Il telelavoro era un privilegio riservato a determinati ruoli all'interno di determinati settori, ma al giorno d'oggi sta diventando molto più comune: circa il 50% della popolazione americana lavora da casa, almeno parzialmente.
Mentre diversi fattori contribuiscono a questa tendenza, come ad esempio la digitalizzazione e l'aumento dei costi immobiliari, molti datori di lavoro preferiscono il telelavoro poiché rende possibile una maggiore efficienza. In un sondaggio condotto da ConnectSolutions, il 30% dei partecipanti ha dichiarato di ottenere maggiori risultati in meno tempo durante il telelavoro e il 24% ha dichiarato di ottenere maggiori risultati nello stesso periodo di tempo.
Indipendentemente dal fatto che si tratti della propria azienda o che si lavori presso un'azienda che favorisce il telelavoro, il telelavoro aumenta l'efficienza eliminando le distrazioni come riunioni improvvise, chiacchiere inutili e colleghi rumorosi. Come si evince dal suo nome, il telelavoro elimina anche il fattore del pendolarismo, quindi il tempo trascorso in viaggio per recarsi in ufficio e la ricerca di parcheggi può essere dedicato al lavoro effettivo.
Tuttavia, nonostante tutto il suo potenziale per aumentare l'efficienza, lavorare da casa presenta anche sfide uniche. Ho lavorato a casa a tempo pieno per quasi tre anni e ho scoperto che sfruttare questo potenziale richiede di affrontare le sfide grazie a un ufficio a casa appositamente progettato.
Le sfide del lavoro da casa
Sebbene il lavoro da casa elimini alcune distrazioni, ne genera anche di nuove. Queste possono assumere la forma di faccende domestiche che è necessario svolgere, animali domestici, bambini a casa durante i giorni di vacanza da scuola e tentazioni di svolgere attività non legate al lavoro. Spesso, i lavoratori in remoto avvertono meno pressioni legate al mantenere a casa un'area di lavoro ordinata e anche questa mancanza di organizzazione può rappresentare una distrazione.
Lo stesso ambiente domestico può rappresentare una sfida se non è adeguato per il lavoro. Mentre gli edifici adibiti a ufficio sono generalmente progettati per migliorare la produttività, ad esempio con un'illuminazione e uno spazio adeguati, probabilmente l'ambiente domestico non lo è altrettanto. Infatti, se l'area dell'ufficio a casa viene relegata in un angolo affollato o in un seminterrato buio, la produttività potrebbe risentirne.
Infine, se il datore di lavoro non fornisce risorse di alta qualità, l'efficienza potrebbe essere ostacolata da apparecchiature lente o arredamento non adatto.
Elementi essenziali per l'efficienza dell'ufficio a casa
Area di lavoro designata
Il primo elemento più importante per avere un ufficio a casa efficiente consiste nell'avere un'area di lavoro designata. Suggerimento: se hai bambini, assicurati che l'area di lavoro disponga di una porta. Quando il proprio ufficio fa parte di un'area più ampia della casa, come il soggiorno o la cucina, la probabilità di distrarsi è elevata.
Se non si dispone di un'intera stanza da dedicare al lavoro, provare a creare dei confini visivi tra l'area di lavoro e la zona soggiorno con scaffali, divisori ed elementi analoghi. Meno elementi non legati al lavoro sono presenti nella propria linea visiva, meno probabilità ci saranno di distrarsi.
Luce naturale
Scegliere un'area per l'ufficio a casa esposta alla luce naturale. Posizionare la scrivania davanti a una finestra offrirà una bella visuale e aumenterà la produttività. Questa è la visuale dal mio ufficio che mi è molto utile durante le chiamate lunghe.
Gli studi hanno indicato molti benefici per la salute derivanti dall'esposizione alla luce naturale. Ad esempio, la luce blu presente all'interno della luce naturale contribuisce alla costrizione della pupilla, aumentando l'acuità visiva degli occhi. In altre parole, la luce naturale consente di aumentate la capacità di lettura e la produttività.
Inoltre, stimola le risposte del sistema endocrino necessarie per gestire il sistema immunitario, l'umore e il sonno. Riuscire a ottenere un'esposizione sufficiente alla luce naturale potrebbe migliorare la lucidità mentale e la visione e ridurre mal di testa ed emicranie.
Se l'ufficio a casa non ha accesso alla luce naturale, la migliore opzione alternativa consiste nel sostituire le lampadine attuali con quelle a spettro completo. Pur non andando a sostituire la luce naturale, le luci a spettro completo presentano la stessa temperatura bilanciata e quindi offrono gli stessi vantaggi. La luce bianca nitida che emanano è perfetta per le attività che richiedono acuità visiva, come la lettura.
