された状態を保つよう全力を尽くしてください。

ファイルフォルダまたは紙トレイは、重要な物理的文書を「支払予定」、「シュレッダー予定」、「すぐに対応」、または「送信」などの簡単なカテゴリに整理するのに適しています。機密または秘密のドキュメントを適切に処分するためのシュレッダー、あまりに多くの物理的なスペースを占めるファイルをデジタル化するスキャナー、締切日および予算を記載したダイアリーまたはカレンダー、および請求書および郵便物の整理をうまくこなすために必要なその他のツールもそのスペースに置いておく必要があります。

請求書の支払いを自動化する

多くの銀行や企業は、自動化されたオンライン決済を行っています。これは、期日と残高を記憶することになると本当に助かります。ファイルやメールの山を探って最初に支払われるべき請求書を見つける代わりに、自動支払いは毎月の支払期日に支払われるべき金額を取り出します。

収支報告書から目を離さずに、時間とエネルギーを他に集中させ始めることができます。請求書を放って置いても、一貫した期日どおりの支払いによってクレジットスコアを上げることさえできます。

ペーパーレス請求書および取引明細書を選択

請求書および銀行の取引明細書を含む分厚い紙の郵便物の束を自宅やオフィスで受け取るのではなく、より扱いやすく環境に配慮したオプションを選択してペーパーレス化を進めてはいかがでしょうか？取引銀行および他の多くの請求書を発送する会社は、紙の取引明細書をやめてウェブサイトのオプションを選択すべきです。

この紙を排除するということの半分はシュレッダーにかけたり何らかの方法でリサイクルする可能性が高いものですが、組織に関して言えば、本当に必要なスペースが片付いて物事のよりスムースな流れが持続します。

紙と迷惑メールを排除する

カタログ、ニュースレター、雑誌、クーポン、その他の不要なドキュメントなど、毎日玄関先に届く迷惑メールの購読を解除できるサービスを利用します。DMAChoice.orgなどのWebサイトに登録すると、自分のアドレスでの不要なメールの受信を停止できます。

それでは、自分の受信トレイを確認してください。プロモーションメッセージ、セールスメール、および関心がなくなったサイトの更新メールで混雑していませんか? いくらか時間を取って、通常、これらのメッセージの一番下にある[登録解除]ボタンを押すか、スパムとして報告してください。今後は、メールをチェックするときに、これらのメッセージを自動的に削除するのではなく、登録解除リンクを探すか、スパムとしてマークして、受信トレイのクリーンアップを開始してください。

重要な文書を電子的に保管

給与明細書および税務書類からバースデーカードおよび個人的な手紙まで、これらのものを古いフォルダや引き出しに保管すると、紛失したり損傷したりするリスクが高くなり、アクセスしにくくなります。その代わりに、自宅での作業スペースまたはオフィスに効率的なデスクトップスキャナーを購入し、紙のドキュメントをデジタル形式に転送することを開始します。

ドキュメントをデジタル化することで、紙製品にかかるお金の節約、物理的な保管スペースの節約、機密文書に対するセキュリティの強化、およびスキャンしたドキュメントを人から人へ共有する簡単な方法が可能になるなどたくさんのメリットがあります。Alaris E1000シリーズおよびi1100シリーズなどのデスクトップスキャナーは、スペースをほとんど取ることなく、ドキュメントのデジタル化を簡単に合理化しファイルを整理され共有できる状態に保つよう設計されています。

税金関係の書類を分けて保管

国税庁は、書類および現在の納税状況により、納税申告書および記録を最大7年間保管しておくことを推奨しています。これらのドキュメントを安全かつ整理された状態で保管することは、何らかの理由があってこれらを参照する必要がある場合重要です。そのため、鍵付きの箱または物理的なファイルフォルダを職場に置いておくのが役に立ちます。これらのドキュメントをスキャンおよびデジタル化して、作成年度とフォームの種類を表示したe-フォルダに保存することが適切です。必要のなくなった税金に関するドキュメントは必ずシュレッダーにかけてください。

用紙を分類するためのスポットの指定から、e-取引明細書の選択まで、郵便物および請求書を整理しておく方法はたくさんあります。自宅または職場をペーパーレスの環境に変える方法についてのアドバイスが必要ですか？デスクトップドキュメントスキャナーがより整理された職場というあなたの目標を達成する助けとなる助言が欲しいですか？今すぐ、Kodak Alarisにお問い合わせいただければ、喜んでお手伝いいたします。