Internet ad alta velocità
Internet dovrebbe velocizzare il lavoro, non rallentarlo. Se si lavora con una connessione Internet inadeguata, è probabile che l'efficienza ne risenta.
L'orologio non si ferma quando si attende il caricamento di pagine, il trasferimento di file e il download di allegati. In effetti, uno studio del 2013 ha rilevato che i lavoratori sprecano circa una settimana in attesa di eseguire delle attività su computer lenti ogni anno.
Oltre al rallentamento, le connessioni inadeguate distolgono l'attenzione dal lavoro e aumentano la probabilità di essere distratti da altri fattori. Una connessione Internet lenta può anche essere incredibilmente frustrante, infatti rappresenta la principale causa di frustrazione dei dipendenti in Australia e quella stessa irritazione non consente ottime prestazioni lavorative.
Invece di accontentarsi di connessioni Internet lente, è consigliabile rivedere le diverse opzioni dei fornitori di servizi Internet e decidere qual è la soluzione migliore per il proprio ufficio a casa.
Router di rete
Sarà necessario un router di rete se il nostro dipendente da remoto o la sua famiglia utilizzano più di un portatile o un computer a casa. La scelta del router assume un'importanza ancora più rilevante se i membri della famiglia utilizzano dispositivi come telefoni cellulari, tablet o smart TV mentre si sta lavorando dal proprio ufficio a casa.
Per assicurarsi che il proprio router di rete sia in grado di soddisfare le esigenze di connettività Wi-Fi, si dovranno prendere in considerazione le tipologie di dispositivi utilizzati e le dimensioni dell'area che richiede la copertura. Se da un lato si desidera scegliere un router che ottimizzi l'efficienza, dall'altro, potrebbero non essere necessarie le massime prestazioni possibili e si dovrebbe pagare solo per le funzionalità di cui si ha effettivamente bisogno.
Se si ha già a disposizione un router ma il segnale non è abbastanza forte nel proprio ufficio a casa, è importante esaminare un dispositivo in grado di estendere il segnale Wi-Fi. Raccoglierà il segnale debole, lo aumenterà e lo ritrasmetterà. Altrimenti, si hanno a disposizione molti router di qualità tra i quali scegliere. È importante solo ricordare che non è necessario fare di tutto per ottimizzare la rete e rimanere efficienti.
Scrivania che consente di lavorare in piedi
Sarà necessario scegliere una scrivania che si adatti allo spazio del proprio ufficio a casa e, ovviamente si desidera che rimanga libera e organizzata per rimanere efficiente. Per aumentare davvero l'efficienza, la soluzione è rappresentata da una scrivania che consente di lavorare in piedi. Ho una collega che cammina su un tapis roulant mentre effettua le chiamate ed è in grado di percorrere molti chilometri al giorno.
Se non si desidera un tapis roulant, le scrivanie che consentono di lavorare in piedi sono state a lungo promosse come un'alternativa salutare al fatto di stare seduti tutto il giorno, ma il sollievo da uno stile di vita sedentario non è l'unico vantaggio offerto. Uno studio del 2018 presso l'Università di Leicester ha rivelato che il 43% dei partecipanti che ha iniziato a utilizzare le scrivanie che consentono di lavorare in piedi invece di quelle classiche ha osservato un miglioramento delle prestazioni dopo un anno e il 52% si è sentito più coinvolto nel proprio lavoro.
Uno studio condotto dalla School of Public Health presso il Texas A&M Health Science Center ha rivelato risultati altrettanto incoraggianti: il 46% dei dipendenti dei call center era più produttivo quando utilizzava le scrivanie che consentono di lavorare in piedi.
Questi picchi di produttività sono probabilmente dovuti al fatto che la posizione eretta attiva la circolazione del sangue, inviando una maggiore quantità di nutrienti e ossigeno al cervello e promuovendo la neurogenesi (la formazione di nuove cellule cerebrali). Inoltre, la posizione eretta ha dimostrato di aumentare la concentrazione, con il 71% dei dipendenti che riferisce una maggiore attenzione mentale dopo aver ridotto di appena un'ora il tempo trascorso seduto alla scrivania giornalmente.
Quando si tratta di scegliere una scrivania che consenta di lavorare in piedi, le opzioni vanno dal modello più semplice (e meno costoso) al più complesso (e costoso). Questa opzione è estremamente portatile e include ventole integrate per raffreddare il computer, mentre quest'altra opzione funziona quando sono presenti più monitor. Entrambe le opzioni sono regolabili, in modo da poter alternare tra la posizione seduta ed eretta durante la giornata.
Spazio di lavoro privo di ingombri
L'importanza di mantenere uno spazio di lavoro ordinato è maggiore di quanto si possa immaginare. Durante l'intervista di OfficeMax a 1.000 adulti, ha riscontrato che:
- Il 90% riteneva che il disordine influisse negativamente sulla vita e sul lavoro.
- Il 77% ha riferito che il disordine compromette la produttività.
- Più della metà dei partecipanti ha affermato che la mancanza di organizzazione compromette la motivazione e l'atteggiamento mentale.
Uno spazio di lavoro disordinato può anche causare stress indipendentemente dal fatto che lo si riconosca o meno. A causa del disordine, ci si potrebbe sentire sopraffatti senza nemmeno conoscerne il motivo. Suggerimento: ritengo che pulire la mia scrivania ogni sera quando spengo il computer, mantenga lo spazio di lavoro pulito.
Conclusione: Per pensare in modo chiaro, rimanere motivati ed essere produttivi ed efficienti, è necessario liberarsi del disordine. Fortunatamente, questa operazione può essere facile come rimuovere documenti e oggetti non necessari e creare un sistema organizzativo efficace.
Sistema organizzativo
Quando si eliminano i documenti e qualsiasi oggetto dalla propria scrivania, non bisogna solo spostarli in un altro angolo del proprio ufficio, ma bisogna organizzarli in modo da poterli ritrovare facilmente quando se ne ha bisogno.
Il tipo di sistema organizzativo scelto dovrebbe dipendere dal proprio spazio e dai materiali che si devono organizzare. Per molti uffici a casa, un classificatore con cartelle sospese rappresenterà la soluzione ideale. Ancora una volta è importante assicurarsi di posizionare i documenti in queste cartelle in modo logico, etichettando tutti gli elementi in modo chiaro e coerente.
Probabilmente si avrà anche bisogno di spazio per immagazzinare tutte le forniture per ufficio, come gli oggetti per scrivere, i post-it, i biglietti da visita e così via. Un semplice carrello portaoggetti dovrebbe essere sufficiente, consentendo di riporre tutti gli oggetti fino a quando non se ne avrà nuovamente bisogno.
Scanner per documenti
Gli scanner per documenti consentono di abbandonare l'uso di carta e ciò può migliorare l'efficienza del proprio ufficio a casa in diversi modi: eliminando il disordine di documenti che tende a distrarre, consentendo di organizzare i documenti in modo digitale e accelerando i flussi di lavoro.
Abbiamo già stabilito che uno spazio di lavoro disordinato può determinare una riduzione della produttività e della motivazione e maggiore stress. Gli scanner per documenti riducono la possibilità di creare disordine dal momento che digitalizzano i documenti che inevitabilmente sarebbero finiti a creare disordine sulla scrivania. Questi documenti non hanno più il potere di rappresentare una distrazione quando sono fuori dalla sede.
Sebbene sia necessario mantenere un sistema organizzativo fisico per documenti originali importanti, la digitalizzazione di altri documenti riduce sia il numero di archivi necessari, sia la quantità di tempo dedicata alla ricerca di documenti. Inoltre, in questo modo è possibile ridurre al minimo il rischio di perdita di dati, da quando non ci si deve più preoccupare di smarrire la documentazione chiave. In media, le persone trascorrono una settimana alla ricerca di documenti e altri oggetti andati persi ogni anno, e quel tempo intacca la produttività.
Gli scanner per documenti possono accelerare determinati flussi di lavoro, come ad esempio l'elaborazione di moduli. Mentre l'immissione manuale dei dati richiede molto tempo e i documenti postali bloccano del tutto il flusso di lavoro, la scansione e l'invio tramite e-mail dei documenti richiede solo alcuni minuti.
Quando si tratta di scegliere gli scanner per documenti per uffici a casa, le opzioni sono quasi infinite; ma se si sta cercando uno scanner in grado di migliorare l'efficienza del proprio ufficio a casa e che sia al tempo stesso efficiente, sia lo scanner Alaris E1025 e lo scanner Alaris S2040 rappresentano delle ottime scelte.
Entrambe le opzioni sono dotate di una configurazione semplificata che consente di accendere la macchina e iniziare la scansione in meno di 10 secondi. Inoltre, è possibile configurare la scansione con un solo pulsante per più lavori diversi, senza più complicati processi di scansione a più fasi. Inoltre, se è necessaria la connessione wireless, il modello S2060w è dotato di tutte le stesse funzionalità, oltre a poterlo posizionare ovunque sia necessario.
Questi scanner dispongono di molte funzionalità analoghe, come ad esempio la Tecnologia Perfect Page, il riconoscimento ottico dei caratteri e la possibilità di scansionare i passaporti in modo sicuro e altri documenti fragili e di piccole dimensioni. Tuttavia, i modelli S2040 e S2060w hanno una capacità di scansione giornaliera più elevata, l'elaborazione integrata delle immagini e una tecnologia di alimentazione attiva per un'alimentazione affidabile.
> Ulteriori informazioni su come scegliere lo scanner migliore per il proprio ufficio
